Una vez que sabemos cómo crear categorías y subcategorías y cómo generar tarifas, podemos ya abordar el proceso de

dar de alta un material y/o recurso.

Pulsamos Menú principal / botón Almacén / botón Gestión de materiales / botón añadir. Se abre una ventana donde

podemos introducir la información relativa al producto que queremos dar de alta.

Esta ventana tiene 3 partes:

• parte gris donde vamos a incluir los datos genéricos del producto que vamos a añadir.

- campo descripción. Introducimos la descripción del producto que queremos añadir.

- campo descripción alternativa. Si nuestra empresa necesita, por ejemplo, tener la descripción del

producto en 2 idiomas, en esta ventana aparece un segundo campo para introducirla.

- campo código externo. Introducimos el código que nos permite identificar al producto (código del

proveedor, código del antiguo sistema que tenía implantada nuestra empresa…).

- campo desplegable categoría. Seleccionamos la familia a la que pertenece el producto que estamos

añadiendo. La gestión de categorías se aborda en el primer capítulo de este manual.

- campo subcategoría. Seleccionamos la subfamilia a la que pertenece el producto que estamos

añadiendo. En cuanto seleccionamos una categoría, en este campo se nos despliegan todas las

subfamilias correspondientes a la categoría anterior.

La gestión de subcategorías se aborda en el primer capítulo de este manual.

- campo asociado a los equipos. Introducimos las tipologías de equipos a las que están asociados el

producto que estamos dando de alta.

· Hay productos que están asociados a muchas categorías de equipos; en este caso, elegimos la

tipología más común para dicho producto.

· Por el contrario, hay productos que no están asociados a ninguna tipología en particular; en este

caso, y dado que siempre hay que seleccionar una tipología, recomendamos seleccionar la

tipología de equipo más común que nuestra empresa mantiene.

Esta información no es de gran utilidad. Tan sólo, en algunos casos, puede ser de ayuda para nuestros

técnicos que, en su dispositivo móvil, pueden filtrar los productos por las tipologías de equipos con las

que están asociados.

- campo proveedor. Introducimos el proveedor al que pertenece el producto que estamos dando de alta.

Es obligatorio que todo producto esté asociado a un proveedor. En las situaciones en las que estemos

dando de alta recurso sin un proveedor definido, recomendamos crear un proveedor genérico para

asociarlo.

La gestión de proveedores se aborda en el Manual G3w y la gestión de proveedores.

- campo fabricante. Introducimos el fabricante del producto que estamos dando de alta.

- campo modelo. Introducimos el modelo del producto que estamos dando de alta.

- campo código de barras. Introducimos el código de barras del producto que estamos dando de alta. El

código de barras se puede capturar directamente si, teniendo el cursor en el campo, capturamos dicho

código desde el equipo con la pistola lectora.

- campo minutos de instalación. Introducimos lo que teóricamente vamos a tardar en instalar el producto

en un cliente. Esta información es útil ya que, entre otras cosas, aparece en los presupuestos.

- campo días naturales de entrega. Introducimos el plazo de entrega del producto.

- campo localización. Introducimos la información del lugar de nuestro almacén en el que vamos a

guardar el producto que estamos dando de alta.

- campo kilos. Introducimos el peso del producto que estamos dando de alta.

- campo precio de compra. Introducimos el precio del producto que estamos dando de alta.

En materiales ya dados de alta, encontramos a la derecha el icono folio y reloj que nos ofrece el

histórico de los precios de compra y los descuentos que ha tenido este material. Para cada precio nos

ofrece la información del usuario y la fecha que modificó el precio.

- Campo Descuento %: introducimos el descuento que nos da el proveedor para este material en cuestión.

Este descuento se cargará de forma automática en el campo Descuento % de las líneas del pedido.

De esta forma, cada vez que añadamos una línea de pedido que incluya dicho material, el sistema

aplicará dicho descuento.

Como sabemos, hay dos tipos de descuentos que podemos aplicar a los pedidos de un proveedor: un

descuento global a la totalidad de cualquier pedido de dicho proveedor (que se define en la Ficha de

proveedor) y un descuento parcial a determinadas líneas de un pedido (que se define en la Ficha de

material). Ambos descuentos pueden ser concurrentes. El primer descuento que se aplica es el

descuento de las líneas de pedido. Y, a continuación, se aplica el descuento a la totalidad del importe

resultante del pedido.

- Campo Precio mínimo de venta: podemos añadir el precio mínimo al que se puede ofertar el material

en los presupuestos realizados desde el panel de control.

Cuando estemos haciendo un presupuesto y estemos añadiendo una línea con este material, si el importe

de dicho material teniendo en cuenta los descuentos es inferior al Precio mínimo de venta, G3w no nos

permitirá añadir dicha línea. G3w nos mostrará el siguiente mensaje: No se puede presupuestar un

producto por debajo del precio mínimo de venta.

- campo subcuenta de ventas. Aparece si nuestra empresa usa subcuentas de venta por producto.

- selector acceso remoto. Es de gran utilidad ya que nos permite autorizar a un técnico a que visualice o

no en su móvil, luego a que utilice o no este producto en sus trabajos. Por defecto, está activado.

- campo orden de visualización en el que los materiales se visualizará en la aplicación del móvil del

técnico. Sirve para ordenarlos en función de la frecuencia de su utilización.

- campo comentario. Introducimos el comentario que consideremos oportuno.

• parte azul de Tarifas. Aquí incluimos la información relacionada con las tarifas, concretamente los precios

que el producto va a tener en cada una de las tarifas (tanto en la tarifa general como en las tarifas específicas).

- campo PVP tarifa general. Introducimos el PVP que el producto va a tener en la tarifa general. Este

precio se conoce como precio del producto. Es un precio único y aplica a todos los clientes por igual.

- A continuación, nos aparecen todas las tarifas que tenemos dadas de alta (se dan de alta en Menú

principal / botón Tarifas, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de precios y tarifas).

En cada una de ellas, si lo estimamos necesario, introducimos el precio al que vamos a facturar el

producto al cliente en función de la tarifa que dicho cliente tenga asociada. Se conoce como precio por

tarifa. El precio por tarifa del producto depende de la tarifa en la que el producto está incluido y, por

consiguiente, del cliente de servicio sobre el que hacemos el trabajo; de hecho, al dar de alta un cliente

podemos especificar qué tarifa le vamos a aplicar.

· campo tarifa específica xxx. Introducimos el PVP que el producto va a tener en esa tarifa

concreta. Si dejamos el campo en blanco, el PVP del producto en esta tarifa “específica xxx” es

el mismo que el de la tarifa general. Si ponemos 0􀀀, el PVP del producto en esta tarifa es 0􀀀, es

un producto gratuito para el cliente

· campo tarifa específica yyy. Procedemos de forma similar con la “tarifa yyy”. Si dejamos el

campo en blanco, el PVP del producto en esta tarifa “específica yyy” es el mismo que el de la

tarifa general. Si ponemos 0􀀀, el PVP del producto en esta tarifa es 0􀀀, es un producto gratuito

para el cliente

· … campo tarifa específica zzz. …

La gestión de tarifas se aborda en el Manual G3w y la gestión de precios.

• parte amarilla de Stocks. Aquí introducimos la información relacionada con el stock

- selector control de stock. Marcamos este selector en el caso en el que queramos que el material que

estamos introduciendo tenga control de stock. De esta forma, por ejemplo, cuando uno de nuestros

técnicos utilice este material en sus trabajos, su stock en el almacén al que está asociado se

decrementará en el nº de unidades que haya utilizado; o, cuando recepcionemos un pedido a proveedor,

el stock de este material se incrementará en las unidades recibidas.

- A continuación, nos aparecen todos los almacenes que nuestra empresa tiene dados de alta (los

almacenes se dan de alta en Menú principal / botón Gestión de almacenes, tal y como se describe en

el presente manual).

Para cada uno de ellos, introducimos los valores del stock actual, stock mínimo y stock máximo.

Recordamos que estas cantidades se pueden introducir ahora, cuando estamos dando de alta el

producto, o cuando consultamos el estado de un almacén (tal y como describimos en el capítulo

modificación de un producto del presente manual). Adelantamos que, cuando el producto ha alcanzado

el stock mínimo, el sistema envía un correo automático al responsable de almacén informándole de dicha

situación

· Almacén nº 1: campo stock actual (es el stock que tenemos en este almacén), campo stock

mínimo, (es el stock mínimo que nos gustaría tener en este almacén) y campo stock máximo

(es el stock máximo que nos gustaría tener en este almacén).

· Almacén nº 2: campo stock actual (es el stock que tenemos en este almacén), campo stock

mínimo, (es el stock mínimo que nos gustaría tener en este almacén) y campo stock máximo

(es el stock máximo que nos gustaría tener en este almacén).

· …

La gestión de almacenes se aborda en el primer capítulo del presente manual.

• icono móvil. Nos indica que se trata de un producto con acceso remoto, es decir, un producto que nuestros

técnicos pueden visualizar en sus dispositivos móviles

• icono almacén. Nos indica que se trata de un producto con control de stock.

• icono flecha para abajo. Nos permite acceder para visualizar toda la información del producto.

• icono papel con lápiz. Nos permite acceder para visualizar y editar toda la información del producto para

modificarla con los cambios que consideremos oportunos. Los validamos pulsando la opción actualizar o los

anulamos pulsando la opción cancelar.

- definir horquillas en los precios de venta de los productos (opción horquillas),

- eliminar productos con sus stocks (opción eliminar),

- duplicar productos ya existentes para facilitar el alta de otros productos similares (opción duplicar),

- consultar las entradas y salidas del producto en un rango de fechas (opción entrada material y opción

salida material).

Este proceso está descrito en el Manual G3w y la gestión de comerciales. Una vez localizado el material en Menú

principal / opción Almacén / opción Materiales, se edita con el icono papel con lápiz y se selecciona la opción

horquilla (que aparece si nuestra empresa tiene configurada la comisión por horquillas).