¿Cómo Podemos Emitir Un Contrato Con Un Cliente De Servicio Y Obtener Su Firma?

¿Cómo Podemos Emitir Un Contrato Con Un Cliente De Servicio Y Obtener Su Firma?

Generación del contrato de mantenimiento con un cliente
Cuando damos de alta un cliente de servicio, G3w genera automáticamente el contrato.
Un contrato consta de un cuerpo con la descripción del mismo (que se configura al implantar G3w) y una plantilla de
cláusulas que se rellenan con la información disponible en la ficha del cliente de servicio.
Los datos más relevantes del contrato son:
• El nº de contrato. Si en el campo contrato de la ficha de cliente de servicio hemos introducido un número, el
nº de contrato que figura en el documento contrato será dicho valor. Si el campo contrato está vacío, el nº del
contrato será el nº del cliente de servicio que da el sistema de forma automática.
• El importe de contrato. Si en el campo importe de contrato de la ficha de cliente de servicio hemos
introducido un valor, el contrato toma dicho importe (siempre que así lo hayamos configurado al implantar G3w).
Si el campo importe de contrato está vacío, el contrato o no recogerá ningún importe o, si así lo hemos
configurado, podrá mostrar como importe la suma de las cuotas de sus periodicidades
• Las fechas del contrato (inicio y fin). Si en los campos fecha de contrato y fecha de caducidad de la ficha de
cliente de servicio hemos introducido unas fechas, el contrato toma dichas fechas como las de referencia. Si
los campos fecha de contrato y fecha de caducidad están en blanco, el contrato no tiene fecha de inicio ni
de finalización; tan sólo indica que es válido para el año en curso. De esta forma, cuando nuestro cliente saque
el contrato del área de clientes siempre estará en vigor, porque el contrato se construirá con el epígrafe de
“validez para el año en curso”. Al estar siempre vigente, facilitamos la gestión de nuestros clientes cuando
necesiten hacer alguna gestión con el contrato (tramitar una subvención, enseñarlo a la policía…).
• El número de presupuesto. Si en el campo presupuesto asociado al contrato de la ficha de cliente de
servicio hemos introducido un valor, el contrato toma dicha referencia.
• Cuando implantamos G3w, parametrizamos el contrato como un documento estándar. Pero hay veces que
tenemos clientes concretos que nos exigen condiciones especiales; en este caso, las introducimos en el campo
Condiciones especiales del contrato, de forma que, cuando se genere el contrato de ese cliente
automáticamente, el sistema las detectará y las incluirá en el contrato bajo el epígrafe “condiciones especiales
del contrato”.
• El contrato puede también indicar la persona de nuestro cliente que va a firmar el contrato. Si este nombre lo
hemos introducido en el campo firmado de la ficha de cliente de servicio, el contrato lo toma directamente
de este campo.
En G3w los contratos no existen físicamente, sino que se generan con los datos que tenemos. Podemos sacar el contrato
en formato pdf de un cliente de servicio desde Menú principal / botón Cliente / opción cliente de servicio / botón contrato.

Solicitud de firma y firma del contrato

En cumplimiento de los sistemas de calidad, los contratos de mantenimiento deben de estar firmados por nuestros clientes.
G3w ofrece 2 posibilidades para obtener dicha firma:
• Mediante la creación de un trabajo de tipo “Firma de contrato” que el técnico gestionará enseñando el contrato al
cliente y registrando la firma del trabajo como la firma del contrato.
• Desde el icono bolígrafo situado en el botón Contrato, tal y como describimos un poco más adelante. El icono
bolígrafo puede mostrar 3 colores distintos:
- Gris: indica que no hemos enviado la solicitud de firma a nuestro cliente
- Naranja: indica que hemos enviado la solicitud de firma al cliente, pero que estamos pendiente de recibirla
- Azul: indica que ya disponemos del contrato firmado por el cliente.
Pulsamos dicho icono y se abre la ventana Solicitar firma en la que podemos introducir el destinatario de la solicitud de
firma (bien del cliente de facturación, del de servicio o de otro), el número de días tras los cuales dicha solicitud caducará
y un comentario instando a nuestro cliente a la firma del contrato.
En la parte inferior de la ventana, hay un cuadro que recoge todas las solicitudes anteriores asociadas a dicho contrato.
Para cada una de ellas, indica quién la solicitó, cuándo, la situación actual y la fecha de firma y firmante en el caso en el
que se haya procedido a la misma.



Pulsamos la opción Solicitar firma para proceder a capturar la firma del cliente. El sistema envía un mail al cliente que
contiene el enlace FIRMAR CONTRATO al que nuestro cliente tiene que acceder para firmar el contrato.



Tras pulsar dicho enlace, se abre la ventana Solicitud de firma del contrato adjunto, que recoge el texto de solicitud de
firma, el contrato y el espacio para firmar. El cliente puede firmar tanto sobre un ordenador como sobre cualquier otro
dispositivo móvil. Tras la firma, pulsa la opción Aceptar para validar el proceso, la opción Borrar para firmar de nuevo o la
opción Deshacer para anular el proceso.



Tras la firma, el sistema solicita al cliente su nombre y apellidos. En este momento, la firma queda automáticamente
asociada al contrato, de forma que siempre que se visualice el contrato, se mostrará el nombre del cliente, su firma y la
fecha de la misma.



Se puede solicitar una nueva firma, que reemplazará a la anterior en vigor, repitiendo el proceso, pulsando el icono
bolígrafo del botón Contrato. Es importante indicar que todas y cada una de las solicitudes de firma quedarán registradas
en el sistema.
Tanto la persona que ha solicitado la firma como la persona que lo ha firmado reciben un email de confirmación. Recordad
que para que nuestro usuario reciba dicho correo, debe de haber introducido previamente su dirección de mail desde la
gestión de usuarios del sistema (en Menú Mantenimiento / opción Gestión de usuarios / campo mail).