Consultas, Listados E Informes De Usuarios
Vamos a ver las consultas, listados e informes más útiles que podemos obtener relacionados con los usuarios del sistema
y su actividad (fundamentalmente, con los técnicos).
• Listado con la programación de uno o varios técnicos
• Informe de productividad de un técnico
• Listado de tiempos productivos de un técnico
• Consulta y listado de producción de un técnico
• Informe de actividad
• Consulta de trabajos pendientes de realizar por parte de un técnico
• Consulta de trabajos pendientes de realizar por parte de todos los técnicos
• Listado de horas de inicio
• Gráficas de trabajos
• Listado de gastos de un trabajo
• Listado de comisiones a los técnicos
• Consulta del nivel de satisfacción de los clientes con nuestros técnicos y nuestra empresa (encuesta de calidad)
LISTADO CON LA PROGRAMACIÓN DE UNO O VARIOS TÉCNICOS
G3w nos genera un informe Excel con la planificación de trabajo de nuestros técnicos en forma de cuadrante técnicofechas
con los trabajos asignados para conocer la carga de trabajo.
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón programación. Se despliega una ventana con los filtros de búsqueda:
• campo Técnico: introducimos el técnico para el que queremos obtener el cuadrante
• campo Categoría de usuario para el que se desea obtener la programación
• campo fecha desde: introducimos la fecha desde la que queremos obtener el cuadrante
• campo nº de días a mostrar: indicamos el nº de días que queremos que conforme el cuadrante
• selector mostrar ausencias: lo seleccionamos en el caso en el que queramos que el cuadrante sólo incluya las
ausencias y no los trabajos
• campo formato de salida: Excel o por pantalla
Pulsamos la opción consultar. Se abre un Excel con la información. En el eje vertical tenemos la relación de técnicos y
en el horizontal cada uno de los días del rango solicitado. En la intersección técnico-fecha nos pueden aparecen 3 casillas:
• casilla de color amarillo: se trata de trabajos de tipo periódico
• casilla de color rojo: se trata de trabajos tipo aviso
• casilla de color naranja: se trata de ausencias programadas por los técnicos
En el caso en el que la realización de un trabajo conlleve más de un día, dicha tarea ocupará las celdas temporales
correspondientes. Esta información se obtiene del campo nº de días estimados para la realización del trabajo (que
podemos rellenar al dar de alta un trabajo, tal y como se explica en el Manual G3w y la gestión de trabajos).
Para cada trabajo la información que vemos en el cuadrante es el nº de trabajo, el cliente de servicio (nº y nombre) y el tipo
de trabajo (anual, mensual… correctivo, incidencia, averia….).
INFORME DE PRODUCTIVIDAD DE UN TÉCNICO
INFORME DE PRODUCTIVIDAD GENERAL DE UN TÉCNICO
G3w nos permite obtener una consulta en Pdf con la información relativa a la productividad de un técnico que nos
proporciona una visión detallada de su actividad y productividad durante un período de tiempo.
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón productividad de los técnicos. Se despliega una ventana que nos
pide introducir los criterios de búsqueda:
• campo técnico: seleccionamos el técnico para el que queremos obtener el informe. Hacemos un inciso para
reseñar que podemos elegir el técnico entre aquellos que tenemos asignados en el panel de control (muy habitual
en empresas que trabajan por delegaciones, zonas…)
• campo fecha desde: indicamos el rango de fechas del informe.
• selector fecha hasta: indicamos el rango de fechas del informe. El rango máximo de la consulta es de un mes
Pulsamos la opción consultar. Obtenemos un fichero Excel con las siguientes partes:
• Tabla con los datos generales relativos a los trabajos periódicos y aviso, en calidad de técnico principal
y técnico acompañante. Se indica el nº de trabajos realizados, el tiempo y el desplazamiento
empleados, los importes repercutidos, los costes soportados y los gastos incurridos
• Tabla de trabajos realizados por el técnico en calidad de técnico principal agrupados por cliente de
servicio
• Tabla de trabajos realizados por el técnico en calidad de técnico acompañante agrupados por cliente
de servicio
• Materiales/productos utilizados por el técnico durante la realización de los trabajos como técnico
principal. Se indica para cada material, las unidades y los importes repercutidos y soportados.
• Cuotas repercutidas en los trabajos como técnico principal
• Operaciones realizadas en calidad de técnico principal
• Operaciones realizadas en calidad de técnico acompañante
• Listado de trabajos realizados por el técnico en calidad de técnico principal
INFORME DE PRODUCTIVIDAD DE UN TÉCNICO DE LOS TRABAJOS FINALIZADOS
Este informe nos ofrece la productividad de los técnicos, pero contabilizando solo los trabajos que estén finalizados al
100%
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón product. 100% finalizados. Se despliega una ventana que nos pide
introducir los criterios de búsqueda:
• campo técnico: seleccionamos el técnico para el que queremos obtener el informe. Hacemos un inciso para
reseñar que podemos elegir el técnico entre aquellos que tenemos asignados en el panel de control (muy habitual
en empresas que trabajan por delegaciones, zonas…)
• selector como técnico acompañante: desplazamos el selector si el técnico realiza el trabajo en calidad de
acompañante
• campo fecha desde: indicamos el rango de fechas del informe.
• selector fecha hasta: indicamos el rango de fechas del informe.
• selector Excluir no facturable. Marcamos esta opción si no queremos incluir en la consulta los trabajos
facturables. Puede ser útil, por ejemplo, en algún momento nos puede interesar pagar a un técnico comisiones
por lo facturado o lo que se va a facturar, excluyendo aquello que nunca se facturará.
• selector como técnico acompañante: desplazamos el selector si el técnico realiza el trabajo en calidad de
acompañante
• selector Sin facturar. Marcamos esta opción si no queremos incluir en la consulta los trabajos facturados.
Imaginemos que, por ejemplo, queremos saber lo que el técnico ha producido y que no está aún facturado.
• selector Sólo cobrados. Marcamos esta opción si queremos incluir en la consulta sólo los trabajos cobrados.
Imaginemos, por ejemplo, que queremos saber lo que ya hemos cobrado que el técnico ya ha producido. La
mayoría de las empresas pagamos por lo cobrado y facturado.
• campo Sucursal. Esta opción puede ser útil cuando seleccionamos todos los técnicos; nos permite estrechar el
informe a los técnicos de una zona concreta.
Pulsamos la opción consultar. Obtenemos la siguiente consulta en pantalla:
Pulsando el icono Excel se obtiene un fichero Excel con la siguiente información: identificador del trabajo, técnico y
acompañante, comercial, tipo de mantenimiento, fecha fin, CIF, cliente de servicio, facturable, nº de factura, tiempos del
trabajo y del desplazamiento, coste del trabajo, importe repercutido, beneficio, % margen sobre coste y venta, bonos y
verificado.
LISTADO DE TIEMPOS PRODUCTIVOS DE UN TÉCNICO
G3w nos permite obtener una consulta de los tiempos que un técnico ha invertido en desplazamiento y / o en trabajo
efectivo en un rango de fechas. Lo habitual es sacar este informe cada semana o cada mes.
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón tiempos productivos. Se despliega una ventana que nos pide
introducir los criterios de búsqueda:
• campo técnico: seleccionamos el técnico para el que queremos obtener sus tiempos. Hacemos un inciso para
reseñar que podemos elegir el técnico entre aquellos que tenemos asignados en el panel de control (habitual en
empresas que trabajan por delegaciones, zonas…).
• campo fecha desde: indicamos el rango de fechas del informe
• selector fecha hasta: indicamos el rango de fechas del informe
Pulsamos la opción continuar. Obtenemos un fichero Excel que nos muestra los tiempos productivos del técnico
seleccionado. Concretamente, nos informa de la fecha del trabajo, el código y nombre del técnico, el código de cliente de
facturación donde se ha realizado el trabajo, ell código y nombre del cliente de servicio donde se ha realizado el trabajo, la
acción (interrupción o finalización), el número y tipo del trabajo, la indicación de si el trabajo es facturable o no, la hora de
inicio y de finalización del trabajo, el tiempo de trabajo, el tiempo de desplazamiento y el tiempo total
CONSULTA Y LISTADO DE PRODUCCIÓN DE UN TÉCNICO
En muchas ocasiones queremos saber lo que ha producido un técnico; es decir, los importes que hemos cobrado al cliente
en los trabajos realizados por dicho técnico.
No queremos saber las facturas de los trabajos que ha hecho un técnico, entre otras cosas porque no podemos
hacer una asociación directa entre factura y técnico. De hecho, una factura puede estar compuesta por varios
trabajos, y cada trabajo haber sido ejecutado por técnicos diferentes. O incluso un mismo trabajo, puede estar hecho
por varios técnicos (si se trata de trabajos dependientes).
Por este motivo, hacemos la asociación entre trabajo y técnico.
Para saber los importes facturados o a facturar a un cliente que sean atribuidos a un técnico, pulsamos Menú principal /
botón técnicos / botón producción técnico. Se despliega una ventana que nos pide introducir los criterios de búsqueda:
• campo técnico. Seleccionamos el técnico cuyo informe queremos obtener. Si no seleccionamos ninguno,
sacamos la consulta para todos los técnicos.
• selector como técnico acompañante: desplazamos el selector si el técnico realiza el trabajo en calidad de
acompañante
• campo fecha desde. Introducimos la fecha de finalización desde la que queremos consultar los trabajos.
• campo fecha hasta. Introducimos la fecha de finalización a partir de la que queremos consultar los trabajos.
• selector agrupados. Marcamos este selector si queremos una consulta agrupada por técnico (todos sus trabajos).
Y, en el caso en el que estemos sacando el informe para todos los técnicos, agrupado significa que todos los
trabajos de cada uno de los técnicos los agrupa con los importes totales.
• selector excluir no facturables. Marcamos esta opción si no queremos incluir en la consulta los trabajos
facturables. Puede ser útil, por ejemplo, en algún momento nos puede interesar pagar a un técnico comisiones
por lo facturado o lo que se va a facturar, excluyendo aquello que nunca se facturará.
• selector sin facturar. Marcamos esta opción si no queremos incluir en la consulta los trabajos facturados.
Imaginemos que, por ejemplo, queremos saber lo que el técnico ha producido y que no está aún facturado.
• selector facturados. Marcamos esta opción si queremos incluir en la consulta sólo los trabajos facturados.
Imaginemos, por ejemplo, que queremos saber lo que el técnico ha producido y ya está facturado.
• campo fecha de emisión. Tenemos la posibilidad de filtrar los trabajos por fecha de emisión de la factura. Esta
opción solo está disponible cuando se selecciona visualizar los trabajos facturados.
• selector sólo cobrados. Marcamos esta opción si queremos incluir en la consulta sólo los trabajos cobrados.
Imaginemos, por ejemplo, que queremos saber lo que ya hemos cobrado que el técnico ya ha producido. La
mayoría de las empresas pagamos por lo cobrado y facturado.
• campo sucursal. Esta opción puede ser útil cuando seleccionamos todos los técnicos; nos permite estrechar el
informe a los técnicos de una zona concreta.
Pulsamos la opción consultar. Accedemos a la ventana Listado de producción.
En el caso en el que no hayamos marcado el selector agrupados nos ofrece la siguiente información:
En el caso en el que hayamos marcado el selector agrupados nos ofrece la siguiente información:
Adjuntamos la explicación de alguna de estas columnas:
• el coste del trabajo = [(“minutos desplazamiento” + “minutos trabajo”) x “coste técnico”] + “coste de
compra de los productos suministrados en el trabajo”.
• el importe repercutido al cliente. Se establece por los recursos, materiales, operaciones y cuotas que se
le cobran al cliente al precio de venta
• el margen bruto = “importe repercutido” - “coste del trabajo”.
• % margen sobre coste. Se calcula el beneficio sobre el “coste de trabajo”
• % de margen sobre ventas. Se calcula el beneficio sobre “el importe repercutido al cliente”
• Bonos. Un bono es una unidad de medida del beneficio de los trabajos que nuestra empresa ha realizado;
en la versión actual, el bono representa un importe estándar del margen bruto. En versiones futuras, el
valor del bono será cuantificado por nuestra empresa, pudiendo incluso ofrecer un valor distinto en
función del tipo de trabajo. Así mismo, en futuras versiones de G3w, los técnicos podrán visualizar el
ránking de técnicos en función de los bonos obtenidos en el día, semana, mes y año, y así ver qué
posición ocupan en la empresa. Pero, al desconocer el valor del bono, no tienen acceso a los márgenes
brutos de nuestra empresa.
En la parte inferior están los totalizados de los tiempos de trabajo y desplazamiento, del coste del trabajo, del
importe repercutido al cliente, del beneficio y de los márgenes.
Se puede obtener dicha información en formato excel pulsando el icono Excel. El listado incluye mayor información:
datos del cliente, CIF, población y provincia…
INFORME DE ACTIVIDAD
Es un informe muy simple. Nos informa de toda la actividad de un técnico en un rango de fechas.
Como bien sabemos, G3w envía todos los días al responsable de mantenimiento un informe con la actividad del día anterior
de todos sus técnicos. La utilidad del informe actividad es la que consultar la actividad de un día concreto que ya ha
pasado y del que no conservamos el correo que nos envía el sistema.
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón actividad. Se abre una ventana donde introducimos los criterios de
búsqueda:
• campo técnico: seleccionamos el técnico para el que queremos obtener el informe.
• campo fecha desde: indicamos el rango de fechas del informe
• campo fecha hasta: indicamos el rango de fechas del informe
Pulsamos la opción consultar. Obtenemos un informe pdf para el técnico y fechas seleccionadas con:
• fecha y hora
• nº de trabajo
• cliente de servicio
• dirección del cliente de servicio donde se llevó a cabo el trabajo
• acción llevada a cabo durante el trabajo
- si sacamos el informe para un técnico la actividad puede ser la de iniciar un trabajo, reasignarlo, ponerle
la hora, cambiarle la fecha, marcarlo como imposible, interrumpirlo, cancelarlo, finalizarlo
- si sacamos el informe para un usuario del panel de control la actividad puede ser crear un aviso, mover
un trabajo por pantalla, reasignarlo, marcarlo como imposible, facturarlo, verificarlo, marcar su cierre…
• posición GPS del cliente que la captura el sistema al iniciar y finalizar el trabajo
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