Establecer o programar una periodicidad a un cliente de servicio consiste en indicar al sistema G3w con qué frecuencia y en qué momento concreto queremos que nos genere un trabajo de forma automática atendiendo a los requisitos fijados en dicha periodicidad (cuota, técnico…). En el caso de las periodicidades semanales le estamos indicando al sistema que queremos que G3w nos genere de forma automática los trabajos todas las semanas en un día concreto.

Imaginemos que un cliente nos ha contratado el mantenimiento de un grupo de presión para asegurar que arranca automáticamente todos los lunes; generaríamos una periodicidad semanal con fecha de creación los lunes. Si nos hubieran contratado para asegurar que dicho grupo de presión arranca los días laborables de la semana, tendríamos que programar 5 periodicidades semanales (una para los lunes, otra para los martes, para los miércoles, jueves y viernes); de esta forma, todos los lunes, martes, miércoles, jueves y viernes de cada semana, acudiríamos a las instalaciones del cliente a arrancar el grupo de presión.

 El primer paso para programar una periodicidad es localizar al cliente de servicio.

Lo localizamos desde el Menú principal / botón clientes / selector Servicio, tal y como se explica en el capítulo 3.2.1.- búsqueda de clientes de servicio del Manual G3w y la gestión de clientes.

 A continuación, ya podemos proceder a programar la periodicidad en sí misma.

Pulsamos el botón periodicidad situado en la botonera de la derecha de la Ficha del cliente de servicio. Accedemos a la ventana Periodicidad en cuya parte superior hay una cabecera con los datos del cliente de servicio (código y nombre) y en la parte inferior 5 rectángulos: recuadro interanual, recuadro anual/semestral/trimestral/mensual, recuadro semanales, recuadro diarias y recuadro intermensuales que pulsaremos en función del tipo de periodicidad que queramos programar. En el caso en el que ya tuviéramos programadas algunas periodicidades en este cliente, nos aparecería, en el recuadro de la periodicidad correspondiente, un número que indicaría la cantidad de periodicidades programadas de ese tipo.

Seleccionamos el recuadro semanal. Pulsamos el icono flecha invertida de la parte derecha del recuadro. A continuación, pulsamos la opción añadir. Se despliega una ventana en la que tenemos que introducir toda la información que nos va a permitir configurar correctamente la periodicidad.

·         campo desplegable código de empresa. Esta opción sólo nos aparece si nuestra empresa tiene activado el “multiempresa”; recordemos que con “multiempresa” nuestros clientes de facturación están asociados a una empresa concreta.

Rellenamos el campo para indicar a qué empresa queremos asignar el trabajo que se va a generar con la periodicidad. Por defecto, nos aparece la empresa a la que está asociada el cliente de facturación correspondiente al cliente de servicio para el que estamos programando la periodicidad

                              ·         Selector Sólo algunos meses. Al desplazarlo se despliega el campo Mes de generación de la tarea

en el que seleccionamos los meses en los que queremos que la periodicidad genere trabajos.

                               ·         campo seleccionable día de la semana en la que se generará la tarea. Aquí indicamos el día o los días de la semana en los que queremos programar las                                                 periodicidades, es decir, los días en los que queremos que los trabajos se generen automáticamente.

Pulsamos con el ratón sobre el día o los días en los que queremos que se generen los trabajos. Al pulsarlos, los recuadros de los días se iluminan. Si, por ejemplo, llevamos el mantenimiento de una empresa que nos solicita que le arranquemos el grupo de presión todos los días laborables de la semana, seleccionaremos 5 días; de esta forma, todos los lunes, martes, miércoles, jueves y viernes de cada semana, acudiremos a las instalaciones del cliente a arrancar el grupo de presión.

Si al elegir los días de generación de las periodicidades seleccionamos el día en el que nos encontramos actualmente, el sistema por defecto nos va a generar el trabajo para el día en curso.Pero recordemos que es de madrugada cuando el sistema genera automáticamente los trabajos asociados a las periodicidades. Por este motivo, si necesitamos generar de forma inmediata el trabajo correspondiente a la periodicidad del día actual, tendremos que forzar su generación, en lugar de esperar a que llegue la madrugada. Este proceso se explica en el Manual G3w y la gestión de trabajos, si bien adelantamos de forma breve cómo debiéramos de proceder.

                               ·         campo desplegable técnico al que se le asignará la tarea. Aquí indicamos el técnico o la bandeja virtual a la que queremos asignar inicialmente el trabajo.

Nuestra recomendación es asignar inicialmente los trabajos a la bandeja virtual Mantenimientos periódicos y desde aquí, que nuestro jefe de producción reasigne los trabajos entre técnicos y fechas, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de trabajos.

                               ·         selector asignar automáticamente a la fecha de creación.

Una cosa es el día en el que queremos que los trabajos se generen de forma automática (día de generación de la tarea) y otra es el día en el que queremos que los trabajos se asignen a un técnico para ser ejecutados (fecha de asignación del trabajo). Si marcamos este selector estamos forzando al sistema a que, en el mismo día en el que se generen los trabajos, se asignen a un técnico para ser llevados a cabo.

Si no lo marcamos, el día en el que se generen los trabajos procedentes de la periodicidad se ubicarán en la carpeta no asignados de la bandeja técnico/bandeja virtual correspondiente (es decir, sin una fecha concreta de ejecución)

                               ·         campo desplegable tipo de trabajo a generar. Aquí indicamos el tipo de trabajo que la periodicidad va a generar (“anual”, “trimestral”, “mensual”… “correctivo”,                                  “comercial”, “presupuesto”…. “PCI”, “seguridad”…). Es la información que se incluye en la píldora de color de la parte inferior de la caja del trabajo.

No confundamos el tipo de trabajo a generar (“anual”, “trimestral”, “mensual”…) con el tipo de periodicidad (anual, trimestral, mensual…). El tipo de trabajo a generar nos da información del trabajo que tenemos que hacer sobre el equipo (en el caso de PCI: mantenimiento Tabla-I si es de tipo trimestral, mantenimiento Tabla-II si es de tipo anual…). Sin embargo, el tipo de periodicidad nos permite definir la frecuencia y la fecha de generación automática de los trabajos.

Es muy recomendable que completemos este campo porque les informa a nuestros técnicos, de forma genérica, del tipo de trabajo al que se enfrentan (por ejemplo, si es un anual de clima, un trimestral de seguridad…). Esta es una información muy útil, por ejemplo, en el sector de la PCI al programar los mantenimientos. Lo normal es que nuestra oficina programe 4 mantenimientos al año (3 de ellos del tipo de trabajo “trimestral” sobre la Tabla-I y 1 del tipo de trabajo “anual” sobre la Tabla-II).

Cuando implantamos G3w se ofrece un abanico de tipos de trabajo base. Sin embargo, nosotros podemos configurar más tipos desde Menú principal / botón mantenimiento / botón gestión de tablas

/ selección tipos de mantenimiento.

·         campo desplegable aplicar un protocolo estándar al trabajo. Podemos redactar plantillas que describan distintos protocolos de trabajo (por ejemplo, para el mantenimiento Tabla-I, para el mantenimiento Tabla-II, para la instalación de un grupo de presión…), de forma que cuando seleccionemos un protocolo concreto en este campo (en función del tipo de trabajo…) su texto se copie en el siguiente campo descripción del trabajo que se debe de realizar.

                               ·         campo descripción del trabajo que se debe de realizar. Aquí introducimos una descripción del trabajo que nuestro personal tiene que hacer (por ejemplo,                                          mantenimiento trimestral de sólo grupos de presión…).

Como hemos dicho anteriormente, podemos redactar plantillas que describan distintos protocolos de trabajo, de forma que cuando en el campo aplicar un protocolo estándar seleccionemos un protocolo concreto, automáticamente su descripción se incluya en este campo.

                              ·         selector generará una tarea facturable. Aquí indicamos si los trabajos que se van a generar en base a esta periodicidad van a ser o no facturables. Por defecto,                                   se generan trabajos facturables.

Hay situaciones en las que nos puede interesar generar tareas no facturables. La situación más típica es cuando, por ejemplo, acordamos con un cliente el mantenimiento de sus instalaciones todos los meses de noviembre con importe anual de 1.200 pagadero mensualmente a razón de 100 /mes; en este caso, debiéramos de generar 13 periodicidades, 12 periodicidades administrativas para facturar 100 y una periodicidad técnica no facturable para noviembre.

Otro ejemplo habitual es cuando acordamos con un cliente una tarifa plana anual pagadera en enero; todas las intervenciones que hagamos a lo largo del año serán no facturables.

·         campo numérico cuota preasignada a la tarea. En el caso en el que nuestra empresa cobre los mantenimientos generados desde esta periodicidad por cuota fija, aquí indicamos dicha cuota en la programación.

Cuando nuestro técnico finalice el trabajo, y con independencia de lo que haya hecho en la ejecución de dicho trabajo, tanto el albarán como la factura incluirán esta cuota.

                               ·         campo concepto para la cuota (será la descripción que se mostrará en la factura). Aquí indicamos el concepto de la cuota que acabamos de teclear. Esta                                           descripción será la que se muestra en la factura como concepto.

Cuando nuestro técnico finalice el trabajo, tanto la cuota como el concepto de la cuota se incluirán automáticamente en el albarán, de forma que cuando se facture se facturará esa cuota con ese concepto. Recordemos que el técnico no tiene por qué ver la cuota; una cosa es que se incluya automáticamente en el albarán y otra que el técnico pueda verla.

                               ·         campo código externo de la cuota. Sólo rellenamos este campo si nuestra empresa tiene una conexión con un ERP; aquí indicamos el código que en nuestro                                    ERP tiene este tipo de cuota que nos puede ser de utilidad para hacer contabilidad analítica…

                               ·         campo conceptos de la cuota. Añadir. Utilizamos esta opción si queremos definir conceptos de cuotas adicionales con sus correspondientes importes.

Si pulsamos la opción Añadir, para cada concepto adicional podemos introducir su nombre (campo

código de material), su descripción, las unidades, el precio unitario, el descuento unitario y la referencia.

Cada una de estas cuotas se incluirán de forma adicional al de la cuota principal (campo cuota preasignada a la tarea) como líneas de material adicionales en los trabajos que se generen y en los albaranes y facturas correspondientes.

·         selector generar el trabajo en estado finalizado. Desplazamos esta opción si queremos que el trabajo asociado a la periodicidad se genere en estado finalizado. Esta opción es incompatible con la Facturación automática de la cuota.

De todos modos, con posterioridad podemos cambiar esta característica en el propio trabajo, en su Ficha de la tarea (de valorado a no valorado y viceversa).

Y con independencia de lo que marquemos en este selector, desde la Ficha de la tarea siempre podemos visualizar el albarán valorado de la tarea a través del icono $ dentro de un papel

                               ·         campo nº de presupuesto. Aquí indicamos el número de presupuesto que el cliente nos ha aprobado para ejecutarle los trabajos que se generen desde esta                                  periodicidad. Este número saldrá en los trabajos y en los albaranes.

                               ·         campo nº de pedido cliente. Aquí indicamos el número de pedido que nos ha dado un cliente para que le hagamos el mantenimiento. Este número aparecerá                                    en los albaranes que entregamos al cliente para facilitar su seguimiento.

                               ·         campo nº de pedido interno. Aquí indicamos el número de pedido que nuestro ERP, en el caso de tenerlo, tiene para el mantenimiento que estamos                                                     programando.

                               ·         campo tiempo estimado para realizar el trabajo (minutos). Aquí indicamos de forma opcional el tiempo que estimamos que el técnico va a requerir para realizar                                  el trabajo (se supone que el presupuesto que hemos elaborado para el cliente se basa en el tiempo que vamos a invertir). Esta información nos puede resultar muy                                  útil para comparar tiempos estimados con tiempos reales.

                               ·         campo días estimados para la realización del trabajo. Aquí indicamos el número de días que va a requerir esta tarea.

Es de utilidad a la hora de hacer la programación de trabajos desde Menú principal / botón técnico / botón programación, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de usuarios del sistema.

                               ·         campo tipologías que NO se utilizarán durante el trabajo. Esta opción nos permite evitar que un técnico pueda tener acceso a determinados equipos del cliente                                  en los trabajos generados desde esta periodicidad.

Tiene su utilidad cuando nuestra empresa tiene que subcontratar trabajos a terceros por falta de perfil adecuado para una intervención concreta (por ejemplo, para revisar calderas) y no queremos que tengan acceso a la información del resto de equipos de nuestro cliente; entre otras cosas porque esta empresa puede ser nuestra competencia.

Para nuestros propios técnicos no es recomendable esta opción, ya que si activamos esta opción nuestros técnicos no visualizarán dichos equipos y corremos el riesgo de que, al ir a las instalaciones del cliente, los den de alta y se dupliquen. Por ese motivo, es mucho más aconsejable indicarle las directrices en la descripción del trabajo (por ejemplo, “sólo haced calderas”).

 Finalmente, pulsamos la opción crear para validar la programación de esta periodicidad y la opción cancelar para abortarla.