Creación Vencimientos Y Consulta
Los vencimientos son compromisos de pago de una factura por parte de un cliente en unas fechas concretas. El total de la
factura (con IVA incluido) se divide en uno o más compromisos de pago, es decir, en uno o más vencimientos; lo más
frecuente es un vencimiento (a la emisión, a 30 días, o a 60, a 90 ó a 120) o tres vencimientos (a 30-60-90 días).
Cuando nosotros generamos una factura a un cliente, automáticamente se genera uno o varios vencimientos dependiendo
de cómo hayamos definido en la ficha del cliente de facturación el campo vencimiento de las facturas (que determina
el número de vencimientos en los que la factura se va a dividir) y el campo días de cargo (que permite definir la fecha
concreta en la que los vencimientos anteriores se convierten en compromisos de pago)
• campo vencimiento de las facturas: a la emisión, a 30 días, a 45 días, a 60 días, a 90 días, a 120 días, a 30-60
días, a 60-90 días, a 90-120 días, a 30-60-90 días, a 60-90-120 días, a 30-60-90-120 días…
• campo días de cargo: a la emisión, a día 1 de mes, el 2, 3, 4…. 30 y/o 31 del mes.
Por ejemplo, si el cliente decide pagar a la emisión de la factura, habrá un único vencimiento por el importe total de la
factura. Si el cliente decide pagar a 30 días habrá un único vencimiento por el importe total de la factura dentro de 30
días. Y si decide pagar a 30-60- 90 habrá 3 vencimientos (es decir, el importe de la factura dividido entre 3) de los que
uno vencerá a 30 días, otro a 60 y el último a 90 días.
En la gestión de vencimientos hay otro campo importante en la ficha de cliente de facturación: el campo forma de pago
(transferencia, contado, confirming, pagaré, talón, recibo…). La forma de pago no afecta a la generación de vencimientos
en sí misma, pero sí a la gestión de los mismos, principalmente a su consulta. Cuando consultamos vencimientos es muy
habitual que utilicemos la forma de pago como un criterio de búsqueda. Por ejemplo, si queremos hacer remesas,
tendremos que listar los vencimientos de aquellos clientes cuya forma de pago sea la del recibo; cuando revisamos el
extracto del banco con las transferencias que hemos recibido, tendremos que listar los vencimientos pendientes de cobro
de los clientes que nos pagan por transferencia y así podremos marcarlos más fácilmente como cobrados.
Antes de terminar este apartado, es interesante recalcar que lo que cobramos a nuestros clientes son los vencimientos
cuando vencen las fechas. Evidentemente, si una factura sólo tiene un vencimiento, cuando cobremos ese vencimiento
automáticamente habremos cobrado la factura. Por eso, en G3w son los vencimientos los que se “marcan” como cobrados,
no las facturas.
Hay una excepción a esta norma. Imaginemos que hemos emitido una “factura de cargo” con el importe
equivocado. Y decidimos, modificar la “factura de cargo” en lugar de hacer una “factura rectificativa” (ver Manual
G3w y la gestión de facturas). Modificamos la “factura de cargo” aplicándole un descuento del 100% con lo que el
importe resultante es cero. No existirán vencimientos porque la factura corregida no puede descomponerse en
ningún compromiso de pago. Evidentemente, si no existen vencimientos no podremos marcarlos como “cobrados”.
Y, por consiguiente, la “factura de cargo” aparecerá como “no cobrada”. Y aunque su importe sea cero, tener una
factura como “no cobrada” puede ser un inconveniente en la gestión del día a día. En este caso, en Menú principal
/ botón Facturación / botón Edición de facturas, si pulsamos el icono papel con lapicero, podemos acceder al
selector de “no cobrada” y desmarcar la factura como “no cobrada”; de esta forma, es como si estuviera
“cobrada”.
CONSULTA DE VENCIMIENTOS
Vamos a ver cómo consultar los vencimientos. En primer lugar, introducimos los criterios de búsqueda de los vencimientos
que queremos consultar. Una vez localizados, procederemos a consultar la información que nos suministra el sistema.
CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS VENCIMIENTOS A CONSULTAR
Desde Menú principal /botón Facturación / botón gestión de vencimientos accedemos a una pantalla de filtros donde
tecleamos los filtros de búsqueda de los vencimientos como:
• Campo Cliente de facturación. Introducimos el cliente de facturación cuyos vencimientos queremos consultar.
• Campo Cliente de servicio. Introducimos el cliente de servicio cuyos vencimientos queremos consultar.
• Campo desplegable Administrador. Un administrador es una figura que, tras recibir nuestra factura (de una
comunidad de vecinos, por ejemplo), nos gestiona su pago y nos hace el ingreso desde la cuenta de dicha
comunidad. La factura está a nombre de la comunidad; la cuenta está a nombre de la comunidad; pero es el
administrador quien gestiona el pago. En este sentido, el administrador es un cliente de facturación (a quién se
entrega la factura para que gestione su pago) y sus fincas son los clientes de servicio. Por tanto, los clientes de
servicio pueden estar asociados tanto a un cliente de facturación como a un administrador. Concluyendo, el
administrador es un cliente de facturación, pero de tipo administrador.
Nos puede interesar consultar los vencimientos de un administrador cuando queramos saber cuánto nos deben
sus fincas, y así poder exigirle que nos gestione el pago. Y también nosotros podemos informarle de lo que le
vamos a pasar por recibo bancario para sus distintas comunidades.
• Campo Código de empresa sobre la que se emitió la factura.
• Campo CIF de cliente de facturación. Podemos introducir el CIF del cliente de facturación.
• Campo Responsable de cliente. Es la persona de nuestra empresa que se hace responsable del cliente. Nos
puede interesar, por ejemplo, conocer qué nos deben los clientes cuyo responsable es una persona en concreto.
• Campo Número de factura. En ocasiones, porque nos lo pregunte un compañero o un cliente, nos puede interesar
saber si el o los vencimientos de una factura concreta están pagados o no. Para ello introducimos el nº de factura
• Campo Importe de la factura (desde … hasta)
• Campo Serie.
• Campo libre Nº de remesa (SEPA). Una remesa es un conjunto de vencimientos que agrupamos para enviarlos
al banco; el banco se encarga de cobrar los recibos a cada uno de los clientes y de ingresarnos el dinero.
En ocasiones nos puede interesar consultar los vencimientos de una remesa concreta. Es suficiente con que
introduzcamos su número de remesa.
• Campo Técnico involucrado en las tareas facturadas
• Selector cuya factura tenga IBAN asignado. Si se desplaza el selector, seleccionamos sólo los vencimientos
cuya factura tenga IBAN asociado.
• Campo desplegable Forma de pago factura (transferencia, contado, confirming, pagaré, talón, recibo…).
Cuando consultamos vencimientos, es muy habitual que utilicemos la forma de pago como un criterio de
búsqueda. Muchas veces nos interesa consultar los vencimientos de una forma de pago concreta. Por ejemplo, si
queremos hacer remesas, nos interesa listar los vencimientos de clientes cuya forma de pago sea la del recibo;
cuando revisamos el extracto del banco con las transferencias que hemos recibido, nos interesa listar los
vencimientos pendientes de cobro de los clientes que nos pagan por transferencia y así podemos marcarlos como
cobrados…
• Campo desplegable Forma de pago del vencimiento. Este selector sólo está operativo cuando consultamos
vencimientos ya cobrados. Nos puede interesar consultar los vencimientos que nos han pagado de una forma
determinada y así saber qué hemos cobrado al contado, por talón… lo que nos permite conocer nuestro volumen
de facturación para cada forma de pago.
• Campo libre patrón de forma de pago de la factura. Generalmente damos de alta en el sistema formas de pago
claras y concisas: transferencia, contado, confirming, pagaré, talón, recibo… Pero hay casos en los que podemos
utilizar formas de pago con textos más largos y explicativos: transferencia La Caixa día 1, transferencia Santander
día 25… Estas designaciones pueden dificultar el proceso de sacar informes para una forma de pago concreta.
G3w nos ofrece la posibilidad de realizar la consulta utilizando patrones. Por ejemplo, en el caso anterior, si
queremos buscar todos los vencimientos que se pagan vía transferencia, tendríamos que o hacer la consulta de
forma individual forma de pago a forma de pago (transferencia La Caixa día 1, transferencia Santander día 25…)
o introducir como patrón la palabra “transferencia”.
• Campo libre Formas de pago de la factura excluidas. En ocasiones nos puede interesar, en lugar de consultar
todos los vencimientos de una forma de pago concreta, consultar lo contrario, todos los vencimientos que no sean
de una forma de pago concreta. En este campo se despliegan todas las posibles formas de pago que tengamos
y marcamos las que queremos excluir.
• Campo libre Patrón de forma de pago de vencimiento. Este criterio de búsqueda es similar al explicado
anteriormente (campo patrón de forma de pago de la factura) pero aplicado a la forma de pago de vencimientos.
• Campo libre Importe. Aquí podemos teclear el importe concreto de un vencimiento que, al ser el total de la factura
dividido entre 1 o más compromisos de pago, incluirá el IVA (si procede).
• Campo libre Comentario. Podemos necesitar consultar los vencimientos por algún comentario concreto que
hayamos añadido a un vencimiento. Imaginemos que cuando un cliente nos pide atrasar un vencimiento, nosotros
decidimos mantener la fecha y escribir el comentario de “atrasar a tal día” (en lugar de modificar la fecha de
vencimiento). Podríamos consultar los vencimientos que tuvieran como comentario la palabra “atrasar”.
• Selector clientes con impago. Desplazamos el selector si queremos localizar únicamente los vencimientos
pertenecientes a clientes con impago.
• Campo desde/hasta Fecha de cobro. Sólo vale para consultar vencimientos ya cobrados.
Nos puede interesar consultar los vencimientos que nuestra oficina ha cobrado en un intervalo de fechas.
• Campo desde/hasta fecha de vencimiento. Es el selector más utilizado, el de localizar los vencimientos que
vencen en un intervalo de fechas. Lo más habitual es filtrar los vencimientos que vencen antes de una fecha
concreta (hasta). Por ejemplo, qué nos deben a día de hoy; en este caso, filtraríamos del origen de los tiempos
hasta el día de hoy; otro ejemplo sería el de qué vamos a cobrar a fin de mes, o a fin de año…
• Campo Fecha cobro (SEPA). Sólo vale para consultar vencimientos remesados por el formato SEPA y cobrados.
• Campo desde/hasta Fecha de emisión de la factura. En ocasiones nos puede interesar conocer los vencimientos
correspondientes a facturas emitidas entre una fecha y otra. Pero no es un filtro muy interesante puesto que lo
que cobramos son los vencimientos y éstos se cobran, no en el día de emisión de la factura, sino en los días que
el cliente tenga asignados sus vencimientos (excepto si el vencimiento es a la emisión de la factura).
• Selector vencimiento cobrados. Lo marcamos si sólo queremos consultar los vencimientos cobrados.
• Selector vencimientos pendientes de cobro. Viene marcado por defecto. Tal y como indica su nombre, nos
saldrán todos los vencimientos pendientes de cobro.
• Si queremos consultar tanto los vencimientos “cobrados” como los “no cobrados” (pendientes de cobro) o
marcamos los 2 selectores o desmarcamos los 2 selectores a la vez.
• Selector Vencimientos devueltos
• Selector Vencimientos no contabilizados
• Selector Vencimientos remesados (SEPA). Como su nombre indica, nos saldrán todos los vencimientos
incluidos en una remesa. Si además está marcado el filtro de “cobrados” o “no cobrados” nos saldrán los
vencimientos remesados que estén ya cobrados o aún no
• Selector Vencimientos no remesados (SEPA). Como su nombre indica, nos saldrán todos los vencimientos que
aún no están incluidos en ninguna remesa.
• Si queremos consultar tanto los vencimientos “remesados” como los “no remesados” o marcamos los 2 selectores
o desmarcamos los 2 selectores a la vez.
• Campo desplegable Tipo de trabajo. Puedo consultar los vencimientos de todos los trabajos de un tipo concreto
(correctivos, averías, incidencias, anuales, trimestrales…). Por defecto están marcados todos los trabajos, pero
no tenemos más que desmarcarlo y seleccionar el tipo de trabajo que nos interese.
Este filtro es muy interesante si queremos hacer contabilidad analítica para saber qué facturamos por tipo de
trabajo (mantenimiento, por averías, por correctivos) o en cada sector (PCI, clima…). Evitaríamos así trabajar con
“series de facturación” que muchas veces creamos para poder realizar dicha contabilidad analítica. Eso sí,
requiere que hayamos gestionado adecuadamente los trabajos marcando en cada uno de ellos el tipo de trabajo
(mantenimiento, avería … o anual clima, trimestral electricidad… o simplemente clima, electricidad, PCI…). De
ahí la importancia de indicar el tipo de trabajo al crear una periodicidad o un aviso.
Acabamos de ver los criterios de búsqueda de vencimientos. Los filtros son concurrentes, no son excluyentes.
La consulta más frecuente, como hemos mencionado, es la de todos los vencimientos que vencen a día de hoy; para ello,
no tenemos más que, como hemos dicho, dejar marcado el selector vencimientos pendientes de cobro e introducir la
fecha de hoy en el campo hasta de la fecha de vencimiento.
A continuación, pulsamos el botón mostrar. Se abre una ventana con todos los vencimientos que cumplen las condiciones
que hemos introducido.
CONSULTA DE LOS VENCIMIENTOS PREVIAMENTE SELECCIONADOS
Tras definir los filtros de búsqueda y pulsar el botón mostrar accedemos a una pantalla que tiene varias partes:
• parte superior con un cuadro que recoge:
- un resumen de los criterios de búsqueda empleados y el nº de vencimientos que cumplen dichos criterios
de búsqueda.
- un icono sobre abierto cuya utilidad se explica al final de este capítulo 1.2.2.-
- un icono Excel cuya utilidad se explica al final de este capítulo 1.2.2.-
• parte central con 3 cuadros:
- cuadro azul creación de nueva remesa. Se detalla su utilidad en el capítulo 2.3.- (creación de una
remesa)
- cuadro amarillo inclusión de más vencimientos a una remesa generada. Se detalla su utilidad en el
capítulo 2.5.3.- (añadir vencimientos a una remesa ya creada).
- cuadro verde Utilizar fecha y forma de pago común. Se detalla su utilidad en el capítulo 1.4.1.- (cobrar
un vencimiento no remesado)
• parte inferior con una tabla de vencimientos, de todos los vencimientos que han cumplido las condiciones de
búsqueda que hemos elegido, que se describe a continuación.
¿Qué información nos da la tabla de vencimientos de la parte inferior de la pantalla?
La tabla de vencimientos de la parte inferior de la pantalla nos ofrece la siguiente información:
- en la columna Sel nos informa del estado del vencimiento.
· si aparece en esta columna un icono selector sabemos que se trata de un vencimiento “no remesado” y
que además está “no cobrado”. En el capítulo 1.4.1.- (cobrar un vencimiento no remesado)
profundizamos en las operaciones que podemos realizar con este selector.
Si aparece en esta columna un icono flecha circular hacia la izquierda sabemos que se trata de un
vencimiento que “no remesado” pero que está “cobrado. En el capítulo 1.4.4.- (descobrar un vencimiento
no remesado) profundizamos en las operaciones que podemos realizar con este selector.
· si aparece en esta columna un icono número sabemos que se trata de un vencimiento “remesado” que
puede estar “cobrado” o “no cobrado. En el capítulo 1.4.2.- (cobrar un vencimiento remesado)
profundizamos en las operaciones que podemos realizar con este selector.
- en la columna factura/vencimiento nos da el número de factura y el número de vencimiento, entre paréntesis.
- en la columna administrador nos indica quién es el administrador del vencimiento (en el caso en el que la
factura esté hecha para un cliente de servicio que tiene un administrador de fincas).
- en la columna Cliente nos da en la primera línea, el número y nombre del cliente, en la segunda línea la forma
de pago del cliente y en la tercera línea el IBAN. Recordemos que para remesar los vencimientos es
indispensable conocer el IBAN para que el banco no rechace la remesa; gracias a esta pantalla podemos saber
si disponemos o no del IBAN y así prevenir posibles problemas con el banco por falta de información.
Por cierto, el código de cliente es clicable para acceder a la ficha del cliente de facturación.
- en la columna Tipo de mantenimiento nos da el tipo de trabajo (mantenimiento, correctivo, instalación…). En
el caso en el que haya más de un trabajo en una factura (sólo el 1% de los casos) sólo se indicaría el tipo del
primer trabajo.
- en la columna Fecha de emisión de la factura nos indica la fecha en la que hemos emitido la factura
- en la columna Fecha de vencimiento nos indica la fecha en la que el cliente se ha comprometido a pagar el
vencimiento. Si una factura tiene varios vencimientos, aparecerán tantas líneas como vencimientos, siempre y
cuando, claro está, todos esos vencimientos cumplan los filtros de búsqueda.
- en la columna importe nos indica el importe de dicho vencimiento
- en la columna fecha de cobro nos indica la fecha de cobro siempre que el vencimiento esté cobrado; en caso
contrario, aparece la información en blanco
- en la columna forma de pago nos indica cómo fue pagado el vencimiento, que, por cierto, puede no coincidir
con la forma de pago de la factura.
La tabla de vencimientos incluye además una serie de iconos desde los que se podemos hacer determinadas
operaciones con los vencimientos que se describen en otros capítulos:
- icono calendario entre la columna fecha de vencimiento y la columna importe. Este icono nos permite
cambiar la fecha de un vencimiento de forma manual. El proceso se describe en los capítulos 1.3.1.- (cambiar
la fecha de un vencimiento) y 1.3.2.- (asignar fechas tras un Split)
- icono debajo Split o dividir. Este icono nos permite subdividir un vencimiento en varios siempre que dicho
vencimiento no esté ni cobrado ni remesado (se describe en el capítulo 1.3.2.- dividir un vencimiento en varios)
- icono Rec. Este icono nos permite generar un recibo en pdf para emitir el justificante de pago de un vencimiento.
El proceso se describe en el capítulo 1.6.1.- (imprimir un recibo de un vencimiento)
- icono com. Este icono nos permite añadir un comentario al vencimiento que quedará asociado al mismo y
podremos visualizar cada vez que consultemos dicho vencimiento. No tenemos más que pulsar el icono, escribir
el comentario en el campo comentario y pulsar la opción aceptar
- icono docs. Este icono nos permite asociar o eliminar, según nuestro interés, documentos físicos de un
vencimiento concreto (la fotocopia de un confirming o pagaré que nos ha entregado un cliente para pagar, un
mail…). El icono docs puede tener un número que indica el número de documentos que tiene asociados dicho
vencimiento. El proceso se describe en el capítulo 1.6.2.- (asociar documentos a un vencimiento).
- icono dev. Este icono nos da la información de las veces que nos han devuelto un vencimiento. Normalmente
los vencimientos se devuelven cuando han sido remesados para su envío al banco. El proceso habitual es
meter el vencimiento en una remesa, enviarla al banco y esperar que el banco nos ingrese los importes de
todos los vencimientos. Si se da el caso en el que un cliente devuelve un vencimiento (porque no tenga dinero
o no quiera pagarlo) el banco nos retira dicho importe con o sin gastos. Nuestra oficina debiera marcar el
vencimiento como devuelto quedando liberado, de forma que podremos intentar cobrarlo de nuevo en una
remesa, con una transferencia… El proceso se describe en el capítulo 2.8.- (gestión de devoluciones).
¿Qué información nos da el icono sobre abierto?
Si pulsamos el icono sobre abierto obtenemos una carta, en formato pdf, que incluye todos los vencimientos
consultados.
La carta tiene en la cabecera “documento interno” y en el cuerpo un encabezado que dice “a continuación, pasamos
a detallarles las facturas pendientes de pago” (facturas que, en realidad, son vencimientos) y una relación de todos
los vencimientos pendientes de cobro con la información del nº de factura, fecha de emisión de la factura, fecha de
vencimiento, concepto e importe.
Es una opción muy útil para el día de día de nuestra oficina. Un ejemplo típico es cuando nuestra oficina quiere
enviarle a un cliente de facturación todo lo que nos debe a día de hoy o todo lo que nos va a deber a fin de mes. En
este caso el criterio de búsqueda es el “cliente de facturación”. Tras meter los filtros de búsqueda adecuados y
pulsar el icono sobre abierto, el sistema genera un pdf (que se puede grabar para su posterior envío por correo).
En el ejemplo la carta tiene en la cabecera los datos del cliente.
Podemos también obtener esta carta desde Menú principal /cliente facturación / botón vencimientos
pendientes… Pero desde esta opción sólo se obtiene lo que nos deben a día de hoy, no en otra fecha.
¿Qué información nos da el icono excel?
Si pulsamos el icono Excel obtenemos un fichero Excel con todos los vencimientos que hay en pantalla. Para
cada uno de ellos, se ofrece la siguiente información: nº de vencimiento, cliente administrador, código y nombre el
cliente, CIF, teléfono, población, código postal, tipo de trabajo, comercial, nº de factura, fecha de emisión, IBAN,
fecha de vencimiento, importe, importe de factura, fecha de cobro, forma de pago, cuenta contable, remesados, nº
de remesa, responsable, comercial y tipo de documento.
Related Articles
Gestión De Vencimientos - Consulta - Modificación
CREACIÓN DE VENCIMIENTOS Los vencimientos son un compromiso de pago de una factura que tenemos con un proveedor en una fecha concreta. Cuando nosotros damos de alta en el sistema una factura proveedor, automáticamente el sistema nos genera uno o ...Remesas, Creación, Ciclo Del Trabajo A La Remesa
DEFINICIÓN DE REMESAS Una remesa es un archivo que agrupa uno o varios vencimientos y que entregamos al banco para que éste gestione los cobros de dichos recibos directamente a los clientes. Es un proceso que facilita la tarea al ejecutar varios ...Dar Por “cobrado” Un Vencimiento Y Viceversa Y Eliminación
En este capítulo vamos a ver cómo podemos dar por “cobrados” los vencimientos, tanto si están “remesados” como si están “no remesados” y cómo podemos marcar como “no cobrados” los vencimientos que están “cobrados”. Cobrar un vencimiento “no remesado” ...Gestión De Facturas (consulta, Modificación, Eliminación…).
Ya sabemos cómo crear facturas, para un trabajo en concreto o para varios trabajos. Ahora vamos a ver el resto de procesos: cómo podemos consultar, modificar y eliminar facturas, imprimir y enviar facturas, emitir informes de facturas, reservar ...Gestión De Devoluciones De Vencimientos De Una Remesa.
Vamos a ver cómo gestionamos un recibo que el banco nos devuelve después de habernos abonado la remesa. El proceso empieza marcando el vencimiento como “devuelto” (para poder volverlo a pasar al cobro), continúa tomando la decisión de si imputarle o ...