Envío De Un Presupuesto Para Su Aceptación
Hay dos opciones desde las que podemos enviar un presupuesto a un cliente.
• Desde el menú de presupuestos.
Una vez localizado el presupuesto, siguiendo los pasos del capítulo 3.- del presente manual, podemos proceder
a enviarlo. Pulsamos el icono avión gris situado a la derecha del presupuesto a enviar. Se abre la pantalla Envío
por email del presupuesto … en la que introducimos la dirección de correo electrónica donde queramos enviar
el presupuesto (por defecto saca el mail del cliente de facturación, si bien podemos modificarlo y escribir otro), el
correo del administrador (que se rellena de forma automática si el cliente de servicio tiene administrador) y un
comentario si lo estimamos oportuno.
Pulsamos el botón enviar para proceder a su envío.
En este momento, el icono avión gris se convierte en un icono avión blanco sobre fondo azul con un número
que indica el nº de veces que se ha enviado. De hecho, si pulsamos sobre este icono podemos ver qué usuario,
en qué fecha y desde qué mail envío el correo.
Por cierto, al pulsar en cualquier dirección de email, G3w nos mostrará los últimos 50 envíos de
presupuestos realizados a esa dirección.
Por otro lado, al enviar el presupuesto podemos solicitar la confirmación de recepción de este correo desplazando
el selector Confirmar recepción de la documentación enviada.
G3w nos permite marcar por defecto este selector, para que cada vez que vayamos a enviar un correo
con un presupuesto el sistema solicite de forma automática la confirmación de lectura. Para ello desde
Menú principal / opción Mantenimiento / opción Opciones generales desplazamos el selector
Confirmar recepción de la documentación enviada.
Evidentemente, si no queremos solicitar la confirmación de envío no tenemos más que desmarcar el
selector de forma puntual cada vez que así lo deseemos.
• Desde el menú de trabajos
Como sabemos, muchos presupuestos nacen cuando al hacer un trabajo detectamos anomalías durante la
realización del mismo. Lanzamos un presupuesto para corregirlas. Y si el cliente aprueba el presupuesto,
podemos generar un trabajo final a partir de dicho presupuesto. Es decir, hay un trabajo inicial, un presupuesto
consecuente y un trabajo final creado a partir del presupuesto.
Si hemos creado un presupuesto para corregir las anomalías, en la ficha del trabajo (trabajo inicial) hay un icono
calculadora verde 
que nos permite acceder al presupuesto consecuente del trabajo original.
Además, si en este trabajo inicial uso el botón envío y visualización de documentación 
podemos no sólo enviar la factura, el albarán, el certificado, … sino también el
presupuesto (porque G3w detecta que, como consecuencia de la realización del trabajo, hay una documentación
específica, la del presupuesto creado para solventar las anomalías detectadas.
Si el administrador tiene correo, su dirección sale en el campo Otros email.
ENVÍO DE UN PRESUPUESTO ACEPTADO PARA CAPTURAR LA FIRMA DE CONFORMIDAD
Como sabemos las Políticas de calidad nos exigen obtener la firma de conformidad de un cliente para los presupuestos
que previamente nos ha aceptado.
G3w nos permite solicitar dicha firma desde el propio presupuesto de una forma sencilla, ágil y eficaz, sin necesidad de
enviar el presupuesto al cliente y solicitarle que lo imprima, lo firme, lo escanee y nos lo devuelva firmado.
Una vez localizado dicho presupuesto, tenemos 2 caminos para solicitar la firma de conformidad al cliente:
• pulsando el icono bolígrafo situado a la derecha del presupuesto
• pulsando el icono papel con lápiz situado a la derecha del presupuesto para editarlo y pulsar la opción solicitar
firma situado tras la cabecera del presupuesto
En ambos casos se abre la ventana Solicitar Firma Nº presupuesto xxxxx que tiene 2 partes:
• la parte superior con los campos que debemos de rellenar para solicitar la firma de conformidad. Concretamente:
- campo Email Cliente de facturación. Introducimos el destinatario del cliente de facturación al que
queremos enviar la solicitud de captura de la firma de conformidad para que proceda a dicha firma. Por
defecto, aparece el que figura en la Ficha del cliente de facturación. Desplazando el selector verde de la
derecha se autoriza al sistema a enviarle dicho correo.
- campo Email Servicio. Al igual que en el punto anterior, pero hace referencia al cliente de servicio.
- campo Otros email. Podemos introducir otras direcciones de correo a las que también queramos que
les llegue la solicitud de firma de conformidad. Desplazando el selector verde de la derecha se autoriza
al sistema a enviarle dicho correo.
- campo Caduca en x días. Se indica, si así se desea, el número de días que va a estar activa la petición
de solicitud de la firma de conformidad
- campo Comentario. Se introduce un mensaje relativo a la solicitud que estamos enviando, comentario
que aparecerá en el mail que reciba el cliente.
Procedemos al envío de la solicitud de firma de conformidad a los destinatarios seleccionados pulsando el
botón Solicitar firma; en caso contrario, pulsamos el botón cancelar. El botón Solicitar firma puede
mostrar 3 colores distintos:
o Gris: indica que no hemos enviado la solicitud de firma a nuestro cliente
o Naranja: indica que hemos enviado una solicitud de firma al cliente, pero que estamos
pendiente de recibirla
o Azul: indica que ya disponemos del contrato firmado por el cliente.
• la parte inferior que muestra el historial de las solicitudes de captura de la firma de conformidad asociadas al
presente presupuesto.
Para cada una de estas solicitudes nos indica:
- Solicitado por: la persona que ha enviado la solicitud de firma
- Desde: la fecha en la que se ha enviado la solicitud
- Hasta: la fecha tope fijada para recibir la firma
- Estado: la situación de la solicitud
Activa: se ha enviado la solicitud y está dentro del plazo marcado
Caducado: se ha enviado pero el plazo de vigencia se ha excedido
Inactivo: la solicitud no tiene validez porque se ha enviado una posterior
Firmado: la solicitud ha sido devuelta firmada
- Fecha de aceptación es la fecha en la que se recibió la firma de conformidad, si procede
- Firmado por es la persona que firmó la conformidad, si procede.
Tras introducir estos campos y pulsar el botón Solicitar firma el sistema enviará un correo electrónico al cliente en el que
se le facilitará un enlace para que proceda a firmar.
Al pulsar sobre el enlace habilitado, se abrirá una ventana en la que se visualizará el presupuesto de referencia con un
espacio en su parte inferior para escribir la firma. El sistema está preparado para que se pueda firmar tanto desde un
ordenador como desde cualquier otro dispositivo móvil.
Se pueden enviar todas las solicitudes que queramos. Todas y cada una de ellas quedarán registradas en el sistema, si
bien, la última será la única activa.
Una vez firmado el presupuesto, se abre otra ventana en la que el cliente tiene que escribir el nombre de la persona que
ha firmado la conformidad del mismo. Tras pulsar el botón Confirmar, la firma quedará automáticamente asociada al
presupuesto, de forma que siempre que se visualice el presupuesto se mostrará la firma y nombre de la persona que lo
confirmó así como la fecha en la que lo hizo. Así mismo, en el historial de la solicitud, el estado pasará a FIRMADA y se
rellenarán los campos Fecha de aceptación y Firmado por.
A continuación, el cliente recibirá un nuevo correo en el que se le informa que se ha recibido la conformidad para el
presupuesto xxx, indicando quién y cuándo se ha firmado y adjuntando el presupuesto con la firma.
8.4.-
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