Facturas Rectificativas
NOCIONES GENERALES DE UNA “FACTURA RECTIFICATIVA”
En este capítulo vamos a abordar 4 temas: qué es una “factura rectificativa”, qué situaciones se nos pueden presentar con
una “factura de cargo” con errores, cómo los vencimientos de una “factura de cargo” se modifican al crearse una “factura
rectificativa” y cómo G3w minimiza la creación de “facturas rectificativas” gracias a la posibilidad que nos brinda de modificar
y eliminar “facturas de cargo”.
Una “factura rectificativa” es una factura que nos permite rectificar una “factura de cargo” que hemos generado con un
error. Toda “factura rectificativa” debe de estar, por lo tanto, obligatoriamente asociada a una “factura de cargo” existente.
La rectificación puede ser parcial o total (que es el caso más habitual); lo que nunca puede ocurrir es que la “factura
rectificativa” sea superior a la “factura de cargo”.
Vamos a repasar las situaciones que se nos pueden presentar con una “factura de cargo” que hayamos generado
con un error:
• Que no hayamos enviado aún la “factura de cargo” al cliente.
Nosotros nos damos cuenta de un error y modificamos la “factura de cargo” en Ficha trabajo / botón Asignar
precios al trabajo.
No sería necesario hacer una “factura rectificativa”.
• Que hayamos enviado ya la “factura de cargo” al cliente.
El cliente tiene en su poder un documento que le indica lo que le vamos a cobrar. El cliente se da cuenta que la
factura tiene un error, decide no pagarla y nos avisa.
Nosotros ya no podemos, en principio, modificar la “factura de cargo” porque la tiene el cliente.
Por consiguiente, si queremos corregir la “factura de cargo” tendremos que generar una “factura rectificativa”
Decimos “en principio” porque si tenemos confianza con el cliente podemos modificar la “factura de cargo”
(manteniendo su número de factura) y reenviársela una vez modificada. En este caso, ya no sería necesario crear
una “factura rectificativa”.
• Que hayamos enviado ya la “factura de cargo” al cliente, hayamos remesado su vencimiento pero aún no hayamos
enviado dicha remesa al banco.
El cliente tiene en su poder un documento que le indica lo que le vamos a cobrar. El cliente se da cuenta que la
factura tiene un error, decide no pagarla y nos avisa.
Nosotros ya no podemos, en principio, modificar la “factura de cargo” porque la tiene el cliente.
Por consiguiente, si queremos corregir la “factura de cargo” tendremos que generar una “factura rectificativa”
Decimos “en principio” porque si tenemos confianza con el cliente podemos modificar la “factura de cargo”
(manteniendo su número de factura) y reenviársela una vez modificada. En este caso, ya no sería necesario crear
una “factura rectificativa”.
En ambos casos, tanto para generar una “factura rectificativa” como para modificar la “factura de cargo” (en el
caso en el que nuestra relación con el cliente sea estrecha) tenemos que sacar de la remesa el vencimiento de la
“factura de cargo”. A continuación, ya podemos hacer una “factura rectificativa” o modificar la “factura de cargo”
original. Y volvemos a incluir en una remesa los nuevos vencimientos de la “factura de cargo” si es que los hubiera;
si es total, ya no habría vencimientos.
• Que hayamos enviado ya la “factura de cargo” al cliente, hayamos remesado su vencimiento de la “factura de
cargo” y hayamos enviado dicha remesa al banco.
Nosotros ya no podemos de ninguna forma modificar la “factura de cargo”.
Por consiguiente, si queremos corregir la “factura de cargo” tendremos que generar una “factura rectificativa”.
Pero para generar la “factura rectificativa” tenemos que esperar a que el vencimiento sea devuelto o pagado,
puesto que no podemos sacar el vencimiento de una remesa enviada al banco. Por tanto, para generar la “factura
rectificativa” tenemos que esperar a ver cuál de estos supuestos ocurre:
- el banco nos ingresa la remesa y el cliente nos devuelve el vencimiento.
Marcamos el vencimiento como “devuelto” (ver G3w y la gestión de vencimientos). El vencimiento ya
está liberado con lo que podemos generar una “factura rectificativa” de la “factura de cargo” devuelta. A
continuación, volvemos a incluir en otra remesa los nuevos vencimientos de la “factura de cargo” si los
hubiera (puede no haberlos en el caso en el que la “factura rectificativa” rectifique el importe total de la
“factura de cargo”).
- el banco nos ingresa la remesa y el cliente nos paga el vencimiento y nos exige que le abonemos la
cantidad que le hemos cobrado de forma indebida; no es habitual pero puede suceder que el cliente, tras
pagar la “factura de cargo” se dé cuenta que la factura contenía un error.
El vencimiento ya está marcado como “cobrado”, puesto que lo hemos cobrado (ver G3w y la gestión de
vencimientos). Hacemos una “factura rectificativa” que en este caso conlleva un abono (porque ha habido
un cobro de por medio). Se generará un vencimiento negativo que, tras realizar la devolución del importe
al cliente, se marcará como pagado.
- el banco nos ingresa la remesa y el cliente nos paga el vencimiento y nos exige descontarlo de los
siguientes vencimientos de esa factura o de otras facturas; es el caso más habitual, devolver el dinero a
un cliente descontándoselo de los vencimientos pendientes de cobro o de las siguientes facturas. G3w
en lugar de prorratear la cantidad a abonar entre los vencimientos restantes va eliminando vencimientos
de forma total o parcial hasta alcanzar el importe a devolver.
Siempre que hacemos una “factura rectificativa” G3w modifica los vencimientos de la “factura de cargo” forma
automática.
• Cuando creamos una “factura rectificativa” de una “factura de cargo” NO COBRADA para corregir parcialmente el
importe de la “factura de cargo”, los vencimientos de la “factura de cargo” se reducen atendiendo al importe
rectificado.
Si la “factura de cargo” es de 100 y la “factura rectificada” de 20, el vencimiento será de 80.
• Cuando creamos una “factura rectificativa” de una “factura de cargo” NO COBRADA para corregir totalmente el
importe de la “factura de cargo”, los vencimientos de la “factura de cargo” se anulan y automáticamente la factura
se marca como “cobrada” para que no conste como “no cobrada”, ya que no se pueden cobrar sus vencimientos
al no existir.
• Cuando creamos una “factura rectificativa” de una “factura de cargo” COBRADA PARCIALMENTE para corregir
parcialmente el importe de la “factura de cargo”, los vencimientos pendientes de cobro de la “factura de cargo” se
reducen atendiendo al importe rectificado.
• Cuando creamos una “factura rectificativa” de una “factura de cargo” COBRADA TOTALMENTE para corregir
parcial o totalmente el importe de la “factura de cargo”, se generan vencimientos negativos por el importe
rectificado.
Al principio de este apartado, hemos visto todas las situaciones que se nos pueden presentar con una “factura de cargo”
emitida con error y cómo, una vez enviada la “factura de cargo” al cliente, la única forma posible de subsanar el error es,
EN PRINCIPIO, emitiendo una “factura rectificativa”. Decimos “EN PRINCIPIO” porque G3w nos permite modificar o
eliminar “facturas de cargo” con lo que se minimiza así la necesidad de emitir “facturas rectificativas”:
• modificar, en el caso en el que tengamos que hacer una rectificación parcial
Si podemos modificar la “factura de cargo” no es necesario hacer una “factura rectificativa”.
En principio, podemos modificar una “factura de cargo” siempre que no se haya enviado ya al cliente. Aunque,
incluso en este caso, G3w nos permite modificarla dependiendo de la relación comercial de nuestra empresa con
el cliente.
Cuando ya es imposible modificar una “factura de cargo” es una vez se haya cobrado parcial o totalmente o que
algunos de sus vencimientos estén incluidos en alguna remesa enviada al banco.
Las modificaciones se hacen en Ficha trabajo / botón Asignar precios al trabajo.
• eliminar, en el caso en el que tengamos que hacer una rectificación por la totalidad de la factura.
Si podemos eliminar la propia “factura de cargo” no es necesario hacer una “factura rectificativa”.
Podemos eliminar una “factura de cargo” y utilizar su número de factura para la siguiente factura que hagamos.
Eso sí, debemos respetar la correlación de numeración de las facturas; en este sentido, no deberíamos eliminar
una factura de hace tiempo porque la correlación con las fechas no se vería respetada.
Recapitulemos algunas ideas importantes:
1. Toda “factura rectificativa” debe de estar obligatoriamente asociada a una “factura de cargo” existente. En este
sentido, una empresa que empiece a trabajar con G3w y quiera hacer una factura rectificativa de una factura
que no exista en G3w (sino en su programa anterior), en principio, no podría hacerla de forma directa. La
solución que le ofrecemos es contactar con el consultor de G3w.
2. Si podemos modificar la “factura de cargo” no es necesario hacer una “factura rectificativa”.
En principio, podemos modificar una “factura de cargo” siempre que no se haya enviado ya al cliente. Aunque,
incluso en este caso, G3w nos permite modificarla dependiendo de la relación comercial de nuestra empresa
con el cliente.
3. Es imposible modificar una “factura de cargo” cuando se ha cobrado parcial o totalmente o cuando algunos de
sus vencimientos ya están incluidos en alguna remesa enviada al banco.
CREACIÓN DE UNA “FACTURA RECTIFICATIVA”
Desde el Menú principal / botón Facturación / botón Facturas rectificativas accedemos a la pantalla Facturas
rectificativas desde la que se gestionan dichas facturas.
- La parte superior de la pantalla ofrece 2 opciones: opción Buscar (para buscar una “factura rectificativa” existente)
y la opción Añadir (para añadir una “factura rectificativa”).
- La parte inferior de la pantalla incluye el cuadro con las 100 últimas “facturas rectificativas” que hemos creado.
Para cada “factura rectificativa” la información que nos facilita el sistema es el número de “factura rectificativa”,
cliente, factura inicial “de cargo”, fecha de creación de la “factura rectificativa” y descripción.
Podemos exportar a excel el listado de facturas que se esté mostrando en pantalla pulsando el icono Excel situado
en la cabecera del listado.
Pulsamos la opción Añadir. Aparece una pantalla con 4 campos donde vamos a introducir la información necesaria para
dar de alta la “factura rectificativa”.
• en el campo Factura inicial tecleamos la “factura de cargo” que debe ir obligatoriamente asociada a la “factura
rectificativa” que queremos crear.
• en el campo Fecha de creación introducimos la fecha en la que queremos crear dicha “factura rectificativa”.
• en el campo subcuenta tecleamos la subcuenta contable si se va a exportar al programa de contabilidad.
• y en el campo Descripción escribimos, como su nombre indica, una descripción de la “factura rectificativa” que
estamos creando (por ejemplo, “devolución del importe total de la factura número xxx”).
Pulsamos la opción Aceptar para que el sistema cree la “factura rectificativa” asociada a una “factura de cargo” concreta.
Una vez creada la “factura rectificativa” podemos añadirle las líneas de factura. Pulsamos el icono papel con lapicero.
- En la parte superior de la pantalla nos aparece la información general de la “factura rectificativa” (nº factura, cliente,
factura inicial, fecha de creación, subcuenta y descripción) con las opciones de actualizar, eliminar y cancelar.
- En la parte inferior nos aparecen las líneas de la factura.
Pulsamos la opción Añadir. Aparece una pantalla donde introducimos las líneas de la “factura rectificativa”. Para cada
línea de factura podemos indicar su descripción, unidades y precio unitario en sus correspondientes campos. Pulsamos la
opción Crear para proseguir o la opción Cancelar para anular esta operación.
Podemos teclear tantas líneas como líneas incorrectas tenga la “factura de cargo” o bien una única línea que recoja la
rectificación total de las líneas incorrectas de la factura de partida (que es lo más recomendable).
Cuando la “factura de cargo” está ya cobrada, al dar de alta líneas nos aparecerá el aviso La factura original ya está
cobrada. Las líneas que se incluyan en la factura generarán vencimientos negativos.
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