Ficha Del Trabajo, Elementos Presentes Parte Izquierda y Derecha

Ficha Del Trabajo, Elementos Presentes Parte Izquierda y Derecha

La ficha de la tarea es uno de los elementos más importantes de la aplicación, ya que desde ella podemos consultar toda
la información relativa a un trabajo, así como realizar un sinfín de operaciones sobre dicho trabajo.

Podemos acceder a la ficha de la tarea de dos formas:
• desde la caja de la tarea, haciendo doble click en el número de la tarea
• desde Menú principal / botón buscar tarea. Escribimos el número de la tarea en el campo en blanco situado a
la derecha de botón buscar tarea y presionamos dicho botón.

La ficha de la tarea puede variar en función del estado en el que se encuentre el trabajo (pendiente, iniciado, interrumpido,
finalizado, verificado, facturado, cerrado).
Dado el tamaño de la ficha de la tarea en pantalla, vamos a describirla por zonas: la parte izquierda, la parte derecha y la
parte inferior.

Elementos presentes en la parte izquierda de la ficha de la tarea

• En la parte superior vemos el logotipo de nuestra empresa.

• A continuación, vemos la identificación del trabajo: 10258 (P - 1/3/2018) No facturable
- el primer número es el número de trabajo.
- la siguiente letra indica el tipo de trabajo: P (periódico), A (aviso) y D (dependiente).
- a continuación, se indica la fecha de creación de la tarea.
- en el caso en el que el trabajo sea no facturable, encontramos esta información (“no facturable”).

• A continuación, y siempre que hayamos establecido un límite de riesgo para la deuda del cliente de facturación,
aparece una tabla de riesgos con el “riesgo máximo definido”, el “importe de vencimientos pendientes de cobro” y su
“diferencia”. La tabla es verde excepto cuando nuestro cliente haya superado el riesgo, en cuyo caso es roja



• Recuadro Estado: es un rectángulo con el color y la designación del estado en el que se encuentra el trabajo
(pendiente, imposible, facturado, iniciado, finalizado, cerrado, verificado, interrumpido)
• Recuadro Cambiar clase de trabajo: nos permite modificar la clase de un trabajo (por ejemplo, de dependiente a
consecuente, de dependiente a dependiente correctivo, de principal a dependiente…) siempre que el trabajo no esté
ya facturado.
• Recuadro datos del cliente de facturación recoge la siguiente información:
- nombre y código, CIF, código externo, dirección, teléfono, fax, mail, persona de contacto, forma de pago, tipo de
cliente y comentario; recordemos que el comentario del cliente de facturación sólo se visualiza en el panel de
control (no lo ve ni los técnicos ni los clientes)
- el icono ficha con cabeza que nos lleva la Ficha del cliente de facturación
- el icono doc que nos lleva al botón Documentos del cliente de facturación (Menú principal / botón clientes /
cliente de facturación / botón Documentos), descrito en el Manual G3w y la gestión de clientes.

• Recuadro datos del cliente de servicio recoge la siguiente información:
- nombre y código, dirección, teléfono, fax, mail, persona de contacto, tipo de cliente, comentario y comentario para
la administración; este es el comentario incluido en la Ficha del cliente de servicio que se traslada
automáticamente a los avisos y a las periodicidades que podamos crear en este cliente y, por consiguiente, a la
Ficha de la tarea de todos sus trabajos. Recordemos que el comentario del cliente de servicio se visualiza en el
panel de control y en el dispositivo móvil de los técnicos.
- el icono ficha con cabeza que nos lleva la Ficha del cliente de servicio
- el icono doble flecha cruzadas que nos permite reasignar este trabajo a otro cliente de servicio. Este proceso
puede ser útil, por ejemplo, si nos hemos equivocado seleccionando un cliente de servicio al crear un trabajo; en
estos casos, en lugar de poner dicho trabajo como imposible y generar uno nuevo, podemos reasignarlo a otro
cliente de servicio.
Pulsamos el icono. Se abre una ventana donde aparece la caja del trabajo con su estructura jerárquica y un campo
en el que seleccionamos el nuevo cliente de servicio al que queremos asignar el trabajo. Pulsamos la opción
aceptar.
Si reasignamos un trabajo a otro cliente de servicio todos sus dependientes se reasignan. Sin embargo, los
equipos del cliente NO se mueven al nuevo cliente de servicio. Por este motivo, tenemos que ser conscientes de
las implicaciones que esto puede tener si el trabajo ya se ha finalizado.



• Recuadro datos del cliente administrador si el cliente de servicio tiene asociado un cliente administrador: nombre y
código, CIF, dirección, teléfono, fax, mail, persona de contacto, tipo de cliente y comentario. Recordemos que el
comentario del cliente de facturación sólo se visualiza en el panel de control (no lo ve ni los técnicos ni los clientes).

• recuadro último trabajo periódico realizado. Para un usuario que necesita interactuar con un trabajo es muy
interesante conocer la información relativa al último trabajo de mantenimiento realizado:
- Identificación del trabajo, fecha y hora de finalización, técnico que hizo el trabajo
- post-it: es el comentario del trabajo
- comentario para el cliente que lo escribe el técnico al finalizar el trabajo.
· Lo ve el cliente (en el parte de trabajo)
· Lo ve los otros técnicos (ya que tienen acceso a los últimos 5 partes de trabajos realizados)
· Lo ve nuestra oficina desde el panel de control.
- comentario entre técnicos que lo escribe el técnico al finalizar el trabajo.
· No lo ve el cliente.
· Lo ve el siguiente técnico que vaya a realizar el trabajo.
· Lo ve nuestra oficina desde el panel de control.

• recuadro último aviso realizado. Para un usuario que necesita interactuar con un trabajo es muy interesante conocer
la información relativa al último trabajo de tipo aviso realizado:
- Identificación del trabajo, fecha y hora de finalización, técnico
- post-it:es el comentario del trabajo
- comentario para el cliente que lo escribe el técnico al finalizar el trabajo.
· Lo ve el cliente (en el parte de trabajo)
· Lo ve los otros técnicos (ya que tienen acceso a los últimos 5 partes de trabajos realizados)
· Lo ve nuestra oficina desde el panel de control.
- comentario entre técnicos que lo escribe el técnico al finalizar el trabajo.
· No lo ve el cliente.
· Lo ve el siguiente técnico que vaya a realizar el trabajo.
· Lo ve nuestra oficina desde el panel de control.

• recuadro código de la empresa. Si tenemos “multiempresa” activado, aquí podemos seleccionar a qué empresa va a
pertenecer este trabajo. Si hacemos este cambio, es fundamental que lo hagamos antes de facturar el trabajo.
Como sabemos, cuando creamos un cliente de facturación lo asociamos a una empresa dentro del “multiempresa”, de
forma que los trabajos que se creen en todos sus clientes de servicio estarán asociados a dicha empresa. A nivel de
trabajo, tenemos la posibilidad de modificar esa asignación si fuera necesario. Para ello seleccionamos la otra empresa
en el campo desplegable y pulsamos el icono círculo de flechas situado a la izquierda para validar el cambio.

• cuadro gastos de la tarea. Aquí visualizamos todos los gastos asociados a este trabajo.
Si la tarea está no iniciada, no puede haber ningún gasto introducido por el técnico, puesto que no ha comenzado aún
el trabajo. Sin embargo, es posible que, desde el panel de control, hayamos precargado algunos gastos para facilitar
el trabajo al técnico.
Pulsamos el icono verde + y nos aparecen 2 campos en blanco donde introducimos el concepto y el importe. A
continuación, pulsamos el icono V azul para validar el cambio o el icono prohibido para cancelarlo. También podemos
pulsar el icono rojo – si lo que queremos es eliminar gastos.

• recuadro añadir incidencia. Pulsamos el icono más para que se nos despliegue un recuadro de texto donde
describimos la incidencia. Pulsamos click para validar el texto o el icono prohibido para eliminarlo.

• recuadro material pedido que recoge el material que un técnico solicita al terminar un trabajo.
Recordemos que hay ocasiones en las que un técnico, durante la ejecución del trabajo, indica en su móvil que no
puede finalizar el trabajo porque le falta material. El técnico da por finalizado el trabajo, pero se genera
automáticamente un dependiente (porque es obvio que el técnico no ha podido finalizar el trabajo al faltarle material).
En estos casos, en la caja del trabajo aparece un icono pincho rojo que indica que se acaba de terminar el trabajo y
le falta material. Cuando todo el material que necesita el técnico esté disponible en la caja del trabajo aparece el icono
pincho verde.

Elementos presentes en la parte derecha de la ficha de la tarea

• En primer lugar, están los datos de nuestra empresa: nombre, CIF, dirección, teléfono, fax, mail, web…

• recuadro verde visualizar equipos realizados en el trabajo y recuadro rojo modificar equipos realizados en la
tarea que nos permite, respectivamente, visualizar y modificar los equipos realizados en cualquiera de los trabajos
pertenecientes a la estructura arbórea del trabajo seleccionado (es decir, tanto equipos del trabajo principal como de
los trabajos dependientes), siempre que el estado del trabajo lo permita (por ejemplo, en trabajos no facturados…). El
proceso se describe en el apartado 2.7 del presente manual.

• pastilla TIEMPO TOTAL ACUMULADO EN EL TRABAJO (INCLUYE DEPENDIENTES): 30 min. (0 h. 30 m.).
Como su nombre indica, refleja el tiempo empleado en la realización del trabajo incluyendo los trabajos dependientes
generados desde el principal.
Este tiempo se obtiene de los inicios y de las finalizaciones de los trabajos captados en el dispositivo móvil de nuestros
técnicos, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de los dispositivos móviles.

• pastilla Tiempo Medio de realización: 0 min. (0 h. 0 m.)xc. Indica el tiempo medio que se tardado en realizar ese
mismo tipo de trabajo a lo largo del tiempo. Evidentemente esta información sólo es útil en trabajos periódicos de
mantenimiento en los que exista un historial.
• pastilla TIEMPO TOTAL ACUMULADO DE DESPLAZAMIENTO (INCLUYE DEPENDIENTES): 0 min. (0 h. 0 m.).
Como su nombre indica, refleja el tiempo empleado en el desplazamiento requerido para poder ejecutar el trabajo,
incluyendo el desplazamiento de los trabajos dependientes generados desde el principal. Este tiempo se establece en
el software del móvil, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de los dispositivos móviles.

• texto informativo de Técnico. Nos indica el técnico que tiene actualmente asignado el trabajo para su ejecución.

• texto informativo de fecha asignada. Nos indica la fecha que tiene actualmente asignada el trabajo para su ejecución.

• texto informativo de Fecha y hora del último inicio. Nos indica la fecha y hora de la última vez que se inició el trabajo,
en el caso en el que se hubiera interrumpido.

• texto fecha y hora de finalización del trabajo. Nos indica la fecha y la hora en la que se ha finalizado el trabajo.

• texto informativo de contrato. Nos muestra el contenido del campo contrato que tiene el cliente de servicio.

• pastilla Dirección GPS de inicio y de finalización que puede aparecer cuando el trabajo se ha iniciado
y finalizado desde un móvil y si el sistema es capaz de capturar la posición GPS del inicio y finalización del trabajo.

• cuadro tricolor Emails enviados con la documentación de la tarea que aparece si se han enviado los correos. Nos
permite saber a quién ha enviado el técnico el parte del trabajo al finalizar el trabajo (mail), cuándo lo ha enviado y si
el cliente ha respondido a dicho mail.

• campo Nº Pedido cliente . Como su nombre indica, en este campo se muestra el número de pedido cliente
correspondiente al trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta
información al crear el trabajo periódico o el aviso).
Podemos introducir o modificar el número, tecleando el valor y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.

• campo Número Pedido Interno . Como su nombre indica, en este campo se muestra el número de pedido interno
correspondiente al trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta
información al crear el trabajo periódico o el aviso).
Podemos introducir o modificar el número, tecleando el valor y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.

• campo Nº presupuesto . Como su nombre indica, en este campo se muestra el número de presupuesto
correspondiente al trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta
información al crear el trabajo periódico o el aviso).
Podemos introducir o modificar el nº de presupuesto, tecleando el valor y pulsando el icono flechas verde/naranja.

• campo Tiempo teórico (min) . Como su nombre indica, en este campo se muestra el tiempo teórico
correspondiente al trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta
información al crear el trabajo periódico o el aviso). Podemos introducir o modificar el valor, tecleando el tiempo y
pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.
Las tareas que tienen configurado un tiempo estimado se localizan fácilmente en el panel de control, porque el número
de tarea aparece sobre un fondo azul oscuro; al pasar el cursor por encima, vemos el tiempo estimado para su
ejecución. Por cierto, en el panel de control, en la intersección de las coordenadas técnico-día, se muestra la píldora
T. Estimado que totaliza el tiempo estimado de todos los trabajos pendientes que tenga asignados este técnico para
ese día.



• campo Tiempo de respuesta deseado . Como su nombre indica, en este campo se muestra el tiempo en el que
queremos dar respuesta al aviso creado. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos
metido esta información al crear el aviso).
Podemos introducir o modificar el valor, tecleando el tiempo y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.

• campo desplegable responsable administrativo del trabajo . Como su nombre indica, en este campo se muestra
el responsable administrativo del trabajo. Puede estar en blanco o incluir un contenido (en el caso en el que hubiéramos
metido esta información al crear el trabajo periódico o el aviso).
Podemos introducir o modificar su contenido, tecleando el responsable y pulsando el icono flechas verde/naranja.

• campo desplegable Tipo de trabajo . Como su nombre indica, en este campo se muestra el tipo de trabajo (la
“píldora” que aparece en la parte inferior de la caja de un trabajo). Puede estar en blanco o incluir un texto (en el caso
en el que hubiéramos metido esta información al crear el trabajo periódico o el aviso).
Podemos introducir o modificar el tipo de trabajo, escribiendo el tipo y pulsando el icono flechas verde/naranja.

• campo fecha límite para hacer el trabajo . Como su nombre indica, en este campo se muestra la fecha límite que
nos hemos podido fijar para hacer un trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos
metido esta información al crear el aviso, no la periodicidad).
Podemos introducir o modificar la fecha, tecleando el valor y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.

• campo tras alcanzar la fecha límite avisar a . Este campo está relacionado con el campo anterior. Si G3w detecta
que ese trabajo no se ha completado para la fecha indicada en el campo fecha límite para hacer el trabajo, el sistema
envía un correo al usuario que hayamos indicado en este campo. Introducimos el usuario destinatario del aviso y
pulsamos el icono flechas verde/naranja de la derecha.

• campo desplegable aplicar un protocolo estándar al trabajo . Como su nombre indica, en este campo se muestra
el protocolo estándar que queremos aplicar al trabajo y que hemos podido introducir al crear la periodicidad. Está
relacionado con el campo comentario de la tarea, ya que es en este segundo campo en el que se carga la descripción
del trabajo a realizar incluida en el protocolo.
Sin embargo, este campo puede estar también en blanco.
Podemos introducir o modificar el protocolo, escribiéndolo y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.

• Campo desplegable número de proyecto. Nos informa del proyecto al que está asignado el trabajo en cuestión.
Podemos asignarlo a otro proyecto o desvincularlo del actual eligiendo otro número de proyecto o dejando el campo
en blanco, respectivamente.

• campo desplegable comercial . Como su nombre indica, en este campo se muestra el comercial que cada cliente
de servicio puede tener asignado en su ficha de cliente, de forma que todos los trabajos de ese servicio “heredan” el
comercial.
Sin embargo, este campo puede estar también en blanco.
Podemos introducir o modificar el valor, tecleando el comercial y pulsando el icono flechas verde/naranja.

• cuadro de texto Comentario de la tarea . El comentario de una tarea es el post-it. En el caso de trabajos periódicos,
este comentario lo ve nuestra oficina desde el panel de control y nuestros técnicos en sus dispositivos móviles. En el
caso de averías, este comentario lo ve nuestra oficina (en el parte de trabajo), nuestros técnicos en sus dispositivos
móviles y nuestros clientes (en el parte de trabajos).
Este campo está relacionado con el de aplicar un protocolo estándar al trabajo ya que, en el caso de haber
seleccionado un protocolo, su descripción se carga en este campo.
Sin embargo, este campo puede estar también en blanco.
Podemos introducir o modificar la descripción, tecleando su información y pulsando el icono flechas verde/naranja.

• cuadro de texto Comentario privado . Es el comentario de la Ficha del cliente de servicio que se pasa al campo
comentario del aviso que creemos. Este comentario se ve desde el panel de control y desde los dispositivos móviles.

• cuadro de texto Comentario entre técnicos . Este es el comentario que escribe el técnico al terminar el trabajo.
Por este motivo, si el trabajo está sin iniciar, este campo está en blanco.
Cuando se finaliza el trabajo, este comentario es visible. Lo ve nuestra oficina desde el panel de control y el
siguiente técnico que vaya a realizar un trabajo en dicho cliente de servicio; el técnico sólo ve el comentario del
último trabajo realizado en ese cliente. Por este motivo, si desde el panel de control escribimos algún mensaje
para el técnico en este campo, el técnico no lo va a ver; en este sentido, si desde la oficina queremos dar algún
mensaje al técnico lo tenemos que hacer desde el comentario de la tarea o en el comentario privado.
Este comentario nunca lo ve el cliente.
Con el trabajo finalizado podemos editar lo que ha escrito un técnico, por si necesita alguna corrección.

• recuadro comentario para la administración. Es un comentario que el Dpto de administración desea guardar
asociado al trabajo. Sólo se ve desde el panel de control; no lo ven ni el técnico ni el cliente.

• cuadro de texto datos alternativos del cliente . Este campo lo podemos utilizar cuando estamos creando un aviso
a una empresa que no sea un cliente nuestro. En estos casos, en lugar de dar de alta a cada empresa que nos solicita
un aviso, podemos usar un cliente de servicio genérico que tengamos dado de alta para estas situaciones (por ejemplo,
“cliente ficticio para avisos puntuales”) y crearle a él el aviso. Los datos del cliente necesarios para que nuestro técnico
acuda a esta empresa los introducimos en este campo; no nos olvidemos de pulsar el icono flechas verde/naranja
de la derecha para validar la información.

• campo desplegable al finalizar el trabajo se avisará a . En este campo seleccionamos un usuario de nuestra
empresa al que el sistema va a enviar un mensaje en cuanto el trabajo se finalice. Puede ser una información muy útil
si se trata de un trabajo delicado, si tenemos algún problema con el cliente…

• selector material retirado y pendiente de reparación en taller en el caso en el que el técnico no lo haya marcado
en su móvil y se detecte que es necesario.
Como sabemos, cuando un técnico finaliza un trabajo desde el móvil, tiene la opción de decir que “procede a la retirada
de material y que el trabajo debe ser continuado en taller”. En ese momento, aparece en la caja del trabajo el icono
llave inglesa (que indica que se procede a la retirada de material). Y en paralelo, el sistema genera un trabajo
dependiente correctivo para taller (con el fin de que el usuario de taller intervenga sobre el equipo que el técnico de
calle le ha traído).
Si un técnico de calle ha finalizado un trabajo y se le ha olvidado pulsar la opción de retirada de material en su móvil,
ni la caja del trabajo tendrá el icono llave inglesa (que indica que hay material para retirar) ni se habrá generado el
trabajo dependiente correctivo para taller. Por consiguiente, el técnico de taller no podrá trabajar sobre los equipos
que ha traído el técnico de calle.
El usuario de panel de control puede subsanar este error haciendo 2 acciones. La primera, desplazando el selector
material retirado y pendiente de reparación en taller para que en el trabajo aparezca el icono llave inglesa. Y la
segunda, pulsando la opción generar dependiente para que el sistema genere un trabajo dependiente correctivo para
taller. Estas 2 acciones desde el panel de control equivalen a la opción del móvil de “procede a la retirada de material
y que el trabajo debe ser continuado en taller”.

• texto informativo de Fecha y hora del último inicio y de la última finalización.

• selector trabajo cobrado. Como sabemos, podemos autorizar a nuestros técnicos a cobrar los trabajos tras finalizarlos
en las instalaciones del cliente. En estos casos, los técnicos tienen que marcar en su móvil la opción de trabajo
cobrado e introducir el importe en un campo habilitado para dicho proceso.
Si a nuestro técnico se le olvida marcar el trabajo como cobrado y se le olvida introducir el importe del mismo, nuestros
usuarios del panel de control pueden subsanar este fallo marcando desde la Ficha de la tarea del trabajo este selector
e introduciendo el importe en el siguiente campo.

• campo Importe Cobrado . La utilidad de este campo está explicada en el selector anterior. En el caso en el que
hayamos liquidado ya con el técnico el dinero que él ha cobrado, aparece otra línea: Trabajo liquidado (dd/mm/aaaa)

• campo firmado por  Como sabemos, cuando un técnico finaliza el cliente puede capturar la firma del cliente y
escribir el nombre del mismo. Si el técnico solicita la firma del cliente pero se olvida de escribir su nombre, los usuarios
del panel de control pueden subsanar este fallo escribiendo el nombre de la persona que firmó en este campo.

• pastilla modificar fecha, estado o técnico con el icono calendario. .
Desde esta opción podemos reasignar el trabajo a otra fecha, hora y/o a otro técnico. Así mismo, nos permite poner
el trabajo en estado imposible; evidentemente este campo sólo sale cuando se puede cambiar el estado de una tarea
(pendiente). Tras pulsar la pastilla, accedemos a una ventana con:
- el selector marcar como imposible de realizar Como su nombre indica, si desplazamos el selector
marcamos el trabajo como imposible.
- campo fecha asignada. Podemos asignar una nueva fecha de ejecución y un rango de horas.
- campo desplegable asignado a. Podemos asignar un nuevo técnico para la ejecución del trabajo.
- selector urgente. Podemos marcar el trabajo como urgente
- campo técnico acompañante. Podemos seleccionar un usuario que acompañe al técnico principal
- campo comentario.
Pulsamos la opción aceptar para validar los cambios y la opción cancelar para abortar el proceso.



• pastilla envío y visualización de documentos con el icono mano con sobre y avión 
Desde esta opción podemos enviar a nuestros clientes los documentos asociados a este trabajo o a su empresa.

Pulsamos esta pastilla y accedemos a la ventana envío y visualización de documentos que tiene dos partes:
- la parte izquierda en la que podemos introducir las direcciones de correo a las que queremos enviar los
documentos (cliente de facturación, cliente de servicio y/o a otras direcciones de mail). Si están en la Ficha del
cliente el sistema las coge directamente. Si no están, las tenemos que escribir en los campos correspondientes
y marcar a continuación el selector situado a su derecha para validar la dirección de correo. Cuando tenemos
un cliente tipo administrador, su correo aparece siempre en el tercer campo, en el que podemos además añadir
otras direcciones de correo separándolas con una coma.
- la parte de la derecha en la que podemos elegir la relación de documentos que podemos enviar (factura,
albarán, certificado, informe extendido, presupuesto, contrato del cliente de servicio, SEPA Core).
Seleccionamos los documentos a enviar desplazando el selector de los que sean de nuestro interés. Los
documentos a enviar dependen del estado del trabajo; por ejemplo, en un trabajo no iniciado sólo podemos
enviar el contrato y el documento SEPA; si el trabajo no está facturado no podremos evidentemente adjuntar
la factura…
Pulsamos la opción visualizar para ver en formato pdf todos los documentos seleccionados, o la opción enviar para
enviarlos a las direcciones de correo seleccionados.



Una vez enviados los documentos, el icono avión de la derecha de la pastilla se pone azul
. Si lo pinchamos accedemos a la ventana listado de documentos enviados por correo
que nos informa de qué documentos han sido enviados, por qué usuario, en qué fecha, a qué mail y con qué
comentarios.

• selector activar el procedimiento quick.
En trabajos pendientes, podemos desde este campo activar o desactivar el procedimiento quick. En trabajos
finalizados, este selector nos informa de si el técnico tenía o no activado el procedimiento quick cuando ejecutó el
trabajo; en este caso, indica exclusivamente si lo tenía o no a su disposición para utilizarlo, no si lo usó o no.
El procedimiento quick es una posibilidad que el técnico tiene para hacer una revisión rápida del trabajo, tal y como se
describe en el Manual G3w y la gestión de dispositivos móviles. El procedimiento QUICK puede ser:
- quick rojo: nuestros técnicos pueden dar por revisados todos o un grupo de equipos y dejarlos tal y como
estaban la última vez que se revisaron.
Esta aplicación es útil, por ejemplo, en las revisiones trimestrales en el sector PCI (generalmente revisiones
oculares en las que habitualmente los equipos están como estaban). Nuestro técnico activa el quick rojo en
su móvil dejando todo igual, como estaba. Empieza la revisión visual. Si ve alguna anomalía grave, localiza
el equipo e introduce dicho fallo en ese equipo concreto.
- quick verde: nuestros técnicos pueden dar por revisados todos o un grupo de equipos y dejarlos todos bien,
sin anomalías, atendiendo a las especificaciones que nuestro responsable técnico haya hecho en esos
equipos. Es una práctica habitual en clientes con pocos equipos.

Por cierto, podemos configurar el sistema para que cuando el técnico ejecute el quick verde se borren las
observaciones que haya escrito en el campo observaciones (la descripción de anomalías). Para ello es necesario
que activemos el selector activar el procedimiento quick y que activemos el selector Vaciar los campos de
Observaciones al utilizar el Quick verde de Menú general / opción mantenimiento / opción opciones generales.
Esta opción está disponible en móviles con versión 6.2 o superior.

• selector albarán valorado. Si marcamos este selector, el albarán de este trabajo estará valorado, es decir, incluirá
precios. En el caso de un trabajo ya finalizado no tiene tanta utilidad este selector.

También podemos visualizar el albarán valorado a través del icono $ dentro de un papel 
Es vital que nos aseguremos que los precios que hemos introducido en el sistema están bien (ver Manual G3w y la
gestión de precios y tarifas).

• selector precios verificados. Marcando este selector, un usuario de nuestra oficina puede indicar que ya ha verificado
los precios desde la opción Asignar precios al trabajo. Como recordamos, en ese momento, en la caja del trabajo
aparece el icono dólar amarillo sobre fondo verde.

• selector requiere presupuesto. En algunas ocasiones necesitamos generar un presupuesto para subsanar las
deficiencias de un trabajo.
Generalmente es el técnico el que, tras finalizar el trabajo, nos informa de si, en su opinión, el trabajo requiere un
presupuesto. En este caso, este selector estará marcado.
Sin embargo, desde la oficina, también podemos marcar esta necesidad si, tras revisar la documentación aportada
por el técnico, lo estimamos oportuno.

• Campo notas para presupuesto. Aquí se muestran las indicaciones relacionadas con la necesidad de generar un
presupuesto.
Escribimos o modificamos el texto en el recuadro de texto inferior. Pulsamos el icono flecha circular para validar el
texto.
Pulsamos el icono papel con lápiz. Accedemos a la ventana notas para presupuesto. Escribimos o modificamos el
texto. Pulsamos el icono papel con lápiz para validar el cambio y, a continuación, la opción cancelar para salir de la
ventana o, desde el principio, la opción cancelar para abortar el proceso.

• pastilla asignar precios al trabajo .
Pulsamos esta opción para conocer los precios que el sistema ha asignado al trabajo realizado por el técnico. En
paralelo, nuestra oficina pueda modificarlos.
Accedemos a la ventana Mantenimiento de operaciones, materiales y descuentos que nos muestra, en el caso de
existir, los ítems implicados en este trabajo. Para añadir más materiales, escribimos el material en el campo indique
la descripción del material libre o seleccionamos un material existente del campo desplegable que tiene la lupa.
Indicamos sus unidades, el precio unitario y su descuento y pulsamos la opción modificar precios de materiales para
validar el proceso.
Para modificar materiales, introducimos los cambios en los campos correspondientes y pulsamos la opción modificar
precios de materiales para validar la modificación.
Para eliminar materiales, basta con que dejemos a 0 las unidades y pulsemos la opción modificar precios de
materiales.

Lo más habitual es utilizar esta pastilla cuando el trabajo está finalizado.
Sin embargo, desde un trabajo en estado pendiente también podemos acceder a esta pastilla cuando queramos
precargar su albarán; de esta forma, el técnico cuando inicie el trabajo no tendrá, en principio, que introducir ningún
material. Cuando un trabajo no iniciado tiene precargado el albarán, la pastilla asignar precios al trabajo tiene en su
parte izquierda un icono libro azul .
El sistema nos deja asignar precios al trabajo a pesar de estar el trabajo facturado; cuando ya es imposible es cuando
tengamos un vencimiento cobrado, un vencimiento remesado o hasta que la factura esté contabilizada.

• selector tarea tipo presupuesto .
Cuando creamos el aviso, indicamos si la tarea va a contemplar o no la realización de un presupuesto.
Si marcamos este campo y lo validamos con el icono flechas verde/naranja, le permitimos al técnico confeccionar un
presupuesto en su dispositivo móvil; en ese momento, en la caja de la tarea aparece el icono calculadora que significa
“tarea para presupuesto”.
Desde este campo de la ficha de la tarea podemos modificar esta opción.

• a continuación, podemos ver una serie de iconos (en función del estado de la caja) que se detallan en el capítulo 10
iconografía del presente manual.
- el icono F factura puede ser de color azul, si la factura está pendiente de cobro, o de color verde, si la factura
ya tiene todos sus vencimientos cobrados. Pulsando el icono F de factura con el botón derecho accedemos
a un menú que nos de la posibilidad de editar la factura, visualizar la factura o editar sus vencimientos.

• pastilla Acceder al informe con detalle de equipos. Como su nombre indica, desde este campo, podemos acceder
al informe con detalle de los equipos.
En un trabajo en estado no iniciado, podemos tener dependientes finalizados, de ahí que también esté contemplada
la posibilidad de acceder al informe con detalle de los equipos de lo que se lleve hecho.
Desde esta pastilla, desde el estado interrumpido, podemos conocer lo que llevamos hecho de cada equipo (en el
caso del estado interrumpido) y la situación en la que se ha quedado cada uno de los equipos ya intervenidos (cómo
hemos dejado los equipos).

• hay una nueva pastilla Acceder al informe para presupuesto.  Desde
esta pastilla accedemos al informe para presupuesto que es un informe que muestra todas las anomalías agrupadas
por tipología de equipo (anomalías de las BIEs, anomalías de los extintores…). Esta pastilla puede tener a su derecha
4 iconos:
- el icono calculadora azul  que nos permite crear un presupuestos automáticamente desde el trabajo (sólo
la cabecera, no las líneas). Este icono se visualiza sólo en trabajos en estado finalizado y en trabajos que
carezcan de un presupuesto correctivo creado con anterioridad.

- el icono calculadora verde  que nos permite localizar el presupuesto asociado directamente al trabajo, es
decir, el presupuesto que hemos creado previamente con el objeto de resolver las anomalías detectadas
durante la realización del presente trabajo. Este icono se visualiza sólo en trabajos en estado finalizado y en
trabajos que ya dispongan de un presupuesto correctivo creado (al menos, su cabecera).

- el icono calculadora morada  que nos muestra todos los presupuestos que estén “pendientes de asignar”
asociados al cliente de facturación y al cliente de servicio de dicho trabajo. Este icono se visualiza en trabajos
desde el “estado pendiente” y siempre que el cliente de dicho trabajo tenga presupuestos “pendientes de
aceptar”.

- el icono calculadora ocre  que nos muestra todos los presupuestos que están “aceptados” asociados al
cliente de facturación y al cliente de servicio concretos de dicho trabajo. Este icono se visualiza en trabajos
desde el “estado pendiente” y siempre que el cliente de dicho trabajo tenga presupuestos “aceptados”.

• pastilla Nº Presupuesto asociado al trabajo: 117 si hemos hecho un presupuesto asociado a ese trabajo.

• pastilla Introducir comentarios para el informe de presupuesto :  Ya hemos visto que el informe para
presupuesto muestra todas las anomalías agrupadas por tipología de equipo. Hay situaciones en la que nuestro
ingeniero quiere introducir algún texto en dicho informe para personalizarlo y dirigirse al cliente con mayor
individualidad. Pulsando el icono  el ingeniero accede a una ventana en la que selecciona la tipología de equipo
para la que quiere escribir el comentario personalizado; puede escribir un comentario para cualquier tipología de
equipo.

• pastilla Enviar email solicitando la creación de un presupuesto correctivo : Cuando se finaliza un trabajo,
nuestros técnicos, en función de las anomalías detectadas, pueden marcar desde su móvil que, en su opinión, dicho
trabajo necesita un presupuesto correctivo.
En paralelo, la persona de nuestra oficina que verifica los trabajos puede también indicar que dicho trabajo requiere
un presupuesto correctivo en el caso en el que el técnico no lo haya hecho.
Esto es útil en empresas grandes en las que las personas que verifican los trabajos no tienen por qué coincidir
con las personas que generan los presupuestos. Gracias a este campo, la persona responsable de presupuestos
recibe la notificación de que tiene que generar un presupuesto. Esta persona recibe dicha notificación en un correo
que introdujimos al implantar G3w (el mail del responsable de presupuestos).

• pastilla Acceder al informe de observaciones. Como su nombre indica, desde este campo, podemos acceder a las
observaciones de los equipos del cliente, que salen de las observaciones que haya escrito el técnico en el campo
observaciones de los equipos del cliente.
En un trabajo en estado no iniciado, podemos tener dependientes finalizados, de ahí que también esté contemplada
la posibilidad de acceder al informe de observaciones de los equipos de lo que se lleve hecho.

• pastilla Disponible la encuesta relativa al trabajo Nos permite saber si hemos enviado la encuesta al cliente y si
éste la ha respondido; en este caso, se indica con un “disponible encuesta”.

• botón documentos. Este campo nos lleva a los documentos asociados al trabajo.
Desde la Ficha de la tarea hay 3 sitios desde los que acceder a los documentos: el icono documentos del cliente de
facturación, la pastilla envío y visualización de documentos y este icono documentos de la parte derecha de la
ficha de la tarea.
• botón historial servicio. Este campo está nos lleva directamente al historial del cliente de servicio, que nos muestra
todos los trabajos que existen en ese cliente de servicio.
También podemos acceder al historial desde Menú principal / botón clientes / selector cliente de servicio / botón
Historial.

Elementos presentes en la parte inferior de la ficha de la tarea

• cuadro morado extintores a retimbrar que ofrece para cada extintor a retimbrar la información del nº de referencia,
nº placa, tipo, peso, ubicación, fecha de fabricación, fecha de retimbrado y próximo retimbrado.

• cuadro rosa extintores caducados que ofrece para cada extintor caducado la información del nº de referencia, nº
placa, tipo, peso, ubicación, fecha de fabricación, fecha de retimbrado y fecha de caducidad

• cuadro verde BIES que requieren prueba hidrostática que ofrece para cada BIE la información del nº de referencia,
tipo, tramo, ubicación, fecha de fabricación, fecha de retimbrado y próximo retimbrado

• cuadro azul BIES caducadas que ofrece para cada BIE caducada la información del nº de referencia, tipo, tramo,
ubicación, fecha de fabricación, fecha de retimbrado y fecha de caducidad

• botón volver interrupción. Nos permite, bajo petición de un técnico, dejarle el trabajo tal y como estaba en la última
interrupción (es decir, como estaba antes del último inicio, antes de reiniciar el trabajo).
Este proceso es vital cuando el técnico, por el motivo que sea (saturación de memoria, pérdida de comunicación…),
tras haber interrumpido un trabajo lo reinicia y se da cuenta que no se le han descargado todos los trabajos.
Imaginemos que al reiniciar un trabajo al técnico no se le descargan todos los equipos (porque se satura la memoria,
se pierde la comunicación…). Cuando el técnico vuelva a interrumpir el trabajo, el sistema grabará en el servidor la
información con la foto de la nueva interrupción; y en esa foto no aparecerá la información de aquellos equipos que se
habían chequeado en días anteriores y que no se han descargado al iniciar la jornada; por consiguiente, en esta nueva
interrupción, la información “en blanco” de estos equipos “machacará” la información existente sobre ellos de
interrupciones anteriores.
En estos casos, el técnico debe llamar a nuestra oficina, informarnos que ha tenido un problema en la descarga de los
trabajos y pedirnos que le volvamos el trabajo a la última interrupción, justo como estaba antes del último inicio.

• botón generar dependiente nos permite generar un trabajo dependiente para un trabajo no iniciado.
Se abre debajo una ventana en la que podemos introducir la siguiente información:
- campo técnico disponible: es el técnico al que vamos a asignar el dependiente
- campo fecha asignada con icono sel.dia: es la fecha a la que vamos a asignar el dependiente. Por
defecto, aparece la fecha del trabajo principal
- campo tipo de trabajo: es el tipo de trabajo que va a tener el dependiente que estamos creando. Por
defecto, es el mismo que el del trabajo principal
- selector urgente: indicamos si queremos que el dependiente sea urgente o no
- campo comentario: por defecto, aparece el del trabajo principal, si bien es modificable
- selector establecer el trabajo como dependiente correctivo: marcamos este selector si queremos que
el dependiente que estamos generando sea un dependiente correctivo; en ese caso, nos avisa que va a
prevalecer lo que hagamos en el correctivo sobre lo que hayamos hecho en los anteriores trabajos.



• botón generar consecuente. Si lo pulsamos podemos generar un trabajo consecuente de un trabajo no iniciado.
Se abre debajo una ventana en la que podemos introducir la siguiente información:
- campo técnico disponible: es el técnico al que vamos a asignar el dependiente
- campo fecha asignada: es la fecha a la que vamos a asignar el consecuente. Por defecto, aparece la
fecha del trabajo principal.
- campo hora asignada: podemos establecer la hora de ejecución del consecuente
- campo comentario: por defecto, aparece como el del trabajo principal, si bien es modificable
- campo tipo de trabajo a generar: podemos elegir el tipo de trabajo del consecuente, que no suele
coincidir con el del trabajo principal
- selector urgente: indicamos si el dependiente queremos que sea urgente o no
- selector trabajo destinado a la realización de un presupuesto: indicamos si el trabajo está destinado
a confeccionar un presupuesto
- selector trabajo no facturable: indicamos si queremos que el consecuente sea no facturable



• botón marcar verificado nos permite marcar el trabajo como verificado (revisión técnica)

• botón eliminar revisión. Nos permite volver a dejar el trabajo como no iniciado (caja de color blanco). Puede ser útil
si hemos iniciado el trabajo desde el panel de control y se nos ha cerrado la ventana (problema que hemos mencionado
en el capítulo 2.4); o si el técnico ha perdido su dispositivo móvil después de haberlo iniciado.

• botón facturar si el trabajo no tiene dependientes o, en el caso de tenerlos, si están todos en estado finalizado.
• botón no facturable / facturable. Desde esta opción, un “trabajo pendiente facturable” podemos marcarlo como “no
facturable” y viceversa, un “trabajo pendiente no facturable” podemos marcarlo como “facturable”.
• botón marcar cierre por si se quiere cerrar el trabajo; recordemos que el cierre es un estado de libre disposición.
• Cuadro Imágenes asociadas al trabajo. Este cuadro recoge todas las imágenes que hemos añadido y asociado al
trabajo, incluso las imágenes correspondientes a los trabajos dependientes; de manera ya no es necesario consultar
cada uno de los trabajos dependientes para poder mostrar todas las fotos en la documentación.
Para cada foto, tenemos el selector que nos permita seleccionarla para mostrarla en el albarán, en el informe
extendido, en el informe para presupuesto y en el certificado y el icono eliminar para borrar dicha foto. Podemos ir
seleccionando las fotos de una en una o bien todas de golpe con el selector marcar/desmarcar todas. Para validar los
cambios pulsamos el botón actualizar
El proceso de alta y eliminación de estas imágenes, así como el de adjuntarlas a determinados documentos (albarán,
informe extendido, resumen de anomalías, certificado) está descrito en el capítulo 8.6.2 del presente manual.



• cuadro tiempos empleados para la realización del trabajo. Nos informa de la fecha, hora de inicio, hora fin, tiempo,
tiempo de desplazamiento, técnico, comentario y enviado, así como el tiempo acumulado en horas y minutos.

• Cuadro informativo trabajos dependientes.
• Cuadro informativo materiales utilizados
• Cuadro informativo incidencias abiertas registradas. Desde esta tabla podemos conocer todas las incidencias
abiertas que tiene este cliente de servicio. Recordemos que el técnico es el que decide informar si, en su opinión, un
equipo o un cliente requiere una atención inmediata por parte de nuestra empresa (por ejemplo, si no arranca el grupo
de presión, si el cliente me pide que quite el sonido a las alarmas, si el cliente está muy enfadado, si el cliente nos
informa que abre una nueva nave…)
Cuando el técnico pone una incidencia aparece el icono triángulo rojo  en la esquina superior izquierda de la caja
del trabajo. A nuestro responsable de incidencias todos los días le llega un mail informándole de todas las incidencias
abiertas en el sistema. Por cierto, nuestros técnicos también pueden ver estas incidencias abiertas desde el móvil,
para evitar que puedan volver a escribirse.
Cuando nuestro responsable de panel de control cierre la incidencia, desde Menú principal / botón Informes / botón
incidencias, el icono es un triángulo verde .

• Cuadro últimas 5 incidencias cerradas registradas que nuestro responsable de incidencias ha cerrado.

• Cuadro periodicidades abiertas programada. Es la misma tabla que aparece de la ficha del cliente de servicio.
Incluye información sobre la descripción, fecha desde, cuota y descripción, texto y tiempo teórico en minutos

• Cuadro informativo contadores programados. Podemos ver los contadores programados en este cliente.