Hay situaciones en las que nos puede convenir generar los trabajos con anterioridad a la fecha de generación indicada en la programación de la periodicidad con el objeto de poder ir revisando los trabajos, de poder ir asignándolos…  No estamos adelantando la periodicidad. Sólo estamos adelantado la generación de trabajos.  Evidente, los trabajos cuya generación forzamos con antelación no se volverán a generar cuando se alcance la fecha inicial de su programación.

Hay 2 situaciones muy habituales en las que nos puede interesar generar los trabajos con antelación: cuando nosotros queremos adelantar la generación mensual unos días respecto a la fecha de generación real (porque queremos empezar a asignarlos a técnicos y fechas concretas de ejecución) o cuando un cliente nuevo, que nos contrata un mantenimiento, nos solicita con urgencia el trabajo en el mes en curso.  

Cuando queremos adelantar la generación mensual unos días respecto a la fecha de generación real.  Imaginemos que estamos a 25 de marzo y nuestro responsable de producción quiere generar ya todos los trabajos de abril, en lugar de esperar a la madrugada del 1 de abril, para empezar a asignarlos entre los técnicos. 

Pulsamos Menú principal / botón generar tareas. Se nos abre la ventana Generación de tareas periódicas en la que podemos rellenar la siguiente información: 

• campo generar hasta (por defecto, la fecha del día en curso). Indicamos aquí hasta cuándo (qué fecha de generación automática de trabajos definida en la programación de periodicidades) G3w va a generar sus trabajos correspondientes de forma manual. En el ejemplo anterior, si estamos a 25 de marzo y queremos generar todo abril, lo más recomendable sería teclear hasta el 30 de abril (hasta el último día del mes cuyas tareas queremos generar). - Si ponemos el 1 de abril funcionará. Pero, si por casualidad, tenemos periodicidades programadas para el 15 de abril, estas tareas no se generarían. Y esto puede provocar que el responsable de producción tenga problemas al repartir las tareas ya que no dispone de toda la información; el día 15 se encontrará con clientes cuyos trabajos no ha repartido y los técnicos tendrán que ir de forma explícita a hacerlas. Por tanto, recomendamos generarlas hasta el último día del mes que queremos adelantar.  - Tampoco tiene sentido generar las tareas hasta mayo, junio… porque el responsable de producción se puede confundir con tareas periódicas que no tienen por qué hacerse antes de mayo, de junio… 

• campo desplegable cliente de facturación. Gracias a este campo podemos generar los trabajos periódicos de un cliente de facturación concreto.  Imaginemos que tenemos como cliente, por ejemplo, una cadena de hoteles a la que hacemos el mantenimiento en abril. Estamos a 25 de marzo y el cliente nos llama solicitándonos que le adelantemos los mantenimientos de abril, porque a mitad de mes tiene una auditoría que le va a exigir la presentación de los certificados. Si no nos interesa adelantar todo abril para todos los trabajos de todos nuestros clientes, podemos adelantar sólo los trabajos de este cliente.

• campo desplegable cliente de servicio. Si hemos elegido en el campo anterior un cliente de facturación, G3w nos ofrece la posibilidad de generar los trabajos de un servicio concreto de dicho cliente de facturación. El sistema nos carga en este campo los servicios del cliente de facturación seleccionado.  En el ejemplo anterior, este campo nos permitiría elegir exclusivamente el hotel que va a tener la auditoria. 

• campo desplegable sucursal. Este campo sólo nos aparece si tenemos sucursales. Es una opción muy útil porque nos permite adelantar los trabajos correspondientes a las periodicidades de los clientes de una sucursal.  Imaginemos, por ejemplo, que nuestra sucursal del norte ha completado todos los trabajos que tenía para marzo y nos llaman solicitándonos que les adelantamos los trabajos de abril. Para no generar todo abril de toda la empresa, seleccionamos en este campo la sucursal concreta para que sólo se adelanten los trabajos de los clientes de dicha sucursal.

• campo sucursal zona. La misma casuística que con el campo anterior pero, en lugar de hablar de sucursales, hablamos de zonas.  

selector generar tareas de facturación automática (por defecto, está desactivado). Cuando decidimos generar los trabajos con anterioridad a la fecha de programación, podemos encontrarnos con un problema si tenemos periodicidades autofacturables. Las periodicidades autofacturables son aquellas que, en el mismo momento en el que se generan sus trabajos atendiendo a la programación, éstos se generan ya finalizados y facturados; se trata generalmente de “trabajos de facturación” cuyas periodicidades llevan asociadas ya una cuota, como puede ser las cuotas de conexión a CRA.   Retomando el ejemplo anterior, el 27 de marzo generamos todos los trabajos de las periodicidades correspondientes al mes de abril. Entre estas periodicidades las hay autofacturables. Al adelantarlas y ser autofacturables, el 27 de marzo se generarán sus facturas que tendrán como fecha de emisión de la factura el 1 de abril (que es cuando se debe de facturar la conexión a CRA) y como número de factura el que les corresponda en el sistema a la fecha de 27 de marzo.  - En principio no habría problema excepto si el 28, 29 ó 30 de marzo facturamos algún otro trabajo. Estos nuevos trabajos tendrían como fecha de emisión el 28, 29 o 30 de marzo (anterior a la fecha de emisión del 1 de abril de la conexión CRA) y como número de factura uno posterior a los de las facturas de conexión a CRA (puesto que son correlativos).  - La solución que G3w ofrece para poder adelantar la generación de trabajos sin entrar en problemas de correlación entre fecha de emisión y número de factura es evitar que los trabajos autofacturables se adelanten. Para ello, tenemos que dejar desmarcado el selector generar tareas de facturación automática.  - En el caso en el que necesitáramos adelantar estos trabajos autofacturables para adelantar, por ejemplo, la tramitación de las remesas, la solución sería o no facturar más trabajos hasta fin de mes o, en el caso de hacerlo, modificar en esos nuevos trabajos su fecha de emisión (poniéndoles una fecha igual o posterior a la fecha de emisión de las periodicidades).   Pulsamos la opción Generar tareas. El sistema nos informa del número de tareas generadas.