Generación De Un Trabajo A Partir De Un Presupuesto
OTRAS OPERACIONES CON PRESUPUESTOS
GENERACIÓN DE UN TRABAJO A PARTIR DE UN PRESUPUESTO
Una operación muy habitual con presupuestos es la de generar un trabajo desde un presupuesto, tras su aceptación por
parte del cliente.
Aunque podemos crear un aviso por separado. El sistema nos deja también generar un trabajo desde la opción clientes /
opción generar aviso.
Sin embargo, lo lógico es que, si vamos a hacer un trabajo para ejecutar un presupuesto, lo hagamos desde el propio
presupuesto. La principal ventaja de seguir este proceso es que el sistema nos permite volcar todas las líneas del
presupuesto al trabajo para facilitar la labor del técnico; aun cuando el técnico, durante la realización del trabajo, pueden ir
añadiendo o eliminado material. Por el contrario, cuando generamos el trabajo de forma independiente, el sistema nos deja
asociar el presupuesto y la nota del trabajo.
Otra ventaja es que, en el caso en el que hayamos asignado un límite de riesgo para la deuda al cliente de facturación (en
el campo riesgo asumido de la ficha del cliente de facturación), al acceder al presupuesto, obtenemos información del
estado de dicha deuda antes de generar el trabajo. En la parte superior de la cabecera del presupuesto nos aparece la
tabla de riesgos con información del “riesgo máximo definido”, del “importe de vencimientos pendientes de cobro” y de su
“diferencia”. La tabla es verde excepto cuando nuestro cliente de facturación haya superado el riesgo, en cuyo caso es roja
En este capítulo vamos a ver en primer lugar cómo generar un trabajo desde un presupuesto; a continuación, vamos a
presentar los 3 casos más habituales en los que podemos seguir este proceso y vamos a terminar presentando las
desviaciones que pueden existir entre un presupuesto y el trabajo creado desde el presupuesto.
Generación de un trabajo desde un presupuesto.
Localizamos el presupuesto siguiendo los pasos del capítulo 4.- del presente manual. Pulsamos el icono papel con lápiz
situado a la derecha del presupuesto.
En este momento tenemos que decidir si queremos trasladar o no las líneas del presupuesto al aviso que vamos a crear.
Tenemos 3 posibilidades:
• que queramos trasladar todas las líneas del presupuesto al aviso
• que sólo queramos trasladar algunas líneas, pudiendo incluso dividir el trabajo presupuestado en distintos avisos.
• que no queramos trasladar ninguna línea del presupuesto al aviso
En el caso en el que queramos trasladar algunas líneas del presupuesto al aviso, seleccionamos dichas líneas. Para
ello, en la parte inferior de la pantalla, localizamos las líneas y las seleccionamos desplazando a la derecha su selector
correspondiente. Y a continuación pulsamos el botón aviso.
En el caso en el que no queramos trasladar ninguna línea o queramos trasladarlas todas, pulsamos directamente
pulsamos el botón aviso.
Tras pulsar el botón aviso aparece una pantalla donde introducimos los datos necesarios para dar de alta el aviso:
• Campo cliente de servicio. Los avisos se tienen que generar a cliente de servicio
• Campo tipo de trabajo: anual, correctivo…
• Campo asignar a: introducimos el técnico al que queremos asignarle el aviso
• Campo asignar al día: introducimos el día en el que queremos generar el aviso
En cuanto pulsemos la opción crear se generará un trabajo (correctivo, de instalación…) en base al presupuesto
de partida. Todas las líneas del presupuesto pasarán al post-it del trabajo (las líneas se vuelvan sin precios, por
cierto). De esta forma, gracias al post-it, nuestros técnicos sabrán qué es lo que tienen que hacer en el trabajo.
• Selector generar una tarea no facturable: se selecciona si queremos que la tarea a generar sea no facturable
• Campo al finalizar el trabajo se avisará a: seleccionamos el usuario al que queremos que el sistema avise
cuando la tarea que se está generando se finalice
• Campo texto que se enviará al finalizar el trabajo: introducimos el texto que queremos que acompañe al
mensaje que se enviará al finalizar el trabajo. Por defecto, este campo se carga con un texto genérico que indica
“se ha finalizado el trabajo asociado al presupuesto xxx”.
Este campo sólo tiene sentido si se ha seleccionado un usuario en el campo anterior.
• Selector trasladar las líneas de detalle al trabajo.
Desplazando o no este selector tenemos la posibilidad de trasladar todas las líneas del presupuesto al aviso o de
no trasladar ninguna.
Si marcamos este selector, además de pasar al post-it las líneas del presupuesto (que es lo que sucede
automáticamente al generar un aviso desde un presupuesto), estaremos cargando estas líneas en el trabajo como
materiales y/o recursos; es decir, el generar un aviso desde un presupuesto provoca el volcado de las líneas del
presupuesto al post-it y el marcar el selector trasladar las líneas de detalle al trabajo provoca el volcado de las
líneas del presupuesto al trabajo como materiales y/o recursos.
Gracias a este selector, tendríamos un trabajo precargado a priori con los materiales y/o recursos a facturar
en dicho trabajo. De esta forma, nuestros técnicos se limitarían a ejecutar físicamente el trabajo, sin
necesidad de introducir materiales y/o recursos en dicho trabajo, ya que, como acabamos de decir, las líneas
se han volcado al seleccionar este selector. Aunque, por supuesto, que nuestros técnicos pueden añadir,
modificar o eliminar materiales y/o recursos procedentes de las líneas volcadas desde el presupuesto.
Por cierto, en la caja del trabajo de asignar precios al trabajo aparece un icono librito azul que indica que
ya este trabajo ya tiene los materiales y/o recursos volcados, como si fuera un albarán precargado (es un
trabajo aún no hecho pero con los materiales y/o recursos ya incluidos).
Hay casos, sin embargo, en los que no nos interesa trasladar las líneas del presupuesto al trabajo.
Por ejemplo, cuando hacemos un presupuesto de revisión. Como bien sabemos, cuando nuestros técnicos
hacen una revisión deben ir añadiendo las líneas de la revisión en el trabajo. Si nosotros les hemos volcado
las líneas del presupuesto en el trabajo estaríamos duplicando las líneas, ya que el técnico, al realizar las
revisiones, ya estaría introduciendo todos los conceptos necesarios.
Otro ejemplo es cuando queremos facturar un trabajo antes de enviar el técnico a hacerlo. En estos casos,
necesitamos que el trabajo tenga todas sus líneas para facturarlo. Y una vez facturado y cobrado, tendremos
que crear otro segundo trabajo para que el técnico vaya a hacerlo, pero en este segundo trabajo, ya no
tendremos que trasladar de nuevo las líneas, porque si no estaríamos facturando el trabajo dos veces (la
primera, con el trabajo que hemos creado para facturar, y la segunda, con el trabajo que hemos creado para
que el técnico haga exclusivamente el trabajo); este segundo trabajo sería no facturable y sin traslado de las
líneas.
• Selector marcar trabajo como urgente. Si seleccionamos esta opción, el aviso que se genera desde el
presupuesto es urgente.
• Selector generar el aviso en estado finalizado.
Si marcamos este selector estaremos generando el aviso en estado finalizado (es decir, con la caja del trabajo ya
en amarillo). Este proceso nos puede resultar útil cuando tenemos que emitir la factura de forma inmediata, tras
la aceptación del presupuesto, sin que sea requisito indispensable que el trabajo se ejecute antes de ser facturado.
Al desplazar este selector, se despliega una ventana en la que podemos introducir la fecha, la hora de inicio y la
de finalización y un selector para indicar si queremos que se decremente o no el stock de los materiales
trasladados del presupuesto al aviso. Normalmente, no debiéramos decrementar el stock en trabajos en estado
finalizado ya que estos trabajos están generalmente destinados a facturación y no ha habido entrega de material
al cliente.
Debemos de tener en cuenta que cualquier trabajo de tipo aviso creado con esta condición tampoco realizará
decrementos de stock desde la opción Asignar precios al trabajo.
Casos habituales en la generación de un trabajo desde un presupuesto.
Vamos a recopilar los 3 casos más habituales en la generación de un trabajo desde un presupuesto.
1er caso. Generamos un trabajo desde un presupuesto y enviamos al técnico a hacerlo.
Generamos un aviso desde el presupuesto.
• Generaríamos el aviso desde el presupuesto con lo que las líneas del presupuesto pasarían al post-it del
trabajo
• Lo generaríamos marcando el selector trasladar las líneas de detalle al trabajo con lo que las líneas del
presupuesto se volcarían al trabajo como materiales y/o recursos
Enviamos al técnico que se limita a ejecutar el trabajo atendiendo a las notas del post-it. El técnico finaliza.
Nuestra oficina factura el trabajo; en el fondo está facturando el presupuesto.
2º caso. Generamos un trabajo de revisión desde un presupuesto y enviamos al técnico a hacerlo.
Generamos un aviso desde el presupuesto.
• Generaríamos el aviso desde el presupuesto con lo que las líneas del presupuesto pasarían al post-it del
trabajo
• Lo generaríamos SIN MARCAR el selector trasladar las líneas de detalle al trabajo para evitar que las
líneas del presupuesto se vuelquen en el trabajo como materiales y/o recursos, ya que el técnico, en
trabajos de revisión, está obligado a añadir las líneas mientras hace la revisión.
Enviamos al técnico que se no sólo se limita a ejecutar el trabajo (atendiendo a las notas del post-it) sino que
además añade las líneas de la revisión. El técnico finaliza.
Nuestra oficina factura el trabajo; en el fondo está facturando lo que el técnico ha añadido.
3er caso. Generamos un trabajo de instalación desde un presupuesto y lo facturamos antes de enviar al
técnico.
Un caso muy habitual son los presupuestos de instalación en los que nosotros, tras aceptar el cliente el presupuesto,
podemos exigirle un anticipo de la instalación antes de proceder a hacerla.
Generamos un primer aviso desde el presupuesto:
• Generaríamos el aviso desde el presupuesto con lo que las líneas del presupuesto pasarían al post-it del
trabajo
• Lo generaríamos marcando el selector trasladar las líneas de detalle al trabajo con lo que las líneas del
presupuesto se volcarían al trabajo como materiales y/o recursos
• Lo generaríamos marcando el selector generar el aviso en estado finalizado con lo que se podría facturar
inmediatamente
Facturaríamos este primer trabajo, se generaría un vencimiento, lo pasaríamos al cobro y una vez cobrado, es
cuando autorizaríamos a nuestros técnicos a hacer el trabajo.
Para que nuestros técnicos pudieran hacer el trabajo tendríamos que generar un 2º aviso, también desde el
presupuesto:
• Generaríamos el aviso desde el presupuesto con lo que las líneas del presupuesto pasarían al post-it del
trabajo y nuestros técnicos sabrían qué hacer.
• Ya NO marcaríamos el selector trasladar las líneas de detalle al trabajo porque no queremos que las
líneas del presupuesto se vuelquen al trabajo como materiales y/o recursos puesto que ya hemos facturado
el trabajo.
• Lo generaríamos como aviso no facturable porque ya se ha facturado el presupuesto.
Desviaciones entre el presupuesto y el trabajo.
Acabamos de ver cómo crear un trabajo para ejecutar un presupuesto que un cliente nos ha aceptado y cómo, en
determinados casos, G3w nos permite volcar todas las líneas del presupuesto al trabajo para facilitar la labor del técnico.
El técnico puede, durante la realización del trabajo, ir añadiendo o eliminado material.
En algún momento nos puede interesar evaluar las desviaciones entre el presupuesto original y el trabajo. Para ello, no
tenemos más que pulsar el icono flujo cuadrados -bolos situado a la derecha del cuadro de las líneas del presupuesto.
Para cada línea de presupuesto así como del resto de elementos que el técnico haya ido dando de alta al ejecutar los
trabajos asociados a dicho presupuesto, el sistema nos presenta las desviaciones a nivel de unidades, de precios…
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