Gestión De Precios De Cuotas
Como ya sabemos, cuando hacemos un trabajo sobre los equipos de un cliente, podemos facturarle por dos conceptos:
por el trabajo en sí mismo (revisión, mantenimiento, reparación, instalación…) y por los materiales (batería, pulsador,
detector, cartel…) y/o recursos (hora de trabajo, desplazamiento fuera de un área…) utilizados durante la realización de
dicho trabajo.
Y a su vez, el trabajo en sí mismo se puede facturar o bien por cuota o bien por operación unitaria realizada a un equipo.
La cuota es una cantidad fija que el cliente nos paga por recibir un servicio (mantenimiento…). Es evidente que, aunque
la cuota es un importe cerrado, nace de un presupuesto que contempla el número y tipo de equipos que tiene el cliente.
La cuota es la forma más habitual de cobrar las intervenciones de mantenimiento a un cliente.
Si le cobramos al cliente por cuota indicamos en la propia programación de la periodicidad la cuota y su descripción (en
el campo cuota y campo descripción de la cuota). Cuando el técnico finaliza el trabajo en su aplicación móvil, G3w
automáticamente coloca en el albarán la cuota y descripción indicada en la periodicidad. Estas se trasladan a la factura.
En este capítulo vamos a abordar los temas relacionados con la facturación por cuota: cómo podemos dar de alta, modificar
o anular una cuota y cómo podemos aplicar un descuento a una cuota.
Dar de alta una cuota.
La cuota se da de alta al programar la periodicidad de un cliente de servicio. Por este motivo, localizamos al cliente
de servicio desde el Menú principal / botón clientes / botón clientes de servicio.
Pulsamos la opción Periodicidad. Accedemos a una pantalla con toda la información necesaria para gestionar las
periodicidades de dicho cliente.
Seleccionamos el tipo de periodicidad que queremos programar (interanual, anual, semanal o diaria) y completamos
la información solicitada en los campos. Hay 4 campos de información relacionados con las cuotas:
• el campo cuota preasignada a la tarea: introducimos el importe fijo que el cliente de servicio va a pagar
por recibir un servicio
• el campo concepto para la cuota: escribimos el texto que describe la cuota (por ejemplo, podemos
escribir cuota de mantenimiento por los sistemas de PCI instalados en el domicilio del cliente).
Este concepto aparecerá en el albarán y en la factura.
• el campo código externo para la cuota: introducimos el código de unión con un ERP (en el caso en el
que nuestra empresa disponga de él)
• el campo facturación automática de la cuota: si lo marcamos forzamos al sistema a que genere y
ejecute el trabajo automáticamente, de forma que se pueda facturar directamente (con una factura que
incluirá la cuota).
Esta opción es muy útil cuando se programan trabajos administrativos exclusivamente de facturación.
Pongamos un ejemplo. Un cliente nos contrata una revisión anual de sus equipos con una cuota de
1.200, pero nos solicita que se la facturemos mes a mes, con una cuota de 100/mes. Nosotros
programaríamos 13 periodicidades: 1 periodicidad anual técnica a 0 (destinada a hacer el
mantenimiento de los equipos) y 12 periodicidades mensuales administrativas a 100 (destinadas a
cobrar la cuota). Si activamos, para estas 12 periodicidades, la opción de facturación automática, el
sistema, el primer día de cada mes (o el día que hayamos fijado), generará automáticamente las facturas
con su cuota sin necesidad de ejecutar el trabajo ligado a la periodicidad.
Para validar el alta de la cuota, pulsamos la opción Crear y se crea la periodicidad que se graba en el sistema.
Una vez programada la periodicidad, el trabajo asociado a ella se genera, bien porque el sistema detecta que se ha
alcanzado la fecha programada o bien porque la hayamos forzado con anterioridad a la fecha de su generación.
Cuando el técnico complete y finalice el trabajo (antes no), el sistema mete directamente en el albarán el importe y
el concepto de la cuota. De esta forma, los técnicos nunca podrán ver las cuotas ya que, como acabamos de decir,
la cuota se añade al albarán una vez finalizado el trabajo. Sin embargo, hay situaciones, como los trabajos que
cobran los técnicos al contado, en los que de forma explícita podemos autorizar al técnico a que vea el importe de
la cuota del trabajo.
El resto de temas relacionados con la gestión de periodicidades se aborda en el Manual G3w y la gestión de clientes.
Establecer un descuento para una cuota.
Antes de ver cómo podemos modificar y eliminar una cuota, vamos a ver cómo podemos establecer un descuento
para una cuota. No es una práctica habitual, ya que lo normal es rebajar directamente el importe de la cuota; sin
embargo, hay empresas que, como atención comercial con sus clientes, quieren reflejar dicho descuento en el
albarán valorado y en la factura.
Hay dos formas de establecer un descuento a una cuota:
• A priori
Desde el Menú principal / botón clientes / botón clientes de servicio / opción Editar accedemos a la
ficha del cliente de servicio. En el campo Descuento cuota introducimos el descuento que queremos
aplicar a las cuotas. Pulsamos la opción Aceptar.
Este descuento se aplica a la cuota de todos los trabajos periódicos que se finalicen a partir de este
momento (no a los trabajos ya finalizados).
• A posteriori
Seleccionamos el trabajo que tiene asignada la cuota en cuestión (la forma más sencilla es haciendo un
doble click sobre el nº de trabajo situado en la parte superior izquierda de la caja del trabajo de la pantalla
principal).
Accedemos a la pantalla que recoge toda la información de dicho trabajo. Pulsamos la opción Asignar
precios al trabajo.
Accedemos a otra pantalla desde la que podemos añadir o modificar las líneas de entrada de material
(líneas de entrada de materiales/recursos, cuotas…). Para cada una de estas entradas/líneas, podemos
modificar su descripción, las unidades incluidas en el albarán, el precio, el % de descuento y el % de
comisión, en el caso en el que se hubiera asignado una al comercial asociado al trabajo.
Para validar los cambios se pulsa la opción Modificar precios de materiales.
Modificar una cuota.
Hay dos formas de modificar una cuota.
• De forma puntual, para un trabajo concreto, una vez finalizado el mismo, y sin que la periodicidad ni el resto de
trabajos asociados a dicha periodicidad se modifiquen.
Puede ser útil en aquellas ocasiones en las que necesitamos cambiar el importe de la cuota de un trabajo antes
de enviar el albarán.
Para ello, seleccionamos el trabajo y accedemos a la pantalla que recoge toda la información de dicho trabajo.
Pulsamos la opción Asignar precios al trabajo. Accedemos a una pantalla desde la que podemos añadir o
modificar los materiales y sus importes y modificar el concepto y el importe de la cuota. Para validar los cambios
se pulsa la opción Modificar precios de materiales.
• De forma general, para todos los trabajos futuros que se generen asociados a su periodicidad.
Localizamos el cliente servicio desde el Menú principal / botón clientes / botón clientes de servicio.
Pulsamos la opción Periodicidad y nos aparece una pantalla con toda la información para gestionar las
periodicidades de dicho cliente de servicio. Nos ubicamos y seleccionamos el apartado correspondiente al tipo de
periodicidad al que corresponde la periodicidad que queremos modificar (interanuales, anuales, semanales y
diarias).
Seleccionamos la periodicidad que queremos modificar.
Pulsamos el icono Papel con lápiz. Procedemos a modificar la información en los campos correspondientes
(campo cuota preasignada, campo concepto…). Pulsamos la opción Actualizar.
Y así procedemos, con todas las periodicidades que queremos modificar.
Nota: se modifica para aquellos trabajos que aún no se hayan realizado. Si ya se ha concluido, habrá que hacer
las modificaciones a ese trabajo puntual siguiendo las etapas descritas en el apartado anterior.
Eliminar una cuota.
Las cuotas se eliminan suprimiendo la periodicidad que la contiene desde el Menú principal / botón clientes / botón
clientes de servicio.
Pulsamos la opción Periodicidad. Aparece una pantalla con toda la información para gestionar las periodicidades
de dicho cliente de servicio. Nos ubicamos y seleccionamos el apartado correspondiente al tipo de periodicidad al
que pertenece la periodicidad que queremos eliminar (interanuales, anuales, semanales y diarias).
Seleccionamos la periodicidad que queremos eliminar. Pulsamos el icono Papel con lápiz y, a continuación, la
opción Eliminar.
Y así procedemos, con todas las periodicidades que queremos eliminar.
Podemos eliminar también una cuota sin eliminar su periodicidad. Para ello, es suficiente con poner el importe de su cuota
a cero.
El resto de aspectos relacionados con las cuotas se abordan en otro manual (Manual de G3w y la gestión de clientes).
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