Gestión De Presupuestos

Gestión De Presupuestos

Podemos gestionar todas las acciones relativas a los presupuestos desde dos apartados del sistema G3w:
• desde el Menú principal / botón Presupuestos, desde donde accedemos a la ventana Gestión de
presupuestos que tiene, en la parte superior, 3 opciones, la opción Añadir, la opción Buscar y la opción
Requieren presupuesto y en la parte inferior un cuadro con la relación de los últimos 100 presupuestos creados
sobre el sistema para cualquier cliente.
• desde el Menú principal / botón Cliente / Cliente de facturación / botón presupuestos, desde donde
accedemos a la ventana Gestión de presupuestos que tiene, en la parte superior, 3 opciones, la opción Añadir,
la opción Buscar y la opción Requieren presupuesto, y en la parte inferior un cuadro con la relación de los
últimos 100 presupuestos creados sobre el sistema para ese cliente en particular.
Ya veremos a lo largo de este manual que podemos realizar ciertas gestiones (creación de presupuestos y alguna
consulta concreta de presupuestos) desde la Ficha de la Tarea.

Ventana Gestión de presupuestos
En ambas vías accedemos a la ventana Gestión de presupuestos que tiene:
• en la parte superior, 4 opciones: la opción Añadir, la opción Buscar, la opción Requieren presupuesto y la
opción Partidas,
• en la parte inferior un cuadro con la relación de los últimos 100 presupuestos, bien para todos los clientes del
sistema (en el primer caso), bien para un cliente en concreto (en el segundo caso).
Para cada presupuesto recogido en el cuadro de los últimos 100 presupuestos G3w nos indica:



- Número de presupuesto
- Cliente: concretamente, el código y el nombre del cliente de facturación. En algunos casos, hay una
segunda línea con los datos del cliente de servicio (código y nombre).
- Departamento de la empresa que ha generado el presupuesto.
- Trabajo: número del trabajo asociado a este presupuesto que es el que ha originado dicho presupuesto.
Si no lo hay, aparece un cero.
- Descripción del presupuesto
- Importe del presupuesto
- Fecha de creación del presupuesto
- Estado del presupuesto. En Menú general / botón Mantenimiento / Gestión de tablas / estado de
presupuestos se puede configurar los estados que necesitemos (enviado, en trámite, en seguimiento,
aceptado, …) y los colores de las pastillas que representen dichos estados (por ejemplo, pastilla verde
para estado aceptado…)
- El botón mostrar permite visualizar un pdf con los presupuestos seleccionados previamente.
- Icono Papel con lupa  a la derecha de cada presupuesto. Nos permite visualizar el presupuesto en
pantalla, no en hoja, tanto a nivel de la cabecera del presupuesto como de las líneas del mismo. Se
describe en el capítulo 5 del presente manual.
- Icono Papel con lápiz  a la derecha de cada presupuesto. Nos permite acceder a la pantalla de
generación de presupuestos (tanto a nivel de la cabecera del presupuesto como de las líneas del mismo)
con el objeto de modificarlo o eliminarlo así como para realizar otras operaciones relacionadas con
presupuestos (reasignaciones, duplicaciones, generación de avisos, generación y consulta de facturas
proforma…). Estos procesos se describen en los capítulos 6, 7, 3 y 8 del presente manual, de forma
respectiva.
- Icono Impresora  a la derecha de cada presupuesto. Nos permite visualizar en pdf el presupuesto. Se
describe en el capítulo 5 del presente manual.
- Icono Papel con €  a la derecha de cada presupuesto. Nos permite obtener un archivo Excel con una
información de costes del presupuesto para poder hacer las evaluaciones oportunas del mismo. Se
describe en el capítulo 6.2.- del presente manual.
- Icono Avión  a la derecha de cada presupuesto. Nos permite enviar el presupuesto por correo
electrónico al destinatario de nuestro interés. Se describe en el capítulo 8.4.- del presente manual.
- Icono Bolígrafo a la derecha de cada presupuesto. Nos permite enviar un presupuesto que ya ha sido
aceptado por el cliente, para que nos incluya su firma de conformidad. Se describe en el capítulo 8.3 del
presente manual. El icono bolígrafo puede mostrar 3 colores distintos:

§ Gris: indica que no hemos enviado la solicitud de firma a nuestro cliente
§ Naranja: indica que hemos enviado una solicitud de firma al cliente, pero que estamos pendiente de
recibirla
§ Azul: indica que ya disponemos del contrato firmado por el cliente.
- icono comentarios desde el que se accede directamente al comentario para la administración (sin
tener que editar la Ficha del presupuesto) para consultarlo o modificarlo. Puede ser multicolor o de
color gris según tenga o no un comentario escrito.

CREACIÓN DE UN PRESUPUESTO
¿Cuándo se crea un presupuesto? Cuando un técnico está realizando un trabajo y detecta anomalías puede necesitar
generar un presupuesto para subsanar algunas de dichas anomalías. Un técnico puede también crear un presupuesto que
contemple alguna instalación solicitada por algún cliente...
Si el técnico indica la necesidad de crear un presupuesto en la caja del trabajo aparece un icono cohete rojo. Cuando
nuestra oficina cree el presupuesto asociado a dicho trabajo, el icono cambiará a icono cohete verde. Y cuando nuestra
oficina envíe el presupuesto el cliente el icono cambiará a icono cohete azul.

Un presupuesto consta de 2 partes:
• la cabecera del presupuesto con su información general (cuya creación se aborda en el apartado 2.1.-
• el cuerpo del presupuesto con las líneas de dicho presupuesto (que se aborda en el apartado 2.2.-)

Un presupuesto se puede crear desde 2 partes del programa:
• Desde la opción Añadir de la ventana Gestión de presupuestos a la que se accede tanto desde el Menú
principal / botón Presupuestos como desde el Menú principal / botón Cliente / Cliente de facturación / botón
presupuestos. Se explica en el apartado 2.1.1. (cabecera) y 2.2. (cuerpo)

• Desde la Ficha de la tarea / icono calculadora azul . En este caso, la cabecera del presupuesto se crea de
forma automática. Tan sólo tendremos que crear el cuerpo del presupuesto, como explicamos más adelante en
este manual. Se explica en el apartado 2.1.2. (cabecera) y 2.2. (cuerpo)

Hacemos un inciso para decir que al crear un presupuesto nos puede resultar muy útil utilizar una “partida” o “unidades
de presupuesto”. Una partida es un grupo de elementos (con sus cantidades correspondientes) que, al ser incluida en un
presupuesto, desencadena que todos los elementos que la componen se añadan al presupuesto de forma automática y en
la cantidad indicada en la partida. Se explica en el anexo de este capítulo 2.

CREACIÓN DE LA CABECERA DEL PRESUPUESTO (información general)
Como acabamos de decir, la cabecera de un presupuesto se puede crear desde 2 partes del programa:
• Desde la ventana Gestión de presupuestos a la que se accede o desde el botón Presupuestos o desde el botón
Cliente / Cliente de facturación / botón presupuestos. Se explica en el apartado 2.1.1.
• Desde la Ficha de la tarea / icono calculadora azul. Se explica en el apartado 2.1.2.

CREACIÓN DE LA CABECERA DESDE LA VENTANA GESTIÓN DE PRESUPUESTOS
Desde Menú principal / botón Presupuestos o desde Menú principal / botón Cliente / Cliente de facturación / botón
presupuestos pulsamos la opción Añadir.
Se abre la ventana Gestión de presupuestos. Pulsamos la opción Añadir.
Se nos abre una ventana donde introducimos los datos generales del presupuesto a crear:
• Campo cliente de facturación. Seleccionamos el cliente para el que queremos crear el presupuesto.
• Campo código de empresa. Aquí seleccionamos la empresa desde la que hacemos el presupuesto. Para ello
tenemos que tener activado el multiempresa.
• Campo Datos alternativos del cliente.
Este campo es muy útil cuando una empresa desconocida nos solicita un presupuesto. Necesitamos conservar
los datos de esta empresa (nombre, dirección…) para enviarle el presupuesto, pero no queremos darla de alta
como cliente, porque, por experiencia, el porcentaje de presupuestos de ese tipo que se traducen en trabajos es
muy bajo y queremos evitar tener una base de datos con muchos clientes que no sean reales.
En estos casos, recomendamos tener dado de alta un “cliente de facturación genérico”, llamado por ejemplo
“cliente genérico de presupuestos”. Cuando un cliente desconocido nos pida un presupuesto, no tendríamos más
que hacer un presupuesto para este cliente de facturación genérico y personalizarle su presupuesto en el campo
Datos alternativos de cliente (nombre de la empresa, dirección…).
Por cierto, tal y como hayamos introducido esta información en ese campo (con sus puntos, sus saltos de línea…)
se visualizará en la cabecera del presupuesto, concretamente en la parte superior derecha destinada a la
información del destinatario del presupuesto.
• Campo Cliente de servicio.
Se introducen los datos del cliente de servicio para el que estamos creando el presupuesto. Es un campo opcional
porque no tenemos por qué tener dado de alta todavía dicho cliente de servicio. Imaginemos, por ejemplo, que
llevamos el mantenimiento de todos los establecimientos de una cadena y nos solicitan el presupuesto para el
mantenimiento de uno nuevo que van a abrir; ni tenemos dado de alta este nuevo centro ni nos interesa hacerlo,
hasta que no sepamos que nos han aceptado el presupuesto y nos los asignan (ya que queremos tener depurada
nuestra base de clientes con clientes reales).
• Campo Aplicar al presupuesto los precios de la tarifa seleccionada. Nos permite definir la tarifa que se
aplicará al presupuesto. Por defecto se aplican los precios que tenga definidos el cliente (selector Precios
aplicados al cliente).

Una vez creado el presupuesto podemos modificar la tarifa aplicada, siempre y cuando el presupuesto no tenga
fecha de aceptación (pulsando la (opción Cambiar tarifa aplicada).
• Campo nº de departamento. Aquí introducimos, de forma opcional, el número del departamento de nuestra
empresa (ingeniería, averías … PCI, seguridad…) que está detrás de dicho presupuesto.
• Campo Fecha de creación. Como su nombre indica es la fecha en la que se genera el presupuesto.
• Campo caducará en (número de días). Aquí establecemos el número de días de validez de cada uno de los
presupuestos que generemos.
• Campo Estado.
Al gestionar un presupuesto (darlo de alta, modificarlo…) podemos calificar dicho presupuesto con un estado
concreto (por ejemplo, en trámite, enviado, en seguimiento, aceptado…).
Algunos de estos estados vienen ya predefinidos al implantar G3w. Son los que aparecen en este campo
desplegable Estado.
Sin embargo, siempre tenemos la posibilidad de añadir nuevos estados o de modificar los existentes. Para ello,
pulsamos Menú Principal / botón Mantenimiento / botón Gestión de tablas / tabla Estado de presupuestos /
opción +. Se despliega una ventana donde introducimos el nombre del nuevo estado (en el campo valor), el orden
en el que queremos que aparezca al desplegar el campo desplegable y, por tanto, el orden en el que se visualizará
en el presupuesto (campo orden) y el color (pulsando el rectángulo de color del campo color).
• Campo Importe. Este campo sólo se usa en un 1% de los casos, en aquellas situaciones en las que necesitemos
o queramos enviar un presupuesto muy rápido. En estos casos creamos un presupuesto de lo más escueto con
una cabecera y un importe único sin ninguna información detallada.
• Campo Fecha de aceptación. Rellenaremos este campo cuando nos hayan aceptado el presupuesto indicando
la fecha de dicha aceptación. El proceso de modificación se describe en el presente manual.
• Campo Fecha de ejecución. Podemos editar el presupuesto para indicar la fecha de ejecución del presupuesto
y, por tanto, saber si el presupuesto se puede considerar cerrado.
• Campo Número de trabajo asociado. Como bien sabemos, muchas veces los presupuestos son consecuencia
de la realización de un trabajo en el que se han detectado ciertas anomalías. En estos casos, es interesante
indicar en este campo el trabajo del que nace el presente presupuesto, ya que cuando, con posterioridad,
enviemos al cliente desde el trabajo toda la documentación asociada al mismo, podremos adjuntarle también el
presupuesto asociado al trabajo; es decir, desde el trabajo, no sólo podremos seleccionar para su envío el albarán,
los certificados… sino el presupuesto asociado si hemos indicado el trabajo asociado.
• Campo libre Descripción. Es un campo interno, no visible para el cliente, en el que podemos introducir una
descripción del presupuesto que vamos a crear. El interés de este campo radica en la facilidad a la hora posterior
de realizar la búsqueda de un presupuesto concreto para el que no tenemos datos muy claros. Imaginemos que
un compañero nos pide un presupuesto para el que desconoce su número, la fecha en la que se creó, … y sólo
recuerda que era de “bombas”; si en la descripción tecleamos las palabras clave, nos resultará mucho más fácil
localizar dicho presupuesto.
• Campo libre Texto cabecera. Aquí introducimos el texto que queremos que aparezca en el presupuesto a modo
de cabecera introductoria (por ejemplo, “Estimado cliente, tal y como nos ha solicitado le enviamos el presupuesto
que nos ha solicitado para la instalación de una boca de incendio en el garaje de su comunidad”).
• Campo observaciones adicionales. En todos los presupuestos podemos incluir determinadas condiciones al
final del mismo. Estas condiciones pueden ser:
- puntuales, al ser aplicables sólo a algunos de los presupuestos. Las condiciones particulares y concretas
se introducen en este campo observaciones adicionales. Por ejemplo, “le recordamos que este
presupuesto no será válido si no se acepta en su totalidad”
- genéricas, al ser aplicables a la mayoría de los presupuestos. Las condiciones genéricas se introducen
mediante plantillas, al implantar el sistema G3w. Se seleccionan más abajo, en el campo condiciones
aplicables al presupuesto
• Campo comentario para la administración. Nuestro usuario del panel de control puede escribir cualquier
comentario que considere oportuno y que sólo será visible desde el panel de control; nunca desde el móvil ni en
el propio presupuesto.
• Campo solicitado por. Podemos teclear la persona que nos solicita el presupuesto en el cliente (final).
• Campo contrato. Este campo opcional permite introducir el número de contrato del cliente.
• Campo Firmado por. Este campo puede tener una doble interpretación, bien el nombre del cliente que firma el
presupuesto en nuestro cliente, o bien la persona de nuestra empresa que lo firma.
• Campo comercial. Introducimos el nombre del comercial asociado a este presupuesto.
• Campo origen presupuesto. Podemos indicar cómo nos ha llegado la petición de presupuesto (cliente actual,
por otro cliente, google, páginas amarillas, publicidad revista…). Todas estas posibilidades las cargamos en
Mantenimiento / Gestión de Tablas.
• Campo proyecto. nos permite elegir, si procede, a qué proyecto está asociado el presupuesto que estamos
creando, para que forme parte de dicho proyecto. De esta forma, al evaluar el proyecto podremos hacer una
comparativa entre los elementos presupuestados para el proyecto y los recursos realmente utilizados en el mismo.
Evidentemente el presupuesto debe de estar creado para el mismo cliente de servicio al que pertenezca el
proyecto al que queremos asociar el presupuesto. Toda la gestión de proyectos está explicada en el Manual G3w
y la gestión de trabajos.
• Campo Marcar si el presupuesto es para obra. Esta opción, muy poco utilizada, permite emitir un presupuesto
corto (con exclusivamente el texto de cabecera y el importe) y rápido.
• Campo de selección IVA/ IGIC. Lo seleccionamos si queremos que en el presupuesto se calcule el IVA y se
muestre tanto el IVA como el total con IVA.
Si no lo marcamos, sólo se mostrarán los importes netos, la base imponible. En muchas ocasiones, nos puede
interesar ofrecer presupuestos sin IVA para parecer igual de competitivos que determinados competidores
nuestros que presentan sus presupuestos sin IVA.
• Campo Descuento global. Introducimos un valor si queremos aplicar un descuento global al total del presupuesto.
Es importante indicar que cuando se cree un trabajo desde dicho presupuesto y luego se procede a facturar el
trabajo, este descuento global del presupuesto se trasladará a la factura como un descuento global.
• Campo Condiciones aplicables al presupuesto.
Tal y como hemos explicado antes, existen una serie de condiciones genéricas aplicables a la mayoría de los
presupuestos. Estas condiciones vienen ya predefinidas al implantar G3w.
En el momento de crear un presupuesto, podemos seleccionar cuales de estas condiciones queremos incluir en
dicho presupuesto; para ello desplazamos el selector correspondiente situado a la izquierda de cada condición.
Para no tener que estar siempre seleccionando determinadas condiciones, podemos marcar algunas de dichas
condiciones por defecto. Para ello, editamos la condición de nuestro interés en Menú Principal / botón
Mantenimiento / botón Gestión de tablas / tabla condiciones presupuestos y seleccionamos su selector por
defecto activa.
Por cierto, en Menú Principal / botón Mantenimiento / botón Gestión de tablas / tabla condiciones
presupuestos tenemos también la posibilidad de añadir nuevas condiciones adicionales a las predefinidas en la
implantación de G3w. Para ello pulsamos la opción +. Se despliega una ventana donde introducimos el nombre
de la condición (en el campo valor), el orden en el que queremos que nos aparezca a la hora de crear un
presupuesto (campo orden) y nuestro deseo de que esté activa o no por defecto (desplazando el selector
correspondiente).
• selector Totalizar capítulos. Cuando más adelante creemos las líneas de los presupuestos, podremos crear
capítulos y subtotalizarlos, si hemos marcado esta opción.
• selector Mostrar importe totalizado. Por defecto viene marcado para ofrecer el importe del presupuesto
totalizado. Pero hay situaciones en las que nos puede interesar no totalizar un presupuesto. Un ejemplo claro es
cuando el presupuesto incluye diferentes opciones para que un cliente escoja (por ejemplo, producto de baja,
media y alta gama); el cliente no va a seleccionar todo, luego no nos interesa ofrecerle un totalizado
Una vez hemos introducido los datos generales del presupuesto y hemos definido las condiciones del mismo, pulsamos
la opción Aceptar para crearlo. Nos sale un recuadro de aviso que nos informa que “se ha generado el presupuesto
con nº de presupuesto xxx”.



A continuación, nos sale la pantalla de Gestión de presupuestos donde se presenta la información de la cabecera del
presupuesto que estamos creando. La información que el sistema nos ofrece es la de los campos descritos en el capítulo
1 el presente manual: número de presupuesto, código y nombre de cliente, departamento, trabajo asociado, descripción,
fecha de creación del presupuesto, estado y 5 iconos (Icono Papel con lupa, icono Papel con lápiz, icono Impresora,
icono Papel con € icono bolífrafo e icono Avión.)
A continuación, podemos proceder ya a crear el cuerpo del presupuesto, con todas sus líneas (tal y como se explica en el
apartado 2.2 del presente manual).

CREACIÓN DE LA CABECERA DE UN PRESUPUESTO DESDE LA FICHA DE LA TAREA
En este apartado vamos a explicar cómo podemos crear también la cabecera de presupuesto desde la Ficha de la tarea.
Hay 2 requisitos en este proceso:
• que la tarea esté finalizada (caja en color amarillo), ya que no tiene sentido crear un presupuesto correctivo de un
trabajo para el que aun se desconocen sus anomalías.
• que esta tarea no tenga ya un presupuesto creado con anterioridad

Pulsamos sobre el nº de la tarea de la caja de un trabajo finalizado (color amarillo) y accedemos a la Ficha de la tarea. En
la parte derecha, localizamos el icono calculadora azul . Si no aparece este icono se debe a que este trabajo ya tiene
un presupuesto creado con anterioridad; podemos consultar y modificar este presupuesto previo pulsando el icono
calculadora verde 
Tras pulsar el icono calculadora azul accedemos a una ventana en la que nos solicita la confirmación para generar un
presupuesto asociado a dicho trabajo.
Tras pulsar la opción Aceptar, la cabecera del presupuesto se crea de forma automática. No tenemos que introducir
ninguna información porque toda la información vital se toma de forma directa desde el trabajo: cliente de facturación,
cliente de servicio, fecha de creación, estado (en concreto, toma el primero), número de trabajo asociado, descripción y
comercial (toma el asignado al trabajo).
A continuación pulsamos el icono calculadora verde y accedemos a la Ventana Gestión de presupuestos desde la
que podemos:
• modificar la cabecera para introducir más datos si estimamos oportuno… Este proceso se explica en el apartado
Modificación de un presupuesto del presente manual
• crear el cuerpo del presupuesto, añadiendo las líneas de presupuesto necesarias, tal y como se explica en el
siguiente apartado 2.2.

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