Inicio, Realización Y Finalización De Un Trabajo Periódico
Tras el proceso de reasignación, el trabajo va a ser ejecutado por el técnico asignado en la fecha asignada.
Un trabajo puede iniciarse, realizarse y finalizarse desde los dispositivos móviles y desde el panel de control:
• desde los dispositivos móviles, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de dispositivos móviles.
En el 99% de los casos un trabajo se inicia, ejecuta y finaliza en el dispositivo móvil de los técnicos, ya que son
nuestros técnicos los que acuden a las instalaciones del cliente donde están en contacto con los equipos sobre
los que van a trabajar.
Pero nuestra recomendación de hacerlo desde los dispositivos móviles se debe fundamentalmente a que G3w
está diseñado para que hagamos los trabajos sobre los móviles, no sobre el panel de control. De hecho, G3w
ofrece una potencia, una robustez y un sinfín de facilidades cuando hacemos los trabajos sobre los móviles que
no vamos a encontrar si los hacemos desde el panel de control.
• desde el panel de control.
Tan sólo hay un 1% de casos en los que podemos necesitar iniciar y hacer trabajos desde el panel de control. Por
ejemplo, si nuestra empresa hace trabajos en remoto; o si nuestra empresa tiene alguna subcontrata que nos
hace trabajos fuera de nuestra zona de influencia; o si empezamos a trabajar con G3w y queremos meter trabajos
antiguos para que el sistema nos saque los informes, nos genere las facturas…
Para estas situaciones G3w ofrece la posibilidad de iniciar, realizar y finalizar un trabajo desde el panel de control,
aunque lo seguimos desaconsejando, a no ser que nos instalemos un emulador de móvil en el panel de control y
hagamos los trabajos con dicho emulador.
Inicio, ejecución y finalización de un trabajo desde el panel de control:
Repetimos que desaconsejamos hacer el trabajo desde el panel de control (excepto en el caso en el que nos instalemos
un emulador de móvil). A continuación, describimos el proceso, en el que vamos a ir presentando las limitaciones e
inconvenientes de ejecutar el trabajo desde el panel de control.
1. En primer lugar, localizamos el trabajo que queremos iniciar y ejecutar.
Localizamos en la pantalla principal la caja blanca del trabajo que queremos iniciar (la caja blanca representa un
trabajo en estado pendiente). Tiene que ser desde la pantalla principal; el proceso no funciona si la caja del trabajo se
localiza en otras pantallas.
Hacemos doble click sobre el icono play 
que tiene la caja del trabajo. El trabajo se da por iniciado. El trabajo se
visualiza como una caja verde. Aparece el icono reloj alarma con la fecha y hora de inicio del trabajo.
Aquí encontramos la primera limitación de hacer el trabajo desde el panel de control. El icono play sólo nos aparece
en los trabajos pendientes (caja blanca, pendientes de iniciar). No encontramos el icono play en los trabajos
interrumpidos porque no se puede reiniciar un trabajo interrumpido desde el panel de control, sino sólo desde el
dispositivo móvil.
2. A continuación, localizamos los equipos sobre los que queremos llevar a cabo los trabajos.
Tras pulsar el icono play, accedemos a la ventana listado de equipos desde la que vamos a ejecutar el trabajo.
En la parte superior de esta ventana encontramos los datos del cliente como el nombre y código, dirección, persona
de contacto, descripción (el contenido del campo descripción del servicio de la ficha del cliente de servicio),
contrato (contenido del campo contrato de la ficha del cliente de servicio), comentario y el número del trabajo.
En el resto de la ventana vemos la relación de todos los equipos del cliente agrupados por tipologías. Cada tipología
recoge la relación completa de todos los equipos con sus principales características por tipología (por ejemplo, en el
caso de los extintores, su nº de identificación, el fabricante y marca, la clase, la capacidad y unidad de medida, la
eficacia, el nº de placa, la fecha de fabricación, el año de caducidad…). A la izquierda de cada equipo encontramos el
icono burbuja azul 
que nos permite ir seleccionando los equipos para proceder a ejecutar el trabajo.
Pulsamos el icono burbuja azul y se abre la ficha del equipo. Realizamos las modificaciones que consideremos
oportunas. Pulsamos la opción actualizar para validar los cambios, la opción cancelar para abortar el proceso y la
opción eliminar para quitar el equipo del inventario del cliente una vez se termine el trabajo.
Y así sucesivamente equipo por equipo. Seleccionamos un equipo con el icono burbuja azul, hacemos las
modificaciones pertinentes en la ficha del equipo y pulsamos la opción actualizar para validar los cambios.
Por cierto, una vez hemos finalizado el chequeo anterior, vemos cómo en la parte inferior de la ventana listado de
equipos tenemos la posibilidad de añadir más equipos al cliente pulsando la opción añadir equipo.
3. Continuamos con el proceso introduciendo desde el panel de control los materiales utilizados.
Pulsamos la opción continuar de la parte inferior de la ventana listado de equipos. Accedemos a la ventana
materiales utilizados en la tarea xxx. En la parte superior de la ventana vemos un recuadro desde el que podemos
añadir material. En la parte inferior vemos un recuadro que recoge la lista de materiales que ya han sido utilizados;
para cada uno de ellos se indica el nombre del material, su cantidad y las acciones que se pueden llevar a cabo
(aumentar o disminuir cantidades y eliminar el material).
Para añadir material o bien buscamos el producto en el primer campo pulsando el icono lupa o bien lo introducimos
como material libre en el segundo campo. Tecleamos la cantidad y pulsamos la opción aceptar para dar de alta dicho
material.
Y así sucesivamente.
Conforme vamos dando de alta los materiales, éstos aparecen en el recuadro listado de materiales utilizados. Por
cierto, desde este recuadro podemos incrementar o decrementar las unidades pulsando el icono más o el icono menos
situado a la derecha de cada material; incluso podemos eliminar el material pulsando el icono papelera.
Pulsamos la opción continuar para validar el proceso relativo a los materiales utilizados. Podemos también pulsar la
opción anterior para volver a la pantalla previa, pero se perdería el trabajo de esta última ventana. Esta es otra de las
limitaciones de hacer el trabajo desde el panel central.
4. Continuamos con el proceso introduciendo desde el panel de control más información ligada al trabajo: los gastos en
los que hemos incurrido, las fechas de inicio y finalización, el almacén desde el que hemos sacado el material…
Tras pulsar la opción continuar accedemos a la ventana finalizar la tarea xxx. Esta ventana tiene varias partes:
• el recuadro gastos de la tarea, en el que podemos añadir los gastos en los que los técnicos han incurrido
durante la realización de la tarea (parking, comida…)
• el recuadro fecha, en el que podemos introducir la fecha y hora en la que se ha hecho y se ha finalizado el
trabajo, lo que facilita la simulación de un trabajo hecho en papel como si se hubiera hecho sobre el sistema
• el recuadro opciones, que nos permite seleccionar el almacén desde el que ha salido el material para realizar
el trabajo, escribir un comentario para el cliente que va a aparecer en el albarán, indicar el técnico que ha
hecho el trabajo (con la obligación de que sólo podrán seleccionarse técnicos que estén en activo en nuestra
empresa) y el nombre del cliente de servicio que ha firmado (que se supone que ha aceptado el trabajo). Así
mismo podemos indicar si queremos enviar un mail al cliente de facturación, al cliente de servicio y a un tercer
destinatario, de forma que, si marcamos el selector enviar, el sistema enviará el albarán correspondiente a
estas direcciones de correo.
Debemos tener en cuenta que lógicamente sólo podremos seleccionar técnicos en activo.
Pulsamos la opción continuar para finalizar el trabajo. En pantalla podemos ver cómo la caja del trabajo está de color
amarillo (caja amarilla) y el icono reloj alarma aparece la hora y fecha de finalización.
Tenemos que recordar que no podemos interrumpir los trabajos que realicemos desde el panel de control.
Inconvenientes de iniciar un trabajo y ejecutarlo desde el panel de control (sin emulador de móvil).
Volvemos a recalcar que G3w ofrece una potencia, una robustez y un sinfín de facilidades cuando hacemos los trabajos
sobre los dispositivos móviles. Sin embargo, si los hacemos desde el panel de control (sin emulador de móvil) vamos a
encontrar una serie de limitaciones e inconvenientes, ya que G3w está diseñado para hacer los trabajos desde los móviles:
• Al realizar un trabajo desde el panel de control sólo podemos seleccionar técnicos en activo para su ejecución.
• Al realizar un trabajo desde el panel de control no se puede filtrar ni buscar un equipo concreto dentro del listado
de equipos
• Al realizar un trabajo desde el panel de control no podemos interrumpirlo.
• Al realizar un trabajo desde el panel de control corremos el riesgo de perder todo el trabajo si durante su ejecución
cerramos por error las ventanas. Si tras iniciar un trabajo desde el panel de control cerramos por error algunas de
las sucesivas ventanas de su ejecución (ventanas listado de equipos, materiales utilizados en la tarea xxx o
finalizar la tarea xxx) el trabajo se queda bloqueado: ya no podemos volver a iniciarlo, ni a interrumpirlo, ni a
finalizarlo… La única solución es acceder a la ficha de la tarea (haciendo un doble click sobre el número de
trabajo) y pulsar la opción Eliminar revisión para que la tarea vuelva a su estado de pendiente (en color blanco).
Evidentemente, comenzaremos de nuevo con el proceso de inicio y ejecución del trabajo desde su situación inicial,
con lo que habremos perdido todo el trabajo que hubiéramos hecho (todas las modificaciones de los equipos,
todos los equipos dados de alta así como los materiales y gastos introducidos...).
En cambio, desde el móvil tenemos la posibilidad de interrumpir o de finalizar el trabajo y generar un trabajo
dependiente; estos procesos nos van guardando todos los chequeos que hemos hecho, las tomas de datos, la
información relativa al trabajo que hayamos introducido…
Resumiendo, nuestra recomendación es iniciar y ejecutar los trabajos desde los dispositivos móviles ya que G3w ofrece
todo tipo de facilidades para llevarlo a cabo de forma óptima.
En el caso de tener que hacerlos desde el panel de control, nuestra recomendación es instalarse un emulador de
móvil, con lo que trabajaríamos desde el PC como si tuviéramos un dispositivo móvil; de esta forma, nos
beneficiaríamos de todas las facilidades que G3w ofrece.
Y, sólo en última instancia, planteamos hacerlos desde el panel de control (desde el botón play de la caja del
trabajo). En este caso, si necesitamos modificar los equipos, recomendamos que dicha modificación no se haga
durante la ejecución del trabajo, sino a priori, desde el inventario de equipos del cliente (desde Menú principal /
botón clientes / selector clientes de servicio/ botón Editar equipos). Tras modificar el inventario de los equipos
con los datos desprendidos del trabajo que queremos hacer, vamos a la caja del trabajo y lo iniciamos con el icono
play. Abrimos el trabajo y nos limitamos a ir chequeando los equipos de uno en uno: lo seleccionamos y pulsamos
la opción actualizar, seleccionamos y actualizamos, y así sucesivamente.
Proceso de solicitud de cita al cliente 
Vamos a conocer la utilidad del icono enviar cita 
en trabajos pendientes (Menú principal / botón procesar
selección / icono enviar cita)
En determinados casos, tenemos que enviar un correo electrónico al cliente solicitándole cita para la ejecución de un
trabajo. Aunque más que hablar de “solicitar cita” debiéramos de hablar de “informarle” de la cita. En dicho mail le
informamos al cliente de la fecha en la que le vamos a hacer el trabajo, del qué técnico que va a ir y, en algunos casos, de
la hora aproximada en la que acudiremos a sus instalaciones.
- Si el trabajo tiene ya asignada la hora, el mail le informa de la hora que se asigna en el campo hora del icono
post-it.
- Si el trabajo no tiene asignada hora, sólo se indica el día.
Seleccionamos el trabajo pulsando la casilla en blanco de la esquina superior izquierda de la caja del trabajo. Pulsamos
el botón Procesar Sel. Accedemos a una ventana en la que volvemos a marcar el trabajo pulsando la casilla superior
izquierda. A continuación, presionamos la pastilla enviar cita 
. Automáticamente se le envía al cliente un mail
informándole del día, del técnico y, en algunos casos, de la hora aproximada. En el caso en el que haya un administrador
con email, su mail aparece en copia del envío, de forma que G3w envía el correo de la cita tanto al cliente de servicio como
al administrador.
Recordemos que, al dar de alta un cliente de servicio, uno de los campos que podemos rellenar es el selector Enviar cita
por email siempre que se asigne un trabajo (por defecto, desactivado). Si lo activamos, cada vez que asignemos un
trabajo a este cliente de servicio o movamos un trabajo, el sistema enviará un mail al cliente informándole; se envía siempre
con la primera asignación o cuando hay un cambio. Nos puede resultar útil si tenemos clientes con grandes medidas de
seguridad en el acceso a sus instalaciones… Esta utilidad se explica en el Manual G3w y la gestión de clientes.
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