Registro De Facturas De Proveedor
Como hemos comentado hay dos tipos de facturas: facturas sin pedido a proveedor y facturas con pedido a proveedor
(que van asociadas a uno o más pedidos que hayamos generado antes a un proveedor).
Vamos a analizar el proceso de creación de una factura en ambos supuestos.
REGISTRO DE UNA FACTURA “SIN PEDIDO PREVIO A PROVEEDOR”.
Una factura consta de dos partes: los datos generales de la factura y las líneas de la factura.
Creación de los datos generales de la factura.
Empezamos explicando cómo dar de alta los datos generales de una factura. Pulsamos la opción Añadir del Menú
principal / botón proveedores / botón Facturas de proveedores.
Seleccionamos el selector generar factura sin pedido a proveedor. Se despliega una ventana que nos solicita
seleccionar el proveedor cuya factura vamos a dar de alta en el sistema. Una vez seleccionado el proveedor, se
despliega la ventana que nos solicita los datos generales de la factura:
• Campo número externo de factura: introducimos el número de factura que nuestro proveedor ha puesto
a su factura. En el caso en el que aún no conozcamos el nº de factura, podemos indicar “pendiente de
recibir”, puesto que es un campo obligado. Con posterioridad, G3w nos permite modificar el valor de este
campo e introducir el nº de la factura, una vez dispongamos de ella. De esta forma, podemos registrar
pagos a proveedores incluso cuando todavía no disponemos del nº de la factura
• Campo empresa: indicamos aquella de nuestras empresas (en el caso en el que estemos configurados
como “multiempresa”) que es la destinataria de la factura emitida por el proveedor.
• Campo fecha de emisión: tal y como su nombre indica es la fecha en la que nuestro proveedor ha emitido
la factura
• Campo vencimientos (a la emisión, 30, 45, 60, 0, 120 días… 30-60, 60-90, 90-120 días … 30-60-90 días
…) Esta información la toma de la ficha del proveedor, pero se puede modificar para la factura concreta
que estamos dando de alta.
• Campo IVA/IGIC: lo coge de la ficha del proveedor, pero deja modificarlo para esta factura en concreto.
• Campo forma de pago: lo coge de la ficha del proveedor, pero deja modificarlo para esta factura en
concreto.
• Campo IBAN: lo coge de la ficha del proveedor, pero deja modificarlo para esta factura en concreto.
• Campo subcuenta: de interés si disponemos de un módulo de exportación de asientos contables
• Campo retención: indicamos la retención de la factura que estamos creando
• Campo factura recibida por: tecleamos el nombre de la persona de nuestra empresa que ha recibido la
factura
• Campo factura enviada por: tecleamos el nombre de la persona de nuestro proveedor que nos ha enviado
la factura
• Campo comentario: introducimos cualquier comentario de nuestro interés que nos permita identificarla
con facilidad.
Pulsamos el botón aceptar para dar de alta la cabecera de esta factura o el botón cancelar para abortar el proceso.
Aparece el cuadro facturas proveedores con la cabecera de la factura que acabamos de dar de alta. Para cada
factura ofrece la información con los datos generales de la factura:
• Número de factura: el número de factura que nuestro proveedor ha puesto a su factura
• Fecha de emisión de la factura: fecha en la que el proveedor nos ha emitido la factura
• Proveedor: código y razón social del proveedor que nos ha emitido la factura
• B. Imponible: base imponible de la factura
• Retención: % de retención de la factura
• IVA (IGIC): IVA o IGIC de la factura
• Importe de la factura. Aún está en blanco porque acabamos de crear la cabecera de la factura
• Subcuenta de la factura
• Pagada. Aún está en blanco porque acabamos de crear la cabecera de la factura
Este cuadro incluye además una serie de iconos con los que podremos realizar determinadas operaciones con las
facturas:
• Icono flecha hacia abajo 
desde el que podemos desplegar:
La tabla líneas de la factura con la “descripción”, “cantidad”, “importe unitario”, “descuento” e
“importe total” de cada una de las líneas de factura de dicha factura.
Desde esta tabla podemos visualizar las líneas de factura (capítulo 3.4 del presente manual),
añadir líneas de factura mediante el icono mas 
(capítulo 3.1), eliminar líneas mediante el
icono flecha saliendo de caja 
(capítulo 3.6.2) y gestionar vencimientos (capítulo 4).
La tabla líneas de vencimiento que incluye los vencimientos de pago que el sistema genera
automáticamente tras añadir las líneas de la factura y atendiendo a las condiciones de la factura.
Los vencimientos del cuadro se van actualizando conforme se añaden más líneas de factura a
la factura. Incluye la información de “número de vencimiento”, “importe”, “fecha de vencimiento”,
“estado” (pagado…), “forma de pago”, “fecha de pago” e icono lupa desde el que se puede
acceder directamente a la gestión de vencimientos para darlos como pagados (capítulo 4).
• icono papel con lápiz 
desde el que podemos editar la factura, fundamentalmente, para modificar sus
datos generales (botón actualizar) o para eliminar la factura (botón eliminar), tal y como se describe en el
capítulo 3.5.1 (modificar datos) y capítulo 3.6.1 (eliminar factura) del presente manual.
• Icono papel con doc 
desde el que podemos ir añadiendo documentos a la factura (por ejemplo, la
propia factura escaneada, un email enviado por el proveedor en relación a las condiciones de dicha
factura…) tal y como se describe en el capítulo 3.7 del presente manual.
Creación de las líneas de la factura.
Una vez dados de alta los datos generales de la factura, vamos a proceder a dar de alta las líneas de la factura.
Localizamos la factura cuya cabecera acabamos de añadir. Para ello, desde Menú principal / botón proveedores
/ botón facturas de proveedores pulsamos la opción buscar. Sale un cuadro con las 100 últimas facturas
generadas; la primera factura que aparece en pantalla es la que acabamos de crear y para la que deseamos ahora
añadir las líneas de factura.
Localizada la factura, pulsamos el icono flecha hacia abajo 
situado a la derecha de la misma. Se despliega el
cuadro líneas de la factura que, en este caso, esté en blanco porque aún no hemos dado de alta ninguna línea de
la factura. Pulsamos el icono más para añadir las líneas de la factura. Se abre una ventana que pide la siguiente
información:
• campo descripción del material o del servicio de la línea de la factura que estamos dando de alta
• campo unidades: introducimos las unidades de ese material o servicio
• campo IVA/Igic: introducimos el IVA. El sistema nos permite poner distintos % de impuestos en función de
la línea de la factura. Con esto se pretende cubrir una necesidad muy habitual cuando queremos registrar,
por ejemplo, una factura realizada en un supermercado donde los productos tienen impuestos distintos.
• campo IVA sujeto pasivo que se utiliza para las facturas intracomunitarias (o entre península y canarias).
• campo importe por unidad: introducimos el importe unitario del material o servicio de la línea que estamos
añadiendo
• campo descuento: tecleamos el descuento, en el que caso en el que el proveedor nos aplique algún
descuento a ese material o servicio
• Campo comentario: introducimos algún comentario que describa la línea de factura
Pulsamos el botón aceptar para añadir la línea de factura o el botón cancelar para abortar el proceso. Y
repetimos el proceso para cada línea de factura que queramos dar de alta.
El cuadro líneas de la factura se va actualizando con las líneas que estamos dando de alta. El cuadro ofrece,
para cada línea de factura, la siguiente información: “descripción”, “cantidad”, “importe por unidad”, “descuento”
“base imponible”, “IVA (IGI)” e “importe total”. Además, para cada línea de factura, incluye el icono flecha
saliendo hacia arriba de cuadro 
que nos permite eliminar la línea de la factura tal y como se describe en
el capítulo 3.6.2 de este manual.
En cuanto añadimos la primera línea de factura podemos visualizar ya el cuadro vencimiento de la factura
que incluye todos los vencimientos de pago que el sistema genera automáticamente tras añadir la primera línea
de la factura y atendiendo a las condiciones de la factura. Los vencimientos del cuadro se van actualizando
conforme se añaden más líneas a la factura.
El cuadro ofrece, por cada vencimiento, la siguiente información: “número de vencimiento”, “fecha”,
“importe”, “estado”, “forma de pago” y “fecha de pago”. Además, el cuadro en su cabecera, incluye el
icono lupa que nos permite acceder directamente a la gestión de vencimientos que se describe en el
capítulo 4 de este manual.
REGISTRO DE UNA FACTURA “ASOCIADA A UN PEDIDO PREVIO EXISTENTE A PROVEEDOR”.
Como sabemos, una factura consta de dos partes: los datos generales de la factura y las líneas de la factura. En este caso,
las líneas de la factura proceden de las líneas de los pedidos lanzados previamente al proveedor, por lo que vamos a ver
cómo generar los datos generales de la factura y cómo seleccionar los pedidos que se asociarán a dicha factura.
Empezamos explicando cómo dar de alta los datos generales de una factura. Pulsamos la opción Añadir del Menú
principal / botón proveedores / botón Facturas de proveedores.
Seleccionamos el selector generar factura a partir de un pedido a proveedor. Se despliega una ventana que nos solicita
seleccionar el proveedor cuya factura vamos a dar de alta en el sistema. Una vez seleccionado el proveedor, se despliega
una ventana con dos partes:
• la parte superior de la pantalla con el cuadro seleccione los pedidos del proveedor para incluir en la factura
que muestra todos los pedidos susceptibles de ser asociados a una factura, ya que aún no han sido asociados a
ninguna de ellas.
Vemos que hay pedido de color verde y otros de color blanco. Los verdes son aquellos pedidos en los
que se han recibido todos los materiales solicitados; los de color blanco, tienen aún material pendiente
de recibir.
La información que recoge este cuadro es el “número de pedido”, la “fecha de pedido”, el “comentario”
del pedido, el “importe” del pedido, el icono flecha invertida con el que accedemos a todas las líneas del
pedido y el selector arriba mencionado.
Vamos a ver cómo traspasamos las líneas de un pedido a la factura a proveedor. Seleccionamos los pedidos
cuyas líneas queremos traspasar desplazando el selector situado a su derecha. Se despliega una ventana que
recoge todas las líneas de dicho pedido. Para cada línea, G3w nos informa del código y descripción del material,
las unidades pedidas, su precio y descuento y las cantidades facturadas y pendientes. Por cierto, las líneas de
pedido pueden ser de color rojo (para indicar que no se ha recibido ningún material aún de esta línea de pedido),
naranja (para indicar que se han recibido algunas cantidades pero no el total de la línea de pedido) o verde (para
indicar que se ha recibido la totalidad de la línea).
Seleccionamos las distintas líneas de pedido que queremos traspasar a la factura desplazando el
selector situado a la derecha de cada línea. Podemos incluso modificar la cantidad de material a
traspasar.
Podemos con posterioridad añadir más pedidos a la factura (siempre y cuando no haya algún vencimiento ya
pagado). Para ello no tenemos más que localizar la factura y pulsar su icono flecha hacia abajo. A continuación,
pulsamos el icono + del cuadro pedidos de la factura. Se despliega otra ventana en la que podemos seleccionar
más pedidos para dicha factura. Para cada uno de ellos vemos su número, fecha, comentario, importe.
Desplazando el selector de cada pedido añadimos dicho pedido a la factura. En el caso en el que no queramos
añadir todo un pedido, si desplazamos el selector de cada línea de un pedido añadimos dicha línea a la factura.
• la parte inferior donde se recogen una serie de campos cuya información tenemos que rellenar para dar de alta la
factura:
- campo importe total
- campo número externo de factura: introducimos el número de factura que nuestro proveedor ha puesto
a su factura. En el caso en el que aún no conozcamos el nº de factura, podemos indicar “pendiente de
recibir”, puesto que es un campo obligado. Con posterioridad, G3w nos permite modificar el valor de este
campo e introducir el nº de la factura, una vez dispongamos de ella. De esta forma, podemos registrar
pagos a proveedores incluso cuando todavía no disponemos del nº de la factura
- campo empresa: indicamos aquella de nuestras empresas (en el caso en el que estemos configurados
como “multiempresa”) que es la destinataria de la factura emitida por el proveedor.
- campo de fecha de emisión es la fecha en la que nuestro proveedor ha emitido la factura
- campo vencimientos (a la emisión, 30, 45, 60, 0, 120 días… 30-60, 60-90, 90-120 días … 30-60-90 días
…) Esta información la toma de la ficha del proveedor, pero se puede modificar para la factura concreta
que estamos dando de alta.
- campo IVA/IGIC: lo coge de la ficha del proveedor, pero deja modificarlo para esta factura
- campo forma de pago: lo coge de la ficha del proveedor, pero deja modificarlo
- campo IBAN: lo coge de la ficha del proveedor, pero deja modificarlo para esta factura
- campo subcuenta: de interés si disponemos de un módulo de exportación de asientos contables
- campo retención: indicamos la retención de la factura que estamos creando
- campo descuento de la factura
- campo factura recibida por es la persona de nuestra empresa que ha recibido la factura
- campo factura enviada por es la persona de nuestro proveedor que nos ha enviado la factura
- campo comentario: introducimos cualquier comentario de nuestro interés para identificarla con facilidad.
Pulsamos el botón aceptar para dar de alta la factura o el botón cancelar para abortar el proceso.
A continuación, el sistema nos muestra en pantalla el cuadro facturas en el que se incluye la que acabamos de crear.
Para cada factura ofrece la información con los datos generales de la factura:
• Número de factura: el número de factura que nuestro proveedor ha puesto a su factura
• Fecha de emisión de la factura: fecha en la que el proveedor nos ha emitido la factura
• Proveedor: código y razón social del proveedor que nos ha emitido la factura
• B. Imponible: base imponible de la factura
• Retención: % de retención de la factura
• IVA (IGIC): IVA o IGIC de la factura
• Importe de la factura
• Subcuenta de la factura
• Pagada: aún está en blanco porque acabamos de crear la cabecera de la factura
Este cuadro incluye además 3 iconos con los que podemos realizar determinadas operaciones con las facturas:
• Icono flecha hacia abajo 
desde el que podemos desplegar dos cuadros:
- la tabla pedidos en la factura que incluye los pedidos seleccionado en la creación de dicha factura. La
tabla nos muestra la información del “número”, “importe”, “fecha”, “comentario”, “estado” (trámite…), “nº
de factura”, “recepción” e “importe” así como el icono + y el icono flecha saliendo de caja 
.
Desde esta tabla podemos visualizar los pedidos de la factura (capítulo 3.4 del presente manual), añadir
más pedidos a la factura mediante el icono mas (tal y como se explica en este capítulo 3.1.2), eliminar
pedidos de la factura mediante el icono flecha saliendo de caja 
(capítulo 3.6.3) y gestionar
vencimientos (capítulo 4). Podemos añadir y sacar pedidos de la factura hasta que la factura tenga algún
vencimiento pagado.
- La tabla líneas de vencimiento que incluye los vencimientos de pago que el sistema genera
automáticamente tras añadir los pedidos y atendiendo a las condiciones de la factura. Los vencimientos
del cuadro se van actualizando conforme se añaden más pedidos. El cuadro ofrece para cada
vencimiento la información de “número de vencimiento”, “importe”, “fecha de vencimiento”, “estado”
(pagado…), “forma de pago”, “fecha de pago” e icono lupa desde el que se puede acceder directamente
a la gestión de vencimientos para darlos como pagados que se describe en el capítulo 4 de este manual
• icono papel con lápiz desde el que podemos editar la factura, fundamentalmente, para modificar sus datos
generales (mediante el botón actualizar) o para eliminar la factura (mediante el botón eliminar), tal y como se
describe en el capítulo 3.5.1 (modificar datos) y capítulo 3.6.1 (eliminar factura) del presente manual.
• Icono papel con doc desde el que podemos ir añadiendo documentos a la factura (por ejemplo, la propia
factura escaneada, un email enviado por el proveedor en relación a las condiciones de dicha factura…) tal y como
se describe en el capítulo 3.7 del presente manual.
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