El Ciclo De Vida De Un Trabajo Periódico (Desde Su Creación Hasta Su Finalización)
Un trabajo periódico temporal es un trabajo que G3w genera de forma automática en base a una periodicidad temporal que
nuestra oficina ha programado en un cliente de servicio concreto (cadencia diaria, semanal, trimestral, semestral, anual,
interanual…), tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de periodicidades. Las periodicidades generalmente
se relacionan con los trabajos de mantenimiento. Viene representado en la pantalla del panel de control por una caja de
trabajo con el icono bola azul con 2 flechas circulares blancas 
que representa la recurrencia.
El ciclo de vida de un trabajo periódico, desde su generación hasta su cobro, puede pasar por las siguientes etapas:
1. la programación de las periodicidades (capítulo 2.1)
2. la generación de los trabajos asociados a una periodicidad y su asignación inicial (capítulo 2.2)
3. la reasignación posterior del trabajo, si procede, a un técnico y a una fecha concreta (capítulo 2.3)
4. el inicio del trabajo, su realización y su finalización (capítulo 2.4)
5. si el trabajo no puede llevarse a cabo, hay que marcarlo como imposible (capítulo 2.5)
6. la generación automática de documentos (capítulo 2.6)
7. la corrección del trabajo finalizado, si procede (capítulo 2.7)
8. la verificación del trabajo, de carácter opcional (capítulo 2.8)
9. la facturación del trabajo (capítulo 2.9)
10. la generación de un presupuesto correctivo, si procede, tras la finalización del trabajo (capítulo 2.10)
11. la generación de un trabajo correctivo, si procede, tras la finalización del trabajo (capítulo 2.11)
12. el envío de documentación, si procede, tras la finalización del trabajo (capítulo 2.12)
13. el cierre del trabajo, de carácter opcional (capítulo 2.13)
El ciclo de trabajo: LA PROGRAMACIÓN DE LAS PERIODICIDADES
El primer paso del ciclo de vida de un trabajo periódico es la programación de las periodicidades.
Definición de periodicidad y tipos
Una periodicidad es una programación que hacemos a los clientes de servicio para que el sistema G3w genere, en principio
de forma automática, todos los trabajos de mantenimiento periódicos en el día especificado en la programación. Existe la
posibilidad de generar de forma manual los trabajos antes de que se alcance la fecha programada, si así lo necesitamos.
No hablamos de “crear trabajos” sino de “programar la generación automática” de dichos trabajos. Nosotros
programamos las periodicidades y G3w es quien genera automáticamente los trabajos atendiendo a nuestra
configuración (a cuándo deben de generarse).
Atendiendo a la frecuencia con la que los trabajos se van a generar de forma automática nos encontramos con varios tipos
de periodicidades:
• periodicidad interanual. Es la periodicidad que tenemos que programar cuando queremos que G3w genere
automáticamente los trabajos cada x años en un mes concreto.
• periodicidad anual. Es la periodicidad que tenemos que programar cuando queremos que G3w genere
automáticamente los trabajos todos los años en un día concreto.
• periodicidad trimestral. Es la periodicidad que tenemos que programar cuando queremos que G3w genere
automáticamente los trabajos todos los trimestres en un día concreto (por ejemplo, todos los años, el 1/marzo, el
1/junio, el 1/septiembre y el 1/diciembre).
• periodicidad mensual. Es la periodicidad que tenemos que programar cuando queremos que G3w genere
automáticamente los trabajos todos los meses en un día concreto (por ejemplo, todos los años, el 1/enero, 1/02,
1/03, 1/04, 1/05, 1/06, 1/07, 1/08, 1/09, 1/10, 1/11 y el 1/12).
• periodicidad semanal. Es la periodicidad que tenemos que programar cuando queremos que G3w genere
automáticamente los trabajos todas las semanas en un día concreto.
• periodicidad intersemanal. Es la periodicidad que tenemos que programar cuando queremos que G3w genere
automáticamente los trabajos cada x semanas (por ejemplo, cada 3 semanas, cada 10 semanas,…) que no se
ajusten a periodos mensuales, trimestrales, semestrales, anuales…
• periodicidad diaria. Es la periodicidad que tenemos que programar cuando queremos que G3w genere
automáticamente los trabajos todos los días a una hora determinada.
G3w nos permite generar de forma concurrente tantas periodicidades como queramos a un cliente de servicio.
Programación de periodicidades anuales/semestrales/trimestrales/mensuales
Establecer o programar una periodicidad a un cliente de servicio consiste en indicar al sistema G3w con qué frecuencia y
en qué día concreto queremos que nos genere automáticamente los trabajos que cumplan los requisitos fijados en dicha
periodicidad (cuota, técnico…).
El proceso de programación de una periodicidad consta de 2 fases:
1. El primer paso es localizar al cliente de servicio, tal y como se explica en el capítulo 3.2.1.- búsqueda de clientes
de servicio del Manual G3w y la gestión de clientes.
Lo localizamos desde el Menú principal / botón clientes / selector Servicio.
2. El siguiente paso es programar la periodicidad en sí misma, tal y como se explica en el Manual G3w y la gestión
de periodicidades.
Desde Menú principal / botón Clientes / selector cliente de servicio / botón periodicidad accedemos a la
ventana Periodicidad en la que pulsamos el recuadro acorde al tipo de periodicidad que queremos programar
(recuadro interanual, recuadro anual/semestral/trimestral/mensual, recuadro semanales y recuadro diarias).
Pulsamos el icono flecha invertida de la parte derecha del recuadro y la opción añadir. Se nos despliegue la
ventana en la que tenemos que introducir toda la información relativa a la periodicidad que queremos programar:
• campo código de empresa
• en el caso de periodicidades anuales, campo mes de generación de la tarea (en el que indicamos el
mes o los meses en los que queremos que los trabajos se generen automáticamente) y campo día de
generación de la tarea (en el que indicamos el día).
• en el caso de periodicidades semanales, campo día de la semana en la que se generará la tarea (en
el que indicamos el día o los días de la semana en los que queremos que los trabajos se generen
automáticamente).
• en el caso de periodicidades diarias, campo hora y minutos en los que se generará la tarea (en el que
indicamos la hora y minutos en los que queremos que los trabajos se generen automáticamente).
• en el caso de periodicidades interanuales, campo número de años (en el que indicamos cada cuántos
años queremos que el sistema genere el trabajo) y campo mes de generación de la tarea (en el que
indicamos el mes o los meses para los que queremos programar las periodicidades).
• campo técnico al que se le asignará la tarea.
• selector asignar automáticamente a la fecha de creación.
• campo tipo de trabajo a generar.
• campo aplicar un protocolo estándar al trabajo.
• campo descripción del trabajo que se debe de realizar.
• selector generará una tarea facturable.
• campo cuota preasignada a la tarea.
• campo concepto para la cuota (será la descripción que se mostrará en la factura).
• campo código externo de la cuota.
• selector facturación automática de la cuota
• campo responsable administrativo del trabajo
• selector aplicar a los trabajos el procedimiento quick (revisión rápida).
• selector albarán valorado.
• campos nº de presupuesto.
• campo nº de pedido cliente.
• campo nº de pedido interno.
• campo tiempo estimado para realizar el trabajo (minutos). Las tareas que tienen configurado un
tiempo estimado se localizan fácilmente en el panel de control, porque el número de tarea aparece sobre
un fondo azul oscuro; al pasar el cursor por encima, vemos el tiempo estimado para su ejecución. Por
cierto, en el panel de control, en la intersección de las coordenadas técnico-día, se muestra la píldora T.
Estimado que totaliza el tiempo estimado de todos los trabajos pendientes que tenga asignados este
técnico para ese día.
• campo días estimados para la realización del trabajo.
• campo tipologías que NO se utilizarán durante el trabajo.
El proceso de programación de periodicidades y la explicación detallada de cada uno de estos campos está descrito en
profundidad en el Manual G3w y la gestión de periodicidades.
El ciclo de vida: LA GENERACIÓN Y ASIGNACIÓN INICIAL DE TRABAJOS PERIÓDICOS
La segunda etapa consiste en la generación y asignación inicial de los trabajos asociados a las periodicidades que
acabamos de programar.
Al programar la periodicidad hemos definido 3 puntos claves en la generación y asignación inicial de un trabajo:
1. cuándo queremos que se “generen” los trabajos
2. quién queremos que ejecute los trabajos: a quién vamos a asignar inicialmente los trabajos
3. cuándo queremos que se “ejecuten” los trabajos
CUÁNDO QUEREMOS QUE SE GENEREN LOS TRABAJOS
Una vez que hemos programado las periodicidades, G3w genera automáticamente los trabajos en la fecha que hemos
indicado al programar dicha periodicidad. Sin embargo, en el caso en el que por la operativa de nuestra empresa así lo
necesitáramos, existe una opción para generar con antelación estos trabajos de periódicos.
Vamos a presentar estas 2 posibilidades.
Generación de trabajos al alcanzar la fecha de generación automática
Los trabajos periódicos se pueden generar esperando a que llegue el día de generación que hemos indicado al
programar la periodicidad en el campo correspondiente:
• en el caso de periodicidades anuales, campo mes de generación de la tarea (en el que indicamos el
mes o los meses en los que queremos que los trabajos se generen automáticamente) y campo día de
generación de la tarea (en el que indicamos el día).
• en el caso de periodicidades semanales, campo día de la semana en la que se generará la tarea (en
el que indicamos el día o los días de la semana en los que queremos que los trabajos se generen
automáticamente).
• en el caso de periodicidades diarias, campo hora y minutos en los que se generará la tarea (en el que
indicamos la hora y minutos en los que queremos que los trabajos se generen automáticamente).
• en el caso de periodicidades interanuales, campo número de años (en el que indicamos cada cuántos
años queremos que el sistema genere el trabajo) y campo mes de generación de la tarea (en el que
indicamos el mes o los meses para los que queremos programar las periodicidades).
Forzando la generación de trabajos con antelación a su fecha programada
Hay situaciones en las que nos puede convenir generar los trabajos con anterioridad a la fecha de generación
indicada en la programación de la periodicidad con el objeto de poder ir revisando los trabajos, de poder ir
asignándolos…
No estamos adelantando la periodicidad. Sólo estamos adelantado la generación de trabajos.
Evidente, los trabajos cuya generación forzamos con antelación no se volverán a generar cuando se alcance
la fecha inicial de su programación.
Hay 2 situaciones muy habituales en las que nos puede interesar generar los trabajos con antelación: cuando
nosotros queremos adelantar la generación mensual unos días respecto a la fecha de generación real (porque
queremos empezar a asignarlos a técnicos y fechas concretas de ejecución) o cuando un cliente nuevo, que nos
contrata un mantenimiento, nos solicita con urgencia el trabajo en el mes en curso.
1. Cuando queremos adelantar la generación mensual unos días respecto a la fecha de generación real.
Imaginemos que estamos a 25 de marzo y nuestro responsable de producción quiere generar ya todos los
trabajos de abril, en lugar de esperar a la madrugada del 1 de abril, para empezar a asignarlos entre los
técnicos.
Pulsamos Menú principal / botón generar tareas. Se nos abre la ventana Generación de tareas
periódicas en la que podemos rellenar la siguiente información:
• campo generar hasta (por defecto, la fecha del día en curso). Indicamos aquí hasta cuándo (qué
fecha de generación automática de trabajos definida en la programación de periodicidades) G3w
va a generar sus trabajos correspondientes de forma manual.
En el ejemplo anterior, si estamos a 25 de marzo y queremos generar todo abril, lo más
recomendable sería teclear hasta el 30 de abril (hasta el último día del mes cuyas tareas
queremos generar).
- Si ponemos el 1 de abril funcionará. Pero, si por casualidad, tenemos periodicidades
programadas para el 15 de abril, estas tareas no se generarían. Y esto puede provocar
que el responsable de producción tenga problemas al repartir las tareas ya que no
dispone de toda la información; el día 15 se encontrará con clientes cuyos trabajos no
ha repartido y los técnicos tendrán que ir de forma explícita a hacerlas. Por tanto,
recomendamos generarlas hasta el último día del mes que queremos adelantar.
- Tampoco tiene sentido generar las tareas hasta mayo, junio… porque el responsable de
producción se puede confundir con tareas periódicas que no tienen por qué hacerse
antes de mayo, de junio…
• campo desplegable cliente de facturación. Gracias a este campo podemos generar los trabajos
periódicos de un cliente de facturación concreto.
Imaginemos que tenemos como cliente, por ejemplo, una cadena de hoteles a la que hacemos el
mantenimiento en abril. Estamos a 25 de marzo y el cliente nos llama solicitándonos que le
adelantemos los mantenimientos de abril, porque a mitad de mes tiene una auditoría que le va a
exigir la presentación de los certificados. Si no nos interesa adelantar todo abril para todos los
trabajos de todos nuestros clientes, podemos adelantar sólo los trabajos de este cliente.
• campo desplegable cliente de servicio. Si hemos elegido en el campo anterior un cliente de
facturación, G3w nos ofrece la posibilidad de generar los trabajos de un servicio concreto de dicho
cliente de facturación. El sistema nos carga en este campo los servicios del cliente de facturación
seleccionado.
En el ejemplo anterior, este campo nos permitiría elegir exclusivamente el hotel que va a tener la
auditoria.
• campo desplegable sucursal. Este campo sólo nos aparece si tenemos sucursales. Es una
opción muy útil porque nos permite adelantar los trabajos correspondientes a las periodicidades
de los clientes de una sucursal.
Imaginemos, por ejemplo, que nuestra sucursal del norte ha completado todos los trabajos que
tenía para marzo y nos llaman solicitándonos que les adelantamos los trabajos de abril. Para no
generar todo abril de toda la empresa, seleccionamos en este campo la sucursal concreta para
que sólo se adelanten los trabajos de los clientes de dicha sucursal.
• campo sucursal zona. La misma casuística que con el campo anterior pero, en lugar de hablar de
sucursales, hablamos de zonas.
• selector generar tareas de facturación automática (por defecto, está desactivado). Cuando
decidimos generar los trabajos con anterioridad a la fecha de programación, podemos
encontrarnos con un problema si tenemos periodicidades autofacturables. Las periodicidades
autofacturables son aquellas que, en el mismo momento en el que se generan sus trabajos
atendiendo a la programación, éstos se generan ya finalizados y facturados; se trata
generalmente de “trabajos de facturación” cuyas periodicidades llevan asociadas ya una cuota,
como puede ser las cuotas de conexión a CRA.
Retomando el ejemplo anterior, el 27 de marzo generamos todos los trabajos de las
periodicidades correspondientes al mes de abril. Entre estas periodicidades las hay
autofacturables. Al adelantarlas y ser autofacturables, el 27 de marzo se generarán sus facturas
que tendrán como fecha de emisión de la factura el 1 de abril (que es cuando se debe de facturar
la conexión a CRA) y como número de factura el que les corresponda en el sistema a la fecha de
27 de marzo.
- En principio no habría problema excepto si el 28, 29 ó 30 de marzo facturamos algún
otro trabajo. Estos nuevos trabajos tendrían como fecha de emisión el 28, 29 o 30 de
marzo (anterior a la fecha de emisión del 1 de abril de la conexión CRA) y como número
de factura uno posterior a los de las facturas de conexión a CRA (puesto que son
correlativos).
- La solución que G3w ofrece para poder adelantar la generación de trabajos sin entrar en
problemas de correlación entre fecha de emisión y número de factura es evitar que los
trabajos autofacturables se adelanten. Para ello, tenemos que dejar desmarcado el
selector generar tareas de facturación automática.
- En el caso en el que necesitáramos adelantar estos trabajos autofacturables para
adelantar, por ejemplo, la tramitación de las remesas, la solución sería o no facturar más
trabajos hasta fin de mes o, en el caso de hacerlo, modificar en esos nuevos trabajos su
fecha de emisión (poniéndoles una fecha igual o posterior a la fecha de emisión de las
periodicidades).
Pulsamos la opción Generar tareas. El sistema nos informa del número de tareas generadas.
2. Cuando un cliente nuevo que nos contrata un mantenimiento y nos solicita con urgencia el trabajo en el
mes en curso.
Recordemos que las periodicidades están programadas para que no se genere el trabajo hasta las 02h00
de la madrugada. Si tenemos urgencia y no queremos esperar a las 02h00, tendríamos que adelantar la
generación de los trabajos y hacerla de forma manual.
Imaginemos que una empresa nos contrata y solicita con urgencia un mantenimiento. Tras darle de alta
como cliente de facturación y de servicio, le programamos las periodicidades que cubran el mantenimiento
que nos solicita. Si al elegir los meses de generación de las periodicidades seleccionamos el mes en el
que nos encontramos actualmente, el sistema nos va a generar por defecto el trabajo para el mes y año
en curso. De hecho, en estos casos, nos aparece automáticamente el selector crear en este año la tarea
del mes actual que viene marcado por defecto; esto implica que el primer trabajo que se generará de esta
periodicidad corresponde al mes y año en curso.
Imaginemos que estamos a 7/marzo/2018 y que en el campo mes de generación de la tarea hemos
seleccionado marzo. Al estar en marzo (7/marzo) y seleccionar marzo, automáticamente aparece el
selector crear en este año la tarea del mes actual marcado por defecto. Esto implica que en marzo
del año en curso (2018) se generará el primer trabajo de esta periodicidad.
Recordemos que es de madrugada cuando el sistema genera automáticamente los trabajos
asociados a las periodicidades. Por este motivo, si necesitamos generar de forma inmediata el trabajo
correspondiente a la periodicidad del mes y año en curso, tendremos que forzar su generación, en
lugar de esperar a que llegue la madrugada. Este proceso se explica en el Manual G3w y la gestión
de trabajos, si bien adelantamos de forma breve cómo debiéramos de proceder.
Desde Menú principal / botón generar tareas forzamos la generación de este trabajo en lugar
de esperar hasta la noche. En el campo generar hasta introducimos la fecha del día en curso
(que es la que viene por defecto); el resto de filtros los podemos dejar en blanco (cliente de
facturación, cliente de servicio, sucursal y zona). Pulsamos la opción generar tareas para
forzar la generación de este trabajo.
Si no queremos que se genere este marzo (el de 2018), sino el marzo del año siguiente (2019), no
tenemos más que desmarcar el selector crear en este año la tarea del mes actual; G3w nos saca
el mensaje saca un mensaje “la tarea de marzo se generará en marzo/2019”.
A QUIÉN VAMOS A ASIGNAR INICIALMENTE LOS TRABAJOS
Cuando programamos una periodicidad también indicamos a quién vamos a asignar inicialmente los trabajos generados
para que se lleven a cabo. Los trabajos resultantes se pueden asignar a un técnico en concreto o dejarlos sin asignar:
• Si se asignan a un técnico en concreto, los trabajos periódicos se mueven a la bandeja del técnico implicado
para que se incorporen a su agenda de trabajos. Incluso en este caso, es posible reasignar este trabajo con
posterioridad a otro técnico, tal y como explicamos el capítulo 2.3 del presente manual.
• Si NO se asignan a ningún técnico en concreto, los trabajos periódicos se mueven a unas bandejas genéricas
(por ejemplo, a la bandeja virtual de mantenimientos periódicos…). Desde estas bandejas, tendremos, con
posterioridad, que reasignar los trabajos a cualquier técnico en concreto, tal y como explicamos el capítulo 2.3
del presente manual.
Con trabajos periódicos, lo habitual y recomendable es NO asignarlos inicialmente a ningún técnico, sino enviarlos a la
bandeja virtual mantenimiento periódicos desde la que nuestro responsable de producción repartirá los trabajos entre
nuestros técnicos.
CUÁNDO QUEREMOS QUE SE EJECUTEN LOS TRABAJOS
Antes de nada, tenemos que diferenciar entre la fecha en la que se generan automáticamente los trabajos periódicos (día
de generación de la tarea) y la fecha en la que los trabajos se ejecutan tras ser asignados a un técnico (fecha de
asignación del trabajo).
Cuando programamos una periodicidad también podemos indicar la fecha en la que el trabajo se va a asignar inicialmente
para ser ejecutado. Los trabajos se pueden asignar a una fecha o dejar sin asignar:
• Si NO asignamos fecha de ejecución, los trabajos se mueven a las carpetas no asignados, bien de la bandeja
de un técnico bien de una bandeja virtual (en función de a quién hayamos asignado el trabajo). Desde estas
carpetas podremos con posterioridad reasignar los trabajos a una fecha.
• Existe la posibilidad de forzar al sistema a que, en el mismo día en el que los trabajos se generan, se ejecuten
por el técnico asignado; es decir, a asignar automáticamente como fecha de ejecución del trabajo la fecha de
creación automática de los trabajos periódicos. En este caso, los trabajos se mueven a la coordenada bandeja
técnico/virtual - fecha correspondiente: a la bandeja del técnico/virtual a la que se haya asignado el trabajo y
a la fecha del día fijado para su ejecución (que, en este caso, coincide con la de creación automática del
trabajo).
Encontramos esta opción al programar la periodicidad cuando elegimos al técnico o bandeja virtual a la que le
vamos a asignar el trabajo en el campo desplegable técnico al que se desea asignar de forma automática
la tarea. Tras seleccionar el técnico se despliega el selector asignar automáticamente en la fecha de
creación. Lo marcamos.
Con trabajos periódicos, lo habitual y recomendable es NO asignarlos a ninguna fecha concreta, sino enviarlos
directamente a la carpeta no asignados (de la bandeja virtual de mantenimientos) desde la que nuestro responsable de
producción asignará fechas.
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