Envío De La Documentación De Un Trabajo Periódico
Ya hemos finalizado el trabajo, lo hemos verificado, hemos revisado sus precios, lo hemos facturado e, incluso, hemos
generado un presupuesto correctivo en caso de necesidad. Ya sólo nos queda enviar la documentación al cliente; podemos
enviar documentos desde el mismo momento en que se finaliza un trabajo. Además, tenemos la posibilidad de enviar
documentos propios de la empresa relacionados con el trabajo, tal y como se describe en este capítulo.
Lo idóneo sería que el cliente se descargara la documentación de su área de clientes. Pero hay veces que no puede ser
así, por lo que tenemos que ser nosotros los que enviemos la documentación al cliente.
Desde la Ficha de la tarea pulsamos la pastilla envío y visualización de documentos 
. Se nos
abre la ventana envío y visualización de documentos que tiene dos partes:
• la parte izquierda en la que introducimos las direcciones de correo a las que queremos enviar los documentos.
En principio podemos enviarlo al cliente de facturación, al cliente de servicio y a otras direcciones de mail.
Para ello no tenemos más que escribir la dirección de correo en los campos correspondientes y marcar el selector
situado a su derecha. Cuando tenemos un cliente tipo administrador, el correo del mismo aparece siempre en el
tercer campo, en el que además podemos añadir más direcciones de correo separándolas con una coma. Las
direcciones de correo las toma directamente de la Ficha de cliente si están introducidas.
Si su empresa tiene configurado desde la implantación que se envíe con copia aquí aparecería su mail.
• la parte de la derecha que nos muestra la relación de los documentos que podemos enviar (factura, albarán,
certificado, informe extendido, presupuesto, contrato del cliente de servicio, SEPA Core y documento RGPD con
el texto de la nueva Ley de Protección de Datos para que sea firmada por el cliente y devuelta a la empresa) en
función del estado del trabajo; por ejemplo, si el trabajo no está facturado no podremos evidentemente adjuntar
la factura.
Para ello no tenemos más que desplazar el selector de cada uno de los documentos de nuestro interés.
Si decidimos enviar una factura, tenemos la posibilidad de enviar todos los albaranes y todos los certificados de
dicha factura. Por razones lógicas, esta opción sólo se activa cuando estemos enviando una factura.
• Mas abajo encontramos el Selector Confirmar recepción de la documentación enviada que nos permite indicar
si queremos o no solicitar la confirmación de la recepción de la documentación enviada.
Por cierto, podemos configurar este selector para que se muestre por defecto seleccionado o no seleccionado.
Para ello, indicamos el valor a establecer por defecto en Menú general / opción mantenimiento / opción opciones
generales / selector Confirmar recepción de la documentación enviada.
Si decidimos enviar la documentación con "confirmación de recepción", G3w enviará la documentación al cliente
con un mecanismo que detecta el momento en el que nuestro cliente "abre" el correo, por lo que la confirmación
se realiza de forma automática sin necesidad de que el cliente realice ninguna acción explícita. No obstante, es
posible que, en un 5% de los casos, el receptor tenga restringidos algunos permisos que impedirían esta
confirmación automática; por este motivo, hemos incorporado al texto del correo un enlace Confirmar recepción
que permitirá al cliente confirmar de forma explícita la recepción del correo; lógicamente, que el cliente lo pulse o
no, ya no dependerá de G3w sino exclusivamente de la voluntad del cliente. Si el cliente decide pulsar el enlace
Confirmar recepción, G3w mostrará al cliente una pantalla en donde podrá introducir un comentario relativo a la
documentación que acaba de recibir. Podemos consultar la confirmación de la documentación enviada en la propia
pastilla envío y visualización de documentos.
• En la parte inferior nos aparece el Recuadro Comentario en el que podemos escribir cualquier indicación que
estimemos conveniente. Este comentario se añadirá al email junto con los documentos seleccionados.
• en la parte inferior nos puede aparecer un recuadro Documentos adjuntos al mail con una serie de archivos
asociados al trabajo (documentos específicos de nuestra empresa) y que son susceptibles de ser enviados de
forma conjunta con el resto de documentos.
Los requisitos para el envío de este tipo de documentos son:
1. que nuestra empresa tenga configurada una cuenta propia de correo para el envío de la documentación. Si no es el
caso, no tenemos más que contactar con el Consultor G3w para que nos configure una cuenta propia.
2. que los documentos hayan sido adjuntados y asociados previamente al trabajo en cuestión. Este proceso se describe
en el capítulo 8.4 del presente Manual.
- En Ficha tarea pulsamos el icono documentos. Se accede a la pantalla G3w docs. Pulsamos la opción
añadir para asociar documentos. Seleccionamos el archivo a adjuntar a la tarea. Pulsamos la opción enviar.
- Salimos de la Ficha tarea para que se refresque la pantalla.
- Volvemos a entrar en la Ficha tarea. Pulsamos el botón envío y visualización de documentos.
Seleccionamos los documentos que queremos enviar del recuadro inferior junto con el resto de documentos
que G3w ofrece. Pulsamos la opción envia.
3. que el documento esté en formato pdf
A continuación, pulsamos la opción visualizar para ver todos los documentos en un único pdf (que podemos grabar para
su posterior envío) o la opción enviar para enviar los documentos seleccionados a las direcciones de correo mostradas.
Una vez enviados los documentos, el icono azul de la derecha de la pastilla envío y visualización de documentos se
pone azul 
. Si pinchamos el icono avión azul accedemos a la ventana listado de documentos
enviados por correo que nos informa de qué documentos han sido enviados, por qué usuario, en qué fecha, a qué mail y
con qué comentarios.
El icono de la pastilla envío y visualización de documentos se pone verde con fondo gris 
cuando el sistema detecte que no sólo se han enviado los documentos, sino que además
existe una confirmación de recepción por parte del cliente para cualquier envío realizado sobre dicho trabajo.
Si pinchamos sobre el icono avión verde sobre fondo gris accedemos a toda la información relativa a los envíos
realizados, incluyendo la información relativa a la confirmación (fecha de confirmación, IP del ordenador desde que se
realizó la lectura; e incluso, el nombre y comentario del cliente, en el caso en el que pulsara el enlace Confirmar
recepción).
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