Trabajos Cobrados En Efectivo Por Los Técnicos
Es habitual que, en trabajos de menudeo, nuestros técnicos cobren los trabajos en efectivo (en algunos casos, los facturen)
y posteriormente, una vez al día, a la semana, al mes…los liquiden con la empresa.
Vamos a ver cómo es el proceso típico de trabajos cobrados al contado y, con más profundidad, cómo son los procesos
de cobro, facturación y liquidación por parte de los técnicos.
Proceso típico de trabajos cobrados al contado.
1. El técnico hace el trabajo. El servidor, atendiendo a la orden del técnico, envía automáticamente el albarán al
cliente.
2. El técnico COBRA el trabajo. Por cierto, aunque el técnico haya cobrado, la factura nos seguirá apareciendo como
“no cobrada” hasta que la oficina reciba la cantidad cobrada del técnico, liquide el trabajo y marque el vencimiento
como cobrado.
Es posible cobrar en efectivo trabajos que no sean facturables, como por ejemplo un trabajo de entrega
consecuente de un trabajo principal de retirada de equipos para retimbrar.
3. En algunos casos, el técnico puede incluso FACTURAR el trabajo si está autorizado por la empresa en su ficha
de técnico (botón quiero emitir la factura) y si el cliente contempla esta posibilidad en su configuración.
En estos casos, G3w genera automáticamente la factura (en función de las operaciones que ha hecho el técnico
y atendiendo a los precios introducidos en el sistema) y la envía junto con el resto de la documentación (el
certificado, el informe de anomalías, el informe con detalle de equipos...).
4. La empresa LIQUIDA con el técnico los trabajos, generalmente en bloque (por ejemplo, todos los de un técnico
entre fechas…) desde Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo.
5. La empresa, si el técnico no lo ha hecho, FACTURA los trabajos de uno en uno. La oficina puede facturar
directamente desde la propia liquidación sin necesidad de cambiar de pantalla (desde Menú principal / botón
técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo) o localizando el trabajo (desde la ficha del trabajo / botón
Facturar).
6. La empresa MARCA LOS VENCIMIENTOS COMO COBRADOS. La oficina puede marcar el vencimiento como
cobrado desde la propia liquidación sin necesidad de cambiar de pantalla (Menú principal / botón técnicos /
botón trabajos cobrados en efectivo) o localizando el vencimiento (Menú principal / botón Facturación / botón
gestión de vencimientos).
Para cualquier empresa este proceso representa una reducción de trabajo significativa porque sólo tiene que gestionar y
liquidar el cobro, en algunos casos que facturarlo desde la propia liquidación (en lugar de localizar el trabajo) y que marcar
el vencimiento como cobrado desde la propia liquidación (en lugar de localizar el vencimiento).
Procedimientos detallados de liquidación, facturación y marcado de vencimiento como cobrado
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo. Accedemos a la ventana listado de
trabajos cobrados por los técnicos desde la que podemos seleccionar, de entre todos los trabajos cobrados en efectivo
por los técnicos de nuestra empresa, aquellos que cumplan los criterios que nosotros necesitemos:
• campo desplegable técnico. Seleccionamos el técnico cuyos trabajos queremos liquidar
• campo desde/hasta fecha de liquidación. Seleccionamos los trabajos por fecha de liquidación. Evidentemente
sólo es útil cuando estamos consultando trabajos liquidados
• selector incluir trabajos liquidados. Marcamos esta opción si estamos consultando trabajos que hemos
liquidado.
• selector incluir trabajos no liquidados. Es la opción por defecto, ya que cuando hacemos una liquidación lo que
nos importa son los trabajos no liquidados
• campo desde/hasta fecha de finalización. Seleccionamos las fechas cuyos trabajos queremos liquidar (por
ejemplo, hasta la semana pasada)
• selector incluir trabajos verificados. Marcamos esta opción cuando queremos liquidar sólo aquellos trabajos
que ya se ha verificado
• selector incluir trabajos de facturas cobradas. Marcamos esta opción si queremos incluir trabajos de facturas
ya cobradas.
• Selector Trabajos NO cobrados con tarjeta. Lo desplazamos para seleccionar aquellos trabajos que no se hayan
cobrado mediante tarjeta
• Selector Trabajos cobrados con tarjeta.
Ponemos un ejemplo, si queremos liquidar los trabajos de un técnico buscaremos los trabajos de ese técnico que estén
“no liquidados”. Otro ejemplo, si queremos saber todo lo que nos falta por liquidar dejaríamos todos los campos en blanco
y activaríamos el selector incluir trabajos no liquidados.
Pulsamos la opción mostrar. Se nos despliega un listado de todos los trabajos que cumplen los filtros introducidos (en
el ejemplo, el listado de todos los trabajos no liquidados…).
Para cada uno de ellos vemos las siguientes columnas:
• columna identificación de trabajo:
- tipo de trabajo: P (de periódico), A (aviso), D (dependiente)
- nº de trabajo. si lo pinchamos accedemos a la Ficha del trabajo directamente
- subtipo de trabajo (anual, trimestral … instalación, correctivo…)
• columna cliente de servicio: su nº (desde el que se puede acceder a la ficha del cliente) y su nombre
• columna cliente de facturación: su nº y nombre
• columna fecha: es la fecha en la que se ha finalizado el trabajo
• columna técnico: el técnico que ha realizado el trabajo
• columna nº de factura que puede contener 2 cosas:
- el botón verde facturar si el trabajo no está facturado. Desde dicho botón podemos facturar
inmediatamente el trabajo una vez que hemos recibido el dinero del técnico
- el nº de la factura si el trabajo ya está facturado. El nº está en negro si es una factura de un trabajo
directamente facturable. El nº está en azul si es un trabajo consecuente no facturable cuyo trabajo
principal ya está facturado (de hecho, es el nº de factura del trabajo principal el que aparece aquí).
• columna facturado: nos da el importe de la factura si el trabajo está ya facturado.
• columna trabajo: nos da el importe del trabajo, lo que el sistema ha calculado que le debemos facturar al cliente.
• columna cobrado: nos indica la cantidad que nuestro técnico ha cobrado. Lo normal es que lo cobrado coincida
con el importe del trabajo; de esta forma, no habría que verificar los precios porque se supone que están bien
introducidos. Puede aparecer la cantidad en rojo cuando el importe cobrado es inferior al importe de la factura,
del trabajo. En aquellos trabajos en los que el cobro se ha efectuado con tarjeta hay un icono tarjeta de crédito.
• selector verificado: nos permite dar por verificado el trabajo desde esta misma pantalla sin necesidad de localizar
la ficha del trabajo.
• selector liquidar: nos permite dar por liquidado un trabajo.
Desde esta ventana podemos hacer estas 3 operaciones: liquidar uno o varios trabajos, facturar un trabajo y marcar un
vencimiento como cobrado.
- Si el técnico sólo ha cobrado el trabajo, desde esta ventana tendríamos haríamos las 3 operaciones: liquidar
los trabajos, luego facturarlos y finalmente marcar el vencimiento como cobrado.
- Si el técnico ha cobrado y facturado el trabajo, desde esta ventana sólo haríamos 2 operaciones: liquidar los
trabajos y marcar el vencimiento como cobrado.
Vamos a ver estas 3 operaciones:
• LIQUIDAR UNO O VARIOS TRABAJOS. Marcamos todos aquellos trabajos que queremos liquidar gracias al
selector liquidar. Pulsamos la opción liquidar para validar el proceso. Nos sale una ventana que nos solicita la
confirmación de los trabajos a liquidar, indicándonos el importe de la liquidación. Al confirmarlo, la opción liquidar
cambia a la opción imprimir liquidación que nos saca un pdf con los trabajos que se han liquidado al técnico y
el importe total a modo de resguardo
• FACTURAR UN TRABAJO. Pulsamos el botón verde facturar del trabajo que queremos facturar. El sistema nos
saca un mensaje solicitando la confirmación de facturación. Si aceptamos, se factura el trabajo. al confirmarlo, el
botón facturar desaparece de la columna nº de factura y se sustituye por el nº de factura.
• MARCAR UN VENCIMIENTO COMO COBRADO. Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre el nº de factura
de la columna nº de factura se nos despliega una ventana con 3 opciones:
- editar factura, que se describe en el Manual G3w y la gestión de facturas.
- visualizar factura. Obtenemos un pdf con la factura
- editar vencimientos, que se describe en el Manual G3w y la gestión de remesas y vencimientos.
En algunas ocasiones y en relación a los trabajos de menudeo cobrados al contado, nuestra empresa puede seguir una
política muy especial, como es la de COBRAR EL TRABAJO EN EFECTIVO PERO CON POSTERIORIDAD A LA
EJECUCIÓN DEL MISMO (en lugar de hacerlo en el mismo momento de su finalización).
Esta casuística se aborda en el Manual G3w y la gestión de facturas.
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