Creación / Programación De Periodicidades
Creación De Periodicidades Anuales/Semestrales/Trimestrales/Mensuales
Establecer o programar
una periodicidad a un cliente de servicio
consiste en indicar
al sistema G3w con qué frecuencia y en
qué momento concreto queremos que nos genere un trabajo de forma automática
atendiendo a los requisitos fijados en dicha periodicidad (cuota,
técnico…). En el caso más habitual de las periodicidades anuales/semestrales/trimestrales/mensuales
le estamos indicando al sistema que queremos que G3w nos genere de forma automática los trabajos todos los años en un día concreto
(en el caso de las periodicidades anuales),
todos los semestres
y trimestres en un día concreto (semestrales, trimestrales), todos los meses en un día concreto (mensuales)…
El primer paso para programar
una periodicidad es localizar al cliente de servicio.
Lo localizamos desde el Menú principal / botón clientes /
selector Servicio, tal y como se explica en el capítulo 3.2.1.-
búsqueda de clientes de servicio
del Manual G3w y la gestión de clientes.
A continuación, ya podemos proceder
a programar la periodicidad en sí misma.
Pulsamos el botón periodicidad situado
en la botonera de la derecha de la Ficha del cliente de servicio. Accedemos a la ventana Periodicidad en
cuya parte superior hay una cabecera con los datos del cliente de servicio (código y nombre) y en la parte inferior
5 rectángulos: recuadro interanual, recuadro anual/semestral/trimestral/mensual, recuadro semanales, recuadro diarias y recuadro intermensuales que pulsaremos en función del tipo de periodicidad que
queramos programar. En el caso en el que ya tuviéramos programadas algunas periodicidades en este cliente,
nos aparecería, en el recuadro
de la periodicidad correspondiente, un número que indicaría
la cantidad de periodicidades programadas de ese tipo.
Seleccionamos el recuadro anual/semestral/trimestral/mensual. Pulsamos el icono flecha invertida de la parte derecha del recuadro.
A continuación, pulsamos la opción añadir. Se despliega
una ventana en la que tenemos que introducir toda la información que nos va a permitir
configurar correctamente la periodicidad.
·
campo desplegable código
de empresa. Esta
opción sólo nos aparece si nuestra empresa tiene activado el “multiempresa”; recordemos
que con “multiempresa” nuestros clientes
de facturación están asociados a una empresa concreta.
Rellenamos el campo para indicar a qué empresa queremos
asignar el trabajo que se va a generar con la periodicidad. Por defecto, nos aparece la empresa a la que está asociada
el cliente de facturación correspondiente al cliente de servicio para el que estamos programando la periodicidad
·
campo seleccionable mes de
generación de la tarea. Aquí indicamos el mes (en el caso de una
periodicidad anual) o los meses
(en el caso de periodicidades
semestrales, trimestrales o mensuales) para los que queremos programar las periodicidades, es decir,
los meses en los que queremos que se generen automáticamente los trabajos periódicos. Pulsamos con el ratón sobre el mes o los meses en los
que queremos que se generen los trabajos. Al seleccionarlos, los recuadros de
los meses se iluminan. Para marcar todos los meses, utilizamos el selector situado debajo del nombre del campo.
·
campo desplegable tipo de trabajo a generar. Aquí indicamos el tipo de trabajo que la periodicidad va a generar (“anual”,
“trimestral”, “mensual”… “correctivo”, “comercial”, “presupuesto”…. “PCI”, “seguridad”…). Es la información que se incluye en
la píldora de color de la parte inferior de la caja del trabajo.
No confundamos el tipo de trabajo a generar (“anual”, “trimestral”, “mensual”…) con el tipo de periodicidad (anual,
trimestral, mensual…).
-
El tipo de
trabajo a generar nos da información del trabajo que tenemos que hacer sobre el equipo (en el caso de PCI:
mantenimiento Tabla-I si es de tipo trimestral, mantenimiento Tabla-II si es de tipo anual…).
-
Sin embargo, el
tipo de periodicidad nos permite definir la frecuencia y la fecha de generación automática de los trabajos.
Es muy recomendable que completemos este campo
porque les informa a nuestros técnicos, de forma genérica, del tipo de trabajo al que se enfrentan (por ejemplo,
si es un anual de clima, un trimestral de seguridad…). Esta es una información muy útil, por
ejemplo, en el sector de la PCI al programar los mantenimientos. Lo
normal es que nuestra oficina programe 4 mantenimientos al año (3 de ellos del
tipo de trabajo “trimestral” sobre la Tabla-I y 1 del tipo de trabajo “anual” sobre la Tabla-II).
Cuando implantamos G3w se ofrece un
abanico de tipos de trabajo base. Sin embargo, nosotros podemos configurar más tipos desde Menú principal / botón mantenimiento / botón gestión de tablas/ selección tipos de mantenimiento.
·
campo desplegable aplicar
un protocolo estándar al trabajo. Podemos redactar plantillas que describan distintos protocolos de trabajo
(por ejemplo, para el mantenimiento Tabla-I, para el mantenimiento Tabla-II, para la instalación de un grupo de presión…), de forma que cuando seleccionemos un protocolo concreto
en este campo (en función del tipo de trabajo…)
su texto se copie en el siguiente
campo descripción del trabajo que se debe de realizar.
·
campo descripción del trabajo que se debe
de realizar. Introducimos
una descripción del trabajo que nuestro personal tiene que hacer (por ejemplo, mantenimiento trimestral de sólo grupos de presión…).
Como hemos dicho anteriormente, podemos redactar
plantillas que describan
distintos protocolos de trabajo, de forma que cuando en el campo aplicar un protocolo
estándar seleccionemos un protocolo concreto, automáticamente su descripción se incluya en este campo.
·
selector generará una tarea facturable.
Aquí indicamos si los
trabajos que se van a generar en base a esta periodicidad van a ser o no facturables. Por defecto, se generan trabajos
facturables.
Hay
situaciones en las que nos puede interesar generar tareas no facturables. La
situación más típica es cuando, por ejemplo, acordamos
con un cliente el mantenimiento de sus instalaciones todos los meses de
noviembre con importe anual de 1.200 pagadero
mensualmente a razón de 100 /mes; en este caso, debiéramos de generar 13
periodicidades, 12 periodicidades administrativas para facturar 100 y una periodicidad técnica no facturable para noviembre.
Otro ejemplo habitual es cuando acordamos con un cliente una tarifa plana anual pagadera en enero;
todas las intervenciones que hagamos a lo largo del año serán no facturables.
·
campo numérico cuota
preasignada a la tarea. En el caso en el que nuestra empresa cobre los mantenimientos generados desde esta periodicidad por cuota fija,
aquí indicamos dicha cuota en la programación.
Cuando nuestro técnico finalice el
trabajo, y con independencia de lo que haya hecho en la ejecución de dicho trabajo,
tanto el albarán
como la factura incluirán esta cuota.
·
campo concepto para la cuota (será la descripción que se mostrará
en la factura). Aquí indicamos el concepto de la cuota que acabamos de
teclear. Esta descripción será la que se muestra en la factura como concepto.
Cuando nuestro técnico finalice el trabajo, tanto la
cuota como el concepto de la cuota se incluirán automáticamente en el
albarán, de forma que cuando se facture se facturará esa cuota con ese
concepto. Recordemos que el técnico
no tiene por qué ver la cuota; una cosa es que se incluya automáticamente en el albarán y otra que el técnico
pueda verla.
·
campo código externo de la cuota.
Sólo rellenamos este campo si
nuestra empresa tiene una conexión con un ERP; aquí indicamos el código que en nuestro ERP tiene este tipo de cuota que nos puede ser de utilidad para hacer contabilidad analítica…
·
campo conceptos de la cuota. Añadir. Utilizamos esta opción si queremos definir conceptos
de cuotas adicionales con sus correspondientes importes.
Si pulsamos la
opción Añadir, para
cada concepto adicional podemos
introducir su nombre (campo código de material), su descripción,
las unidades, el precio unitario,
el descuento unitario y la referencia.
Cada una de estas cuotas se incluirán de forma
adicional al de la cuota principal (campo cuota preasignada a la tarea) como líneas
de material adicionales en los trabajos
que se generen y en los albaranes y facturas correspondientes.
·
campo conceptos de la cuota. Añadir. Utilizamos esta opción si queremos
definir conceptos de cuotas adicionales con sus correspondientes importes.
Si pulsamos la
opción Añadir, para
cada concepto adicional podemos
introducir su nombre (campo código de material), su descripción,
las unidades, el precio unitario,
el descuento unitario y la referencia.
Cada una de estas cuotas se incluirán de forma adicional
al de la cuota principal (campo cuota preasignada a la tarea) como líneas
de material adicionales en los trabajos
que se generen y en los albaranes y facturas correspondientes.
·
selector generar el trabajo en estado
finalizado. Desplazamos
esta opción si queremos que el trabajo asociado a la periodicidad se genere en estado finalizado.Esta opción es incompatible con la Facturación automática de la cuota.
·
selector facturación automática de la cuota. Si marcamos
esta opción, cuando el trabajo
se genere en el
día y en el mes que hemos programado, se creará ya en “estado finalizado” (es
decir, no hay ni que iniciar ni ejecutar el trabajo). Y además lo hará en estado facturado
con la cuota introducida.
Esta
opción es imprescindible si nuestra empresa necesita generar facturas
recurrentes. Por ejemplo, si tenemos
que facturar a nuestros clientes 25 de forma recurrente todos los meses en concepto de
cuota de conexión a una central de alarmas. En este caso, programaríamos 12 periodicidades mensuales
de 25 y autofacturables el día 1 de cada mes.
Por cierto, lo suyo sería asignarla a la bandeja virtual facturación de cuotas de alarma en el campo técnico al que se le asignará la tarea.
Recordemos que al facturarse directamente este
trabajo no puede reasignarse con posterioridad a otro técnico.
·
campo forma de pago y campo Vencimientos. Al definir una periodicidad autofacturable,
podemos definir la forma de pago y
los vencimientos que se aplicarán en la factura. Cuando se define una periodicidad
auto facturable, por defecto se selecciona la forma de pago y los vencimientos que tenga
definidos el cliente de facturación en su ficha.
·
campo desplegable responsable
administrativo del trabajo. Aquí indicamos, si es necesario, qué usuario
de nuestra oficina se va a hacer responsable de ese trabajo. G3w nos permite
obtener consultas de trabajos
por responsable, para saber qué tenemos que verificar, qué tenemos que facturar…
·
selector aplicar a los trabajos el procedimiento quick (revisión
rápida). Si marcamos esta opción estamos indicando que todos los trabajos
que genere esta periodicidad se van a “beneficiar” del procedimiento QUICK, que se describe en el Manual G3w y
la gestión de dispositivos móviles.
El procedimiento QUICK permite que nuestros técnicos
hagan revisiones rápidas
sobre los equipos
del cliente:
-
quick rojo: nuestros técnicos pueden dar por revisados todos o
un grupo de equipos y dejarlos tal y como estaban la última vez que se revisaron. Esta aplicación es útil, por ejemplo, en las revisiones trimestrales en el sector PCI
(generalmente revisiones oculares en las que
habitualmente los equipos están como estaban); nuestro técnico activa el quick rojo en su móvil dejando todo igual, como estaba, y empieza
la revisión; si ve alguna anomalía grave, localiza el equipo e introduce dicho
fallo en ese equipo concreto.
-
quick verde: nuestros técnicos pueden dar por revisados todos o
un grupo de equipos y dejarlos todos
bien, sin anomalías, atendiendo a las especificaciones que nuestro responsable
técnico haya hecho en esos equipos. Una situación recomendable en clientes con pocos equipos.
·
selector albarán valorado. Por defecto está sin marcar. Si marcamos este
selector, forzamos a que todos los albaranes de los trabajos que se generen
con esta periodicidad estén valorados, es decir, que incluyan precios. Es vital que nos aseguremos que los precios
que hemos introducido en el sistema están bien (ver Manual G3w y la gestión
de precios y tarifas).
De
todos modos, con posterioridad podemos cambiar esta característica en el propio
trabajo, en su Ficha de la tarea (de valorado
a no valorado y viceversa).
Y con independencia de lo que marquemos en este selector,
desde la Ficha de la tarea siempre podemos visualizar el albarán valorado de la tarea a través del icono $
dentro de un papel 
·
campo nº de presupuesto.
Aquí indicamos el número de presupuesto que el cliente
nos ha aprobado para ejecutarle
los trabajos que se generen
desde esta periodicidad. Este número saldrá en los trabajos y en los albaranes.
·
campo nº
de pedido cliente.
Aquí indicamos
el número de pedido que nos ha dado un cliente para que le hagamos el mantenimiento. Este número aparecerá
en los albaranes que entregamos al cliente para facilitar su seguimiento.
·
campo nº
de pedido interno.
Aquí
indicamos el número de pedido que
nuestro ERP, en el caso de tenerlo, tiene para el mantenimiento que estamos
programando.
·
campo tiempo estimado para realizar el trabajo (minutos).
Aquí indicamos de forma opcional el tiempo que
estimamos que el técnico va a requerir para realizar el trabajo (se supone que el presupuesto que hemos elaborado para el cliente se basa en el tiempo
que vamos a invertir). Esta información nos puede
resultar muy útil para comparar tiempos estimados con tiempos reales.
·
campo días estimados para la realización del trabajo.
Aquí indicamos
el número de días que va a requerir esta tarea.
Es de utilidad a la hora de hacer la programación de trabajos desde Menú principal
/ botón técnico / botón programación, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de usuarios del sistema.
·
campo tipologías que NO se utilizarán durante el trabajo.
Esta opción nos permite evitar que un técnico pueda
tener acceso a determinados equipos del cliente en los trabajos
generados desde esta periodicidad.
Tiene su utilidad cuando nuestra empresa tiene que
subcontratar trabajos a terceros por falta de perfil adecuado para una intervención concreta (por ejemplo, para
revisar calderas) y no queremos que tengan acceso
a la información del resto de equipos de nuestro cliente; entre otras cosas
porque esta empresa puede ser nuestra
competencia.
Para nuestros propios técnicos no es recomendable
esta opción, ya que si activamos esta opción
nuestros técnicos no
visualizarán dichos equipos y corremos el riesgo de que, al ir a las
instalaciones del cliente, los den de
alta y se dupliquen. Por ese motivo, es mucho más aconsejable indicarle las
directrices en la descripción del trabajo (por ejemplo, “sólo haced calderas”).
Finalmente, pulsamos la opción crear para validar la programación de esta periodicidad y la opción cancelar para abortarla.
Podemos visualizar en pantalla las periodicidades
que acabamos de generar con la descripción y fecha desde la que se comenzará a generar tareas en el listado
de periodicidades, su cuota y descripción, la descripción del trabajo a
realizar, el técnico o carpeta virtual
asignada y el tipo de trabajo. Podemos ordenar todas las periodicidades de esta tabla en función
de los campos que se muestran en pantalla. Para ello es suficiente con pulsar en la columna por la que queremos
ordenar.
Si existieran periodicidades caducadas, se mostraría
tachadas en esta pantalla.
·
Campo Las tareas se generarán a partir de. Aquí indicamos desde qué mes y año queremos que se generen las tareas
asociadas a la periodicidad.
· Campo Fecha de fin de la periodicidad. Aquí podríamos indicar hasta cuándo queremos que la periodicidad genere trabajos.
· Campo Fecha de fin de la periodicidad. Aquí podríamos indicar hasta cuándo queremos que la periodicidad genere trabajos.
Si no se quiere fijar un límite, se deja el campo en blanco.
·
campo numérico día de
generación de la tarea. Indicamos el día en el que queremos generar la periodicidad. Por defecto aparece el primer día del mes (día 1). Y es lo que recomendamos, porque así, a primeros de mes, G3w nos genera todas las tareas del mes y es más fácil para nuestro responsable de producción hacer la programación mensual de asignación
de trabajos.
Si seleccionamos el día 1 como día de generación de la tarea, todos los 1 de los meses en los que estén progra madas las periodicidades se generarán los trabajos de forma automática.
Si estamos a 7/marzo/2018 y hemos seleccionado el
día 1 como día de generación de la tarea y marzo como mes de generación de la tarea, y además hemos indicado que queremos crear en este año la tarea del mes actual, la tarea de marzo se generará
el 7/marzo.
·
campo desplegable técnico
al que se le asignará la tarea. Aquí indicamos el técnico o la bandeja virtual a la que queremos
asignar inicialmente el trabajo.
Nuestra recomendación es asignar inicialmente los
trabajos a la bandeja virtual Mantenimientos periódicos y desde aquí, que nuestro jefe de producción reasigne
los trabajos entre técnicos y fechas, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión
de trabajos.
·
selector asignar automáticamente a la fecha de creación.
Una cosa es el día en el que queremos que los
trabajos se generen de forma automática (día de generación de la tarea) y otra es el día en el que queremos que los trabajos se asignen a un técnico
para ser ejecutados (fecha de asignación del trabajo). Si marcamos este selector estamos forzando al sistema
a que, en el mismo día en el que se generen los trabajos, se asignen a un
técnico para ser llevados a cabo.
Si no lo marcamos, el día en el que se generen
los trabajos procedentes de la periodicidad se ubicarán en la carpeta no asignados de
la bandeja técnico/bandeja
virtual correspondiente (es decir, sin una fecha concreta
de ejecución)
Related Articles
Creación De Periodicidades Interanuales
Establecer o programar una periodicidad a un cliente de servicio consiste en indicar al sistema G3w con qué frecuencia y en qué momento concreto queremos que nos genere un trabajo de forma automática atendiendo a los requisitos fijados en dicha ...Creación De Periodicidades Intersemanales
Establecer o programar una periodicidad a un cliente de servicio consiste en indicar al sistema G3w con qué frecuencia y en qué momento concreto queremos que nos genere un trabajo de forma automática atendiendo a los requisitos fijados en dicha ...Creación De Periodicidades Semanales
Establecer o programar una periodicidad a un cliente de servicio consiste en indicar al sistema G3w con qué frecuencia y en qué momento concreto queremos que nos genere un trabajo de forma automática atendiendo a los requisitos fijados en dicha ...Creación De Periodicidades Intermensuales
Establecer o programar una periodicidad a un cliente de servicio consiste en indicar al sistema G3w con qué frecuencia y en qué momento concreto queremos que nos genere un trabajo de forma automática atendiendo a los requisitos fijados en dicha ...Tipos De Periodicidades
Establecer una periodicidad consiste en indicarle al sistema con qué frecuencia y en qué momento queremos que G3w genere un trabajo asociado a un cliente de servicio en particular. Dos son los puntos claves al programar una periodicidad: · la ...