Dar Por “Cobrado” Un Vencimiento Y Viceversa.

Dar Por “cobrado” Un Vencimiento Y Viceversa Y Eliminación

En este capítulo vamos a ver cómo podemos dar por “cobrados” los vencimientos, tanto si están “remesados” como si
están “no remesados” y cómo podemos marcar como “no cobrados” los vencimientos que están “cobrados”.

Cobrar un vencimiento “no remesado” (cambio de estado de “no cobrado” a “cobrado”).
Vamos a ver cómo marcar como “cobrados” los vencimientos “no remesados”, es decir, aquellos vencimientos que no se
encuentran incluidos en una remesa. Por ejemplo, cuando el cliente nos paga al contado, nos entrega un talón o un pagaré,
nos hace una transferencia… Y es, respectivamente, al recibir el dinero que el técnico nos trae de los clientes de menudeo,
al ingresar un talón, al recibir la transferencia… cuando marcamos el vencimiento como “cobrado”.

¿Cómo podemos marcar como “cobrado” un vencimiento no remesado?
Localizamos el vencimiento en Menú principal / botón Facturación / botón gestión de vencimientos. En la
columna Sel encontramos un selector. Si lo desplazamos a la derecha la fila de dicho vencimiento se pone de color
verde la fila. E inmediatamente se desdobla una ventana que nos pide introducir la fecha de pago (cuando nos
pagó el cliente) y la forma de pago, que no tiene porqué coincidir con la de la factura. Pulsamos la opción Continuar
y se da el vencimiento como “cobrado”.
Hacemos un inciso para informar que nosotros podemos hacer la gestión de las formas de pago. Podemos
dar de alta y modificar las formas de pago de nuestro interés, tal y como se describe en el apartado 1.6.6.
del presente manual.

En este momento, en la primera columna, en lugar de aparecer el icono selector aparece el icono flecha circular
hacia la izquierda.



Si nos interesa podemos además generar un recibo de pago tal y como se escribe en el capítulo 1.6.1.- (imprimir
un recibo de un vencimiento).

¿Cómo podemos marcar como “cobrado” varios vencimientos a la vez?
Existe un proceso que nos permite marcar como “cobrados” varios vencimientos a la vez siempre que compartan la misma
fecha y forma de pago. Es una necesidad muy habitual de nuestra oficina cuando, tras revisar los extractos bancarios para
ver el estado de los clientes, quiere marcar como “cobrados” todos los vencimientos de los extractos que estén ya cobrados.
Localizamos los vencimientos susceptibles de ser marcados como “cobrados” en Menú principal / botón
Facturación / botón gestión de vencimientos atendiendo a distintos criterios de búsqueda (descrito en el apartado
1.2.1). Pulsamos el botón mostrar.
Accedemos a la pantalla de vencimientos seleccionados. En el cuadro verde Utilizar fecha y forma de pago común
desplazamos el selector hacia la derecha. En este momento, se activa una ventana que nos solicita la fecha de
pago en la que queremos dar por cobrados los vencimientos y la forma de pago (contado, pagaré o transferencia
de las distintas entidades bancarias con las que trabajamos...).
Hacemos un inciso para informar que nosotros podemos hacer la gestión de las formas de pago. Podemos
dar de alta y modificar las formas de pago de nuestro interés, tal y como se describe en el apartado 1.6.6.
del presente manual.



Una vez tecleados los datos comunes a todos los vencimientos que vamos a marcar como “cobrados” (fecha y
forma de pago), seleccionamos les vencimientos a marcar desplazando hacia la derecha el selector situado a la
izquierda de cada uno de dichos vencimientos. Pulsamos la opción aceptar del cuadro verde o la opción Continuar
del final de la ventana. Todos los vencimientos seleccionados se marcarán como cobrados usando la misma fecha
y forma de pago del cuadro verde.
En este momento, se ha actualizado la información de la pantalla de vencimientos. En primer lugar, en la columna
forma de pago se refleja la forma de pago de los vencimientos marcados como cobrados. En segundo lugar, en la
columna sel de dichos vencimientos el icono selector se ha transformado en el icono flecha circular hacia la
izquierda, indicando que dichos vencimientos están cobrados.



Cuando todos los vencimientos de una factura estén “cobrados”, G3w marcará automáticamente la factura como cobrada.
Y será la fecha de cobro del último vencimiento la fecha de cobro de la factura. Tal y como describimos en el Manual G3w
y la gestión de facturas, si localizamos la factura en Menú principal / botón Facturación / botón edición de facturas /
opción editar, visualizaremos en la columna F.cobro dicha fecha.

COBRAR UN VENCIMIENTO “REMESADO” (CAMBIO DE ESTADO “NO COBRADO” A “COBRADO”)
En este apartado vamos a ver cómo se marcan como “cobrados” los vencimientos “remesados”, es decir, aquellos
vencimientos cuya forma de pago es la de recibo bancario. Los vencimientos “remesados” se localizan fácilmente porque
en la columna sel de la ventana de vencimientos tienen un número que indica la remesa en la que están incluidos.
Dado que son las remesas lo que cobramos, el vencimiento se dará por “cobrado” de forma automática cuando demos por
cobrada la remesa. El proceso se describe en el capítulo 2.5.2.- (modificar el estado de una remesa de “enviada” a
“cobrada”).
Por cierto, si pulsamos sobre el número de la columna sel de la ventana de vencimientos accedemos a la ventana de
gestión de remesas descritas en el mencionado capítulo.



DAR POR COBRADO UN VENCIMIENTO DESDE LA LIQUIDACIÓN DEL TRABAJO (al contado)
En este apartado vamos a ver cómo podemos dar por cobrado un vencimiento correspondiente a la factura de un trabajo
cobrado al contado por parte de un técnico de nuestra empresa.
Es habitual que, en trabajos de menudeo, nuestros técnicos cobren los trabajos en efectivo y posteriormente, una vez al
día, a la semana, al mes…liquiden dichos trabajos con la empresa. Por mucho que el técnico haya recogido el dinero, la
factura sigue marcada como “no cobrada” hasta que nuestra empresa no reciba el dinero cobrado por el técnico; es decir,
hasta que la oficina no liquide esa cantidad al técnico, no podemos marcar el vencimiento como cobrado.

¿Cómo es el proceso típico de trabajos cobrados al contado?
El proceso natural en estas situaciones es:
1. El técnico hace el trabajo.
El servidor, atendiendo a la orden del técnico, envía automáticamente el albarán al cliente.
2. El técnico cobra el trabajo. Por cierto, aunque el técnico haya cobrado, la factura nos seguirá apareciendo como
“no cobrada” hasta que la oficina reciba la cantidad cobrada del técnico y liquide el trabajo.
3. En algunos casos, el técnico puede incluso facturar el trabajo si está autorizado por la empresa en su ficha de
técnico (botón quiero emitir la factura) y si el cliente contempla esta posibilidad en su configuración.
En estos casos, G3w genera automáticamente la factura (en función de las operaciones que ha hecho el técnico
y atendiendo a los precios introducidos en el sistema) y la envía junto con el resto de la documentación (el
certificado, el informe de anomalías, el informe con detalle de equipos...).
4. La empresa liquida con el técnico los trabajos, generalmente en bloque (por ejemplo, todos los de un técnico entre
fechas…) desde Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo.
5. La empresa, si el técnico no lo ha hecho, factura los trabajos de uno en uno.
La oficina puede facturar desde la propia liquidación (desde Menú principal / botón técnicos / botón trabajos
cobrados en efectivo) o localizando el trabajo (desde la ficha del trabajo / botón Facturar) tal y como se describe
en el apartado1.1.1 del Manual G3w y la gestión de facturas.
6. La empresa marca los vencimientos como cobrados.
La oficina puede marcar el vencimiento como cobrado desde la propia liquidación (desde Menú principal / botón
técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo) o localizando el vencimiento (desde Menú principal / botón
Facturación / botón gestión de vencimientos), tal y como se describe en el presente capítulo de este manual.

Para cualquier empresa este proceso representa una reducción de trabajo significativa porque sólo tiene que
gestionar y liquidar el cobro, en algunos casos que facturarlo y marcar el vencimiento como cobrado desde la
propia liquidación (en lugar de localizar el vencimiento).
En el Manual G3w y la gestión de usuarios del sistema se aborda el proceso de liquidación y todo lo que ésta
debe contemplar (cuál es el trabajo que se liquida para que la oficina dé por cobrada la factura correspondiente,
la cantidad cobrada para que la oficina reciba la cantidad exacta del trabajo cobrado al contado, la generación de
un resguardo para que el técnico constate que ha liquidado un trabajo y evitar que la oficina pueda reclamárselo
en un futuro…).
En este manual nos limitamos a explicar la nueva dirección desde la que se marcar su vencimiento como cobrado

¿Cómo podemos marcar su vencimiento como cobrado desde la propia liquidación?
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo.
Accedemos a una ventana desde la que podemos seleccionar, de entre todos los trabajos cobrados en efectivo por
los técnicos de nuestra empresa, aquellos que cumplan una serie de filtros. La ventana listado de trabajos
cobrados por los técnicos con los siguientes campos:
• campo desplegable técnico. Seleccionamos el técnico cuyos trabajos queremos liquidar
• campo desde/hasta fecha de liquidación. Seleccionamos los trabajos por fecha de liquidación.
Evidentemente sólo es útil cuando estamos consultando trabajos liquidados
• selector incluir trabajos liquidados. Marcamos esta opción si estamos consultando trabajos que hemos
liquidado.
• selector incluir trabajos no liquidados. Es la opción por defecto, ya que cuando hacemos una liquidación
lo que nos importa son los trabajos no liquidados
• campo desde/hasta fecha de finalización. Seleccionamos las fechas cuyos trabajos queremos liquidar
(por ejemplo, hasta la semana pasada)
• selector incluir trabajos verificados. Marcamos esta opción cuando queremos liquidar sólo aquellos
trabajos que ya se han verificado
• selector incluir trabajos de facturas cobradas. Marcamos esta opción si queremos incluir trabajos de
facturas ya cobradas.
• selector trabajos NO cobrados con tarjeta
• selector trabajos cobrados con tarjeta de forma que no será necesario pedir el dinero al técnico
Ponemos un ejemplo, si queremos liquidar los trabajos de un técnico buscaremos los trabajos de ese técnico
que estén “no liquidados”. Otro ejemplo, si queremos saber todo lo que nos falta por liquidar dejaríamos todos
los campos en blanco y activaríamos el selector incluir trabajos no liquidados.



Pulsamos la opción mostrar.
Se nos despliega un listado de todos los trabajos que cumplen los filtros introducidos (en el ejemplo, el listado de
todos los trabajos no liquidados…).
Para cada uno de ellos vemos las siguientes columnas:
• columna identificación de trabajo:
- tipo de trabajo: P (de periódico), A (aviso), D (dependiente)
- nº de trabajo. Si lo pinchamos accedemos a la Ficha del trabajo directamente
- subtipo de trabajo (anual, trimestral … instalación, correctivo…)
• columna cliente de facturación
• columna cliente de servicio: su nº (desde el que se puede acceder a la ficha del cliente) y su nombre
• columna fecha: es la fecha en la que se ha finalizado el trabajo
• columna técnico: el técnico que ha realizado el trabajo
• columna nº de factura que puede contener 2 cosas:
- el botón verde facturar si el trabajo no está facturado. Desde dicho botón podemos facturar
inmediatamente el trabajo una vez que hemos recibido el dinero del técnico
- el nº de la factura si el trabajo ya está facturado.
• columna facturado: nos da el importe de la factura si el trabajo está ya facturado.
• columna trabajo: nos da el importe del trabajo (lo que el sistema ha calculado que le debemos facturar al
cliente).
• columna cobrado: nos indica la cantidad que nuestro técnico ha cobrado. Lo normal es que lo cobrado
coincida con el importe del trabajo; de esta forma, no habría que verificar los precios porque se supone
que están bien introducidos. Puede aparecer la cantidad en rojo cuando el importe cobrado es inferior al
importe de la factura del trabajo.
• selector verificado: nos permite dar por verificado el trabajo desde esta misma pantalla sin necesidad de
localizar la ficha del trabajo.
• selector liquidar: nos permite dar por liquidado un trabajo.



Desde esta ventana podemos hacer estas 3 operaciones: liquidar uno o varios trabajos, facturar un trabajo y marcar
un vencimiento como cobrado.
- Si el técnico sólo ha cobrado el trabajo, desde esta ventana haríamos las 3 operaciones: liquidar los trabajos,
luego facturarlos y finalmente marcar el vencimiento como cobrado.
- Si el técnico ha cobrado y facturado el trabajo, desde esta ventana sólo haríamos 2 operaciones: liquidar los
trabajos y marcar el vencimiento como cobrado.

Vamos a ver estas 3 operaciones:

• liquidar uno o varios trabajos. Marcamos todos aquellos trabajos que queremos liquidar gracias al selector
liquidar. Pulsamos la opción liquidar para validar el proceso. Nos sale una ventana que nos solicita la
confirmación de los trabajos a liquidar, indicándonos el importe de la liquidación. Al confirmarlo, la opción
liquidar cambia a la opción imprimir liquidación que nos saca un pdf con los trabajos que se han
liquidado al técnico y el importe total a modo de resguardo
• facturar un trabajo. Pulsamos el botón verde facturar del trabajo que queremos facturar. El sistema nos
saca un mensaje solicitando la confirmación de facturación. Si aceptamos, se factura el trabajo. al
confirmarlo, el botón facturar desaparece de la columna nº de factura y se sustituye por el nº de factura.
Una vez que el trabajo está facturado (por parte del técnico o de nuestra oficina) podemos marcar el
vencimiento como cobrado ya que la factura no está marcada como cobrada.
• marcar un vencimiento como cobrado.
Como hemos dicho, por mucho que el técnico haya recogido el dinero, la factura no está marcada como
cobrada porque quien ha cobrado el dinero ha sido él y no la empresa; de forma que hasta que la oficina
no liquide esa cantidad al técnico, no podemos marcar el vencimiento como cobrado.
Para marcarlo, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el nº de factura de la columna nº de factura
se nos despliega una ventana con 3 opciones:

- editar factura. Visualizamos la misma ventana a la que accedemos desde Menú principal /
botón Facturación / botón Edición de facturas que nos permite editar la factura, tal y como
se describe en el capítulo 3 del Manual G3w y la gestión de facturas.
- visualizar factura. Obtenemos un pdf con la factura
- editar vencimientos. Pulsamos esta opción y accedemos a la ventana consulta de
vencimientos preseleccionados que se describe en el capítulo 1.2.2 del presente manual
desde la que podemos marcar el vencimiento como cobrado. Desplazamos hacia la derecha
el selector de la columna Sel; la fila del vencimiento se pone de color verde e inmediatamente
se desdobla una ventana que nos pide introducir la fecha de pago (la del día en curso en la
que hemos recibido el dinero del técnico) y la forma de pago (al contado). Pulsamos la opción
Continuar y se da el vencimiento como “cobrado”. En este momento, en la primera columna,
en lugar de aparecer el icono selector aparece el icono flecha circular hacia la izquierda.
Volvemos a la ventana de liquidación para proseguir si es necesario con otros vencimientos
a medida que vayamos recibiendo más dinero por parte del técnico.



Si nos interesa podemos además generar un recibo de pago tal y como se escribe en el
capítulo 1.6.1.- (imprimir un recibo de un vencimiento).

DESCOBRAR UN VENCIMIENTO “NO REMESADO” (CAMBIO DE “COBRADO” A “NO COBRADO”).
Vamos a ver cómo podemos marcar como “no cobrado” un vencimiento “no remesado”.
Localizamos dicho vencimiento en Menú principal / botón Facturación / botón gestión de vencimientos. En la columna
Sel nos aparecerá el icono flecha circular hacia la izquierda. Lo pulsamos. El sistema nos pide confirmación (“¿desea
marcar el vencimiento como no cobrado?”). Pulsamos la opción aceptar. Una vez validada la operación, aparecerá como
“no cobrado”.



DESCOBRAR UN VENCIMIENTO “REMESADO” (CAMBIO DE “COBRADO” A “NO COBRADO”)

Las remesas tienen 3 estados: “generadas”, “enviadas” y “cobradas”.
• Cuando las remesas están “generadas” podemos sacar un vencimiento de dicha remesa mediante el icono flecha
saliendo de caja hacia arriba tal y como se describe en el capítulo 2.5.4.- (sacar vencimientos de una remesa
ya generada)
Pero en este caso no estaríamos hablando de “descobrar” un vencimiento puesto que la remesa está en estado
“generada”.
• Cuando las remesas están “enviadas”, el vencimiento no puede sacarse de la remesa sino que hay que esperar
a que el banco nos ingrese la remesa para poder marcarlo como “devuelto” (descobrarlo), si así lo necesitamos.
Tampoco estaríamos hablando de “descobrar” un vencimiento puesto que la remesa está en estado “enviada”.
• Cuando la remesa está “cobrada”, que es el caso que planteamos en este apartado (ya que hablamos de cambiar
el estado del vencimiento de “cobrado” a “no cobrado”), el vencimiento no puede sacarse de la remesa, pero sí
puede devolverse y marcarse entonces como “no cobrado”.
Aunque el proceso está descrito en el capítulo 2.8.- del presente manual presentamos a continuación los pasos a
seguir.
Localizamos la remesa que contiene el recibo devuelto en Menú principal / botón Facturación / botón
gestión de remesas. Podemos buscarla pulsando la opción Buscar e introduciendo los criterios de
búsqueda pertinentes (nº de remesa, comentario, estado, fecha de creación, fecha de envío, fecha de cobro,
nº de vencimiento o IBAN de la remesa) o localizando la remesa en el cuadro Gestión de remesas que
aparece en pantalla con las últimas 100 remesas.
Una vez localizada la remesa, con el icono flecha invertida desplegamos todos los vencimientos incluidos
en dicha remesa. Localizamos el vencimiento que queremos extraer de la remesa y pulsamos el icono caja
flecha abierta situado a la derecha de dicho vencimiento. Confirmamos la operación tras pulsar la opción
Aceptar.
En este momento, se abre una ventana desde la que vamos a poder marcar como “devuelto” el vencimiento
así como realizar otras operaciones descritas en el mencionado capítulo 2.8.- Una vez liberado el
vencimiento, podremos bien cobrarlo de forma individual (vía transferencia, al contado...) o bien con otros
vencimientos al remesarlo de nuevo en otra remesa.


ELIMINACIÓN DE VENCIMIENTOS
No podemos eliminar los vencimientos de forma directa porque los vencimientos son la consecuencia directa de la
generación de una factura; un vencimiento no se puede eliminar porque dejaríamos a su factura correspondiente sin su
obligación de pago. Sin embargo, existen 3 formas por las que los vencimientos pueden “desaparecer”:

• Mediante la eliminación de la factura.
Si eliminamos una factura, su o sus vencimientos se eliminarán.
No olvidemos, sin embargo, que la eliminación de una factura es un proceso muy delicado que sólo puede llevarse
a cabo si la factura no está contabilizada o si no tiene ningún vencimiento cobrado. Y recordemos que, en el caso
de eliminar una factura, su número se utilizará en la siguiente factura que generemos.
• Mediante el recálculo de los vencimientos de la factura.
Si tenemos una factura que ha generado, por ejemplo, 3 vencimientos y la modificamos en Menú principal / botón
Facturación / botón Edición de facturas para que sólo genere 1 vencimiento, habremos hecho “desaparecer” 2
vencimientos; aunque lo más correcto sería decir que hemos recalculado los vencimientos de dicha factura.
Al igual que en el caso anterior, este proceso sólo puede llevarse a cabo si la factura no tiene ningún vencimiento
cobrado
• Mediante una factura rectificativa.
Si tenemos una factura de 100􀀀 con un único vencimiento de 100􀀀 y generamos una “factura rectificativa” del
mismo importe (100􀀀), estaríamos anulando el vencimiento de la factura original.
En el caso poco probable que la factura original estuviera ya pagada por el cliente, el vencimiento no
desaparecería (porque ya está pagado) sino que se generaría un vencimiento negativo de 100􀀀 (“facturación
rectificativa” con abono)

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