Generación De Facturas
En este apartado se explica cómo podemos facturar, cómo podemos crear las facturas con el sistema G3w.
Nos podemos encontrar con dos situaciones distintas:
• que queramos facturar UN trabajo concreto en UNA factura (se describe en el apartado 1.1)
• que queremos facturar VARIOS trabajos en UNA misma factura (se describe en el apartado 1.2)
Hacemos un breve inciso para aclarar qué es lo que podemos facturar con G3w. Con G3w podemos facturar los trabajos;
por consiguiente, no podemos crear una factura si no tenemos un trabajo previo (sea técnico o administrativo). En G3w,
toda factura viene de un albarán y todo albarán de un trabajo (de una cajita).
FACTURACIÓN DE UN TRABAJO EN UNA FACTURA
En este apartado se explica cómo podemos facturar un trabajo concreto en una factura. Nos podemos encontrar con 5
casuísticas diferentes:
1. El técnico hace un trabajo técnico. La oficina factura el trabajo.
2. El técnico hace un trabajo técnico. El mismo técnico cobra y factura el trabajo.
3. El técnico hace un trabajo técnico. El mismo técnico lo cobra y/o lo factura. La oficina lo liquida (trabajo al contado)
y se puede facturar a partir de la liquidación.
4. El técnico no hace ningún trabajo técnico. El trabajo es administrativo (generado desde una periodicidad). El
trabajo es “autofacturable” (se factura sólo de forma automática a partir de una cuota)
5. Hay un trabajo técnico previo que no se ha realizado desde G3w. La oficina factura el trabajo.
6. Facturación de un trabajo a partir de un presupuesto. La oficina factura el trabajo.
Estamos hablando de casuísticas de facturación de un trabajo, no de tipos de trabajo.
FACTURACIÓN DE 1 TRABAJO - EL TÉCNICO HACE UN TRABAJO TÉCNICO - LA OFICINA FACTURA EL TRABAJO.
Proceso.
Nuestra empresa debe de realizar un trabajo en un cliente. Asignamos el trabajo a un técnico (“trabajo pendiente” /
cajita de color blanco). El técnico inicia el trabajo, hace los chequeos y las operaciones pertinentes a los equipos
del cliente (“trabajo iniciado” / cajita de color verde o “trabajo interrumpido” / cajita de color rojo). El técnico finaliza
dicho trabajo (“trabajo finalizado” / cajita de color amarillo). El servidor, atendiendo a la orden del técnico, envía
automáticamente el albarán al cliente.
En este momento podríamos facturar ya el trabajo desde ficha del trabajo / botón Facturar (en la parte inferior de
la ficha).
Sin embargo, recomendamos que nuestro Dpto técnico y nuestra oficina revisen antes el trabajo, tanto a nivel
técnico como a nivel administrativo, respectivamente:
• a nivel técnico podemos revisar si el trabajo está técnicamente bien hecho, si no le falta nada por hacer
(tal y como lo hubiéramos hecho antes sobre la hoja de papel).
Tras esta revisión previa, nuestro departamento técnico puede validar el trabajo (“trabajo verificado” / cajita
de color morado).
• a nivel administrativo podemos revisar si los precios del trabajo son correctos desde ficha del trabajo /
botón Asignar precios al trabajo. Como sabemos, G3w asigna automáticamente los precios en base a lo
que el técnico haya hecho y atendiendo a los precios que hayamos introducido en el sistema (ver Manual
G3w y la gestión de precios y tarifas). Desde el botón Asignar precios al trabajo, el usuario del panel de
control puede modificar los precios de cada ítem del trabajo, añadir un descuento, añadir materiales que
se le hayan olvidado al técnico, eliminar un material que el técnico haya añadido de más, …
Si queremos indicar que hemos hecho esta revisión no tenemos más que pulsar el botón precios
verificados y en la caja del trabajo aparecerá un icono verde con un dólar.
Como hemos dicho, la verificación es un proceso recomendable pero no necesario para la facturación: para facturar
no se requiere esta verificación previa.
Finalmente podemos proceder a facturar el trabajo desde ficha del trabajo /botón Facturar (“trabajo facturado” /
cajita de color rosa). Se abre una ventana en la que tenemos que confirmar ciertos datos asociados a la factura
que estamos creando con el fin de evitar posibles errores. Los datos que se muestran en pantalla se obtienen por
defecto del correspondiente cliente de facturación:
• campo empresa: es la empresa por la que queremos facturar el trabajo. Esta información sólo se muestra
si tenemos configurado el sistema como multiempresa (para la facturación alternativa a distintas empresas)
• campo fecha de emisión de la factura. Por defecto, se toma la del día en curso.
• campo vencimientos: es el tipo que se aplicará a la factura. Se hereda de la ficha del cliente de facturación,
aun cuando puede modificarse en esta ventana.
• campo IVA (IGIC) que se aplicará a la factura
• campo descuento en la factura % que puede establecerse de forma global a la factura.
• campo Retención sobre factura en %
• campo Retención de pago por garantía %
• campo forma de pago que tendrá la factura. Se hereda de la ficha del cliente de facturación, aun cuando
puede modificarse en esta ventana.
• campo IBAN de cargo y campo Código BIC que se le asociará a la factura. Estos datos sólo serán
relevantes en el caso de que se pretenda remesar los vencimientos generados.
• campo Subcuenta y campo subcuenta de ventas cuando está unido a un sistema de contabilidad, y en
el segundo caso, si está unido a GestiConta.
• campo comentario
Pulsamos la opción facturar para proseguir con el proceso o la opción cancelar para abortarlo.
Se genera la factura. Si se ha facturado el trabajo sin la verificación técnica previa, la caja del trabajo tiene un color
degradado entre el amarillo del “finalizado” y el rosa del “facturado” (cajita de color amarillo-rosa). Además, en la
cajita del trabajo aparece el icono F azul, que indica que la factura se ha generado.
Nota 1.- El proceso de facturar un trabajo y el de asignar precios a un trabajo son independientes
Hacemos un breve inciso para recalcar que la “facturación de un trabajo” y la “forma de asignar precios”,
concretamente los conceptos de facturación, son dos temas independientes.
Como sabemos (Manual G3w y la gestión de precios y tarifas), cuando hacemos un trabajo sobre los equipos
de un cliente podemos facturar el trabajo en sí mismo (vía cuota o vía operación realizada a un equipo) y los
materiales y/o recursos utilizados durante la realización de dicho trabajo.
El proceso de “facturación de UN trabajo” que acabamos de describir es independiente de la forma en la que
vayamos a facturar el trabajo (cuota u operación) y del hecho de si vamos a añadir o no materiales y/o recursos.
La facturación de un trabajo y la asignación de precios a un trabajo son temas independientes.
Nota 2.- El proceso de facturación de un trabajo principal con trabajos dependientes.
Hacemos otro inciso para recordar que cuando se factura un trabajo principal (aviso o periódico) se facturan
automáticamente todos sus trabajos dependientes. Esto quiere decir que los trabajos dependientes no se pueden
facturar de forma individual, sino que se incluyen dentro de la factura del trabajo principal. De hecho, los trabajos
dependientes son, desde su creación, trabajos no facturables. Recordemos que los trabajos no facturables se
distinguen en el sistema por tener una banda azul sobre el trabajo en la parte superior de trabajo.
Por este motivo, si existe un trabajo dependiente pendiente de realizar, G3w no nos va a dejar facturar el trabajo
principal, porque para el sistema no se ha completado todo el trabajo.
En el caso en el que tengamos un trabajo dependiente que nos sobra (lo que nos impide facturar), tendremos que
convertir ese trabajo dependiente en imposible. En ese momento, G3w considerará que no hay ningún trabajo
dependiente pendiente de finalizar y nos permitirá proseguir con la facturación.
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