Gestión De Facturas (consulta, Modificación, Eliminación…).
Ya sabemos cómo crear facturas, para un trabajo en concreto o para varios trabajos.
Ahora vamos a ver el resto de procesos: cómo podemos consultar, modificar y eliminar facturas, imprimir y enviar facturas,
emitir informes de facturas, reservar números de factura, generar un trabajo destinado al cobro de una factura…
CONSULTA DE UNA FACTURA
CONSULTA DE FACTURAS POR CLIENTE, FECHA, Nº, SERIE, TRABAJO, IMPORTE, COBRADAS…
La operación de consultar facturas es muy habitual. En nuestro día a día consultamos las facturas para ver sus importes o
sus vencimientos, para saber cuándo nos tiene que pagar un cliente determinado, para conocer el montante de las facturas
emitidas a un cliente (a un administrador de fincas, a cliente de servicio concreto…), para revisar las facturas emitidas entre
dos fechas o asociadas a una serie de facturación, para hacer un seguimiento de las facturas con un importe superior a
una cantidad dada…
Establecer los filtros de la consulta.
¿Cómo podemos consultar una factura? Vamos a Menú principal / botón Facturación / botón Edición de facturas. Se
abre una pantalla con todos los filtros que podemos aplicar para hacer la búsqueda:
• campo Cliente facturación. Elegimos el cliente de facturación cuyas facturas queremos consultar. Para ello,
empezamos a escribir su nombre; el sistema empieza a ofrecerme la relación de nombres con un patrón similar
al que voy escribiendo. Elegimos el cliente que buscamos. ¡ATENCIÓN!: no es suficiente con que escribamos el
nombre del cliente; tenemos que elegirlo y seleccionarlo de la tabla que nos ofrece el sistema.
• campo Cliente de servicio. Elegimos el cliente de servicio cuyas facturas queremos consultar. Para ello,
empezamos a escribir su nombre; G3w empieza a ofrecerme la relación de nombres con un patrón similar al que
voy escribiendo. Elegimos el cliente que buscamos. ¡ATENCIÓN!: no es suficiente con que escribamos el nombre
del cliente; tenemos que elegirlo de la tabla que nos ofrece el sistema.
Hacemos un inciso para recalcar que una factura puede contener trabajos de varios clientes de servicio. Por eso,
si selecciono un cliente de servicio puede que me saque facturas que contengan trabajos de otro servicio.
• campo desplegable Administrador. Elegimos el administrador cuyas facturas queremos consultar. Para ello,
empezamos a escribir el nombre del administrador; el sistema empieza a ofrecerme la relación de nombres con
un patrón similar al que voy escribiendo. Elegimos el administrador que buscamos. ¡ATENCIÓN!: no es suficiente
con que escribamos el nombre; tenemos que elegirlo y seleccionarlo de la tabla que nos ofrece el sistema.
• campo CIF cliente de facturación. Podemos introducir como filtro de búsqueda el CIF de un cliente.
• campo Fecha de emisión de la factura
• campo Número de factura. Muy útil cuando se quiere localizar una factura concreta.
• campo Serie. Este filtro sólo aparece en empresas que tienen series distintas. La mayoría de clientes tienen sólo
una sola serie, la B. Aunque los hay con dos series como los clientes multiempresa con, por ejemplo, una para la
división de seguridad y otra para la de PCIs.
• campo forma de pago
• campo IVA
• campo Técnico involucrado en las tareas facturadas
• campo Importe de factura. Es un filtro muy poco frecuente. Puede ser útil en los casos en los que queramos
sacar, por ejemplo, todas las facturas pendientes de cobrar con un importe superior a una cantidad, porque nos
queremos centrar en ellas para reclamar su cobro.
• campo Nº de trabajo. Muy útil cuando se quiere localizar la factura de un trabajo concreto.
• campo Trabajo de tipo. Podemos localizar las facturas correspondientes de un tipo de trabajo determinado.
• campo Responsable administrativo del trabajo
• campo Cobradas y no cobradas. Si queremos hacer una consulta de las facturas pendientes de cobro, marcamos
la celda cobradas; si queremos consultar las no cobradas, marcamos la celda no cobradas. Y si queremos
consultar todas las facturas (cobradas o no cobradas), NO marcamos ni la celda de cobradas ni la celda de no
cobradas.
Vamos a hacer un inciso. Las facturas no se marcan como cobradas; lo que se marca como cobrados son los
vencimientos. Y sólo cuando una factura tiene todos sus vencimientos cobrados es cuando la factura figura como
cobrada.
Y segundo inciso. En Menú principal / botón Facturación / botón Edición de facturas./ campo no cobradas
podemos conocer las facturas no cobradas. Pero si lo que queremos conocer es el importe pendiente de cobro
tenemos que ir a Menú principal / botón Facturación / botón Gestión de Vencimientos.
• Campo Envío de documentación. Podemos filtrar las facturas en base al tipo de envío de documentación que
tenga el cliente de facturación en su ficha de cliente (correo postal, email o simplemente no envío).
• Selector Clientes con email
• Selector Clientes sin email
• Selector no Contabilizadas. Podemos localizar las facturas que aún no estén contabilizadas
Pulsamos el botón Editar. Aparece una pantalla con todas las facturas que cumplen los filtros que hemos introducido.
Pulsamos el botón Listar. Se genera un fichero Excel con todas las facturas que cumplen los filtros que hemos introducido.
Pulsamos el botón Cancelar para anular la solicitud de consulta.
Consulta de una factura.
Como acabamos de decir, podemos obtener información de una factura desde el botón Listar y desde el botón Editar.
Desde el botón Listar obtenemos un fichero Excel con la siguiente información para cada una de las facturas que cumplen
los filtros: nº de factura, cliente, CIF, subcuentas, dirección postal y zona, fecha de creación, fecha de emisión,
vencimientos, días de cargo, cobrada, comentarios, trabajos asociados, técnicos, responsables, comercial, % IVA,
descuento aplicado, importe total, IVA repercutido, base imposible, importe factura rectificativa…
Cuando pulsamos el botón Editar aparece una pantalla con todas las facturas que cumplen los filtros introducidos.
Esta pantalla tiene una cabecera y un cuerpo:
• La cabecera ofrece un resumen de las facturas que cumplen los requisitos de búsqueda: nº de facturas
encontradas, importe de las facturas, importe de las facturas rectificativas, importe total de los vencimientos,
importe total de abonos…
Así mismo nos informa qué facturas han sido ya contabilizadas mediante el programa G3wConta, en el caso en
el que nuestra empresa lo tenga instalado. Las facturas contabilizadas se representan con una letra (C) en rojo
entre paréntesis a la derecha del número de factura.
• La parte central es una tabla con cabecera gris que incluye todas las “facturas de cargo” que cumplen las
condiciones fijadas en los filtros.
• La parte inferior recoge un cuadro con cabecera roja que contiene las “facturas rectificativas”, si las hay,
correspondientes a las “facturas de cargo” del cuadro anterior. Las “facturas rectificativas” se abordan en el
capítulo 4 del presente manual.
Entre la cabecera y este cuadro nos encontramos un icono Excel que nos permite llevar a un fichero Excel todo
lo que está en pantalla (nº de factura, código de cliente, cliente de facturación, fecha de emisión, base imponible,
factura, vencimientos, fecha de cobro).
Al final de la pantalla tenemos la opción Ver facturas (que permite visualizar en pdf la factura seleccionada), la
opción Enviar facturas (que permite enviar la factura que seleccionemos) y la opción Contabilizar facturas (que
permite contabilizar la factura) siempre que tengamos G3w unido a un programa de contabilidad.
Consulta de una factura: Cuadro con las “facturas de cargo”.
Volvemos a la parte central de la pantalla. Como acabamos de decir contiene una tabla con cabecera gris que
incluye con todas las “facturas de cargo” que cumplen las condiciones fijadas en los filtros.
Para cada factura, la tabla ofrece la siguiente información:
• Nº de la factura.
• Cliente de facturación: en negrita el código y luego el nombre. Si pinchamos sobre el código accedemos a
la ficha del cliente de facturación.
• Fecha de emisión: fecha de emisión de la factura
• Importe de la base imponible: importe de la factura sin IVA
• Importe de la factura: importe de la factura con IVA
• Importe rectificado: en el caso en el que la factura tuviera una “factura rectificativa” se indica el importe de
la misma
• Importe vencimientos: importe de los vencimientos que debe de coincidir con el importe de la factura.
• Importe abonos: en el caso en el que esta factura haya tenido una “factura rectificativa” que haya generado
un abono
• Fecha de cobro: en el caso en el que se haya cobrado la factura se indica la fecha de cobro del último
vencimiento (que será la de la factura); si no se ha cobrado figura la palabra NO
El icono selector que permite, al desplazarlo hacia la derecha, seleccionar todas las facturas incluidas en
el cuadro.
Además, para cada factura, la tabla ofrece el icono flecha hacia abajo, el icono lápiz con papel, el icono
impresora, la opción selector, el icono factura electrónica y el icono hucha (en facturas no cobradas).
Si pulsamos el icono Flecha para abajo desplegamos dos tablas, la primera con todos los trabajos que incluye
esa factura y la segunda con todos sus vencimientos que tiene esa factura
En la tabla de trabajos de la factura consultada, para cada trabajo se indica:
• el nº de trabajo: si lo pulsamos accedemos a la Ficha de trabajo
• el cliente de servicio: con su código de servicio (desde el que podemos acceder a la Ficha
del cliente de servicio) y su nombre
• el técnico asignado al trabajo
• el importe del trabajo
• el descuento que pudiera aplicarse a ese trabajo (sobre sus materiales, recursos u
operaciones realizadas),
• el total tras aplicarle el descuento
• la fecha fin del trabajo
• el recuadro descuento %: permite aplicar un % descuento a todas las líneas del trabajo en
el caso en el que la factura pueda aún ser modificada, situación que puede producirse
cuando estamos revisando las facturas antes de enviarlas a nuestros clientes
• el selector de desvincular el trabajo de dicha factura.
En la tabla de vencimientos de la factura consultada para cada vencimiento se indica:
• número de vencimiento,
• fecha de vencimiento,
• importe,
• si está cobrado o no,
• fecha de cobro,
• forma de pago,
• activo en remesa: indica si el vencimiento está incluido en una remesa SEPA
• comentario adicional
• el icono lupa desde el que podemos acceder directamente al cuadro de vencimientos.
Consulta de una factura: Cuadro con las “facturas rectificativas”.
Y ahora analizamos la parte inferior de la pantalla de consultas.
Como hemos dicho al inicio de este apartado, en la parte inferior de la pantalla podemos visualizar un cuadro con
cabecera roja que contiene las “facturas rectificativas” correspondientes a las “facturas de cargo” del cuadro anterior,
en el caso en el que haya.
Las “facturas rectificativas” se abordan en el capítulo 4 del presente manual.
CONSULTA DE FACTURAS ASOCIADAS A UN COMERCIAL
Desde Menú principal / botón Comerciales / botón listado de Facturación podemos obtener un listado de todas las
facturas asociadas a un comercial.
Hay que tener en cuenta que, si en una misma factura hay varios trabajos y cada uno de ellos está asociado a un comercial
distinto, la factura se mostrará para los distintos comerciales. Recordemos que en G3w son los trabajos los que están
asociados a los comerciales y no las facturas; no obstante, como en el 95% de los casos todos los trabajos de un mismo
cliente están asociados al mismo comercial esta distorsión no se produciría.
Cuando pulsamos botón listado de Facturación accedemos a una pantalla en el que introducimos los filtros de consulta:
• campo desplegable comercial. Seleccionamos el comercial cuyas facturas queremos consultar.
• campo fecha de emisión desde. Seleccionamos la fecha desde la que queremos consultar las facturas.
• campo fecha de emisión hasta. Seleccionamos la fecha hasta la que queremos consultar las facturas.
• campo fecha de cobro desde. Seleccionamos la fecha desde la que queremos consultar las facturas.
• campo fecha de cobro hasta. Seleccionamos la fecha hasta la que queremos consultar las facturas.
• selector incluir facturas cobradas. Si queremos hacer una consulta de las facturas pendientes de cobro,
marcamos la celda cobradas. Y si queremos consultar todas las facturas (cobradas o no cobradas), NO
marcamos ni la celda de cobradas ni la celda de no cobradas.
Vamos a hacer un inciso. Las facturas no se marcan como cobradas; lo que se marca como cobrados son los
vencimientos. Y sólo cuando una factura tiene todos sus vencimientos cobrados es cuando la factura figura como
cobrada.
• selector incluir facturas no cobradas.
Si queremos consultar las no cobradas, marcamos la celda no cobradas.
Y si queremos consultar todas las facturas (cobradas o no cobradas), NO marcamos ni la celda de cobradas ni la
celda de no cobradas.
Vamos a hacer un inciso. Las facturas no se marcan como cobradas; lo que se marca como cobrados son los
vencimientos. Y sólo cuando una factura tiene todos sus vencimientos cobrados es cuando la factura figura como
cobrada.
Pulsamos la opción Listar para obtener la consulta en pantalla y en Excel o la opción Cancelar para anular la consulta.
Si pulsamos la opción Listar se abre una pantalla que tiene 2 partes:
• un encabezado con el nombre del comercial para el que estamos generando la consulta, el recordatorio de los
filtros utilizados en la consulta (fechas, cobradas o no) y un icono Excel desde el que podemos obtener la consulta
en formato excel
• un cuadro con las facturas que cumplen los filtros introducidos. Para cada una de ellas se indica el cliente de
facturación con su nº (desde el que se puede acceder a la Ficha del cliente de facturación) y su nombre, el nº
de trabajo desde el que, pulsando, se accede a la Ficha del trabajo, el nº de factura desde el que, pulsando, se
accede a la factura, la fecha de emisión, la fecha de cobro (si está cobrada) ,, la base imponible y el importe.
En la parte inferior de pantalla vemos el importe totalizado de todas las facturas que cumplen los filtros.
CONSULTA: IMPORTE FACTURADO POR CATEGORÍA DE MATERIAL ENTRE 2 FECHAS
Nos permite conocer el importe que hemos facturado en las distintas categorías de materiales que tenemos definidas en
un intervalo de fechas.
Pulsamos Menú principal / botón facturación / botón facturado por categorías.
Accedemos a la ventana importe facturado por categoría de material entre dos fechas que tiene 3 campos:
• campo desplegable seleccione categoría. Podemos seleccionar una de las categorías de materiales que
tenemos definidas en la empresa (materiales para extintores, fontanería, electricidad, pequeño material…) o
podemos seleccionar todas seleccionando la respuesta todas.
• campo fecha desde. Indicamos la fecha desde la que queremos conocer el importe facturado para la categoría
anteriormente seleccionada.
• campo fecha hasta. Indicamos la fecha hasta la que queremos conocer el importe facturado para la categoría
anteriormente seleccionada.
• selector sólo facturados
Pulsamos la opción continuar.
El sistema nos genera un fichero excel con todo lo que hemos facturado en materiales de esa categoría concretamente.
INFORME: RELACIÓN DE LAS OPERACIONES FACTURADAS ENTRE 2 FECHAS
Podemos obtener un listado Excel con todas las operaciones que hemos facturado en un rango de fechas. Para ello, desde
Menú principal / botón Facturas pulsamos el botón Facturado por operaciones. Accedemos a la ventana
FACTURACIÓN :: OPERACIONES FACTURADAS ENTRE 2 FECHAS donde introducidos el rango de fechas de nuestro
interés. Pulsamos la opción continuar y obtenemos un Excel que nos da, para cada nº de factura, los datos de contacto
del cliente de facturación y del de servicio, la información de pago (forma de pago, vencimientos, días de cargo…), los
trabajos y presupuestos asociados, las personas relacionadas (técnico, responsable, comercial), los importes (totales,
descuentos, rectificativas…)..
CONSULTA DE LOS TRABAJOS “PENDIENTES DE FACTURAR”
Podemos conocer en todo detalle el número de trabajos que nuestra empresa tiene pendientes de facturar. Consideramos
trabajos pendientes de facturar a todos aquellos trabajos que están en estado finalizado, son de tipo facturable y tienen
todos sus trabajos dependientes en estado finalizado.
Podemos obtener esta información desde:
• la macroconsulta Consultar tareas, configurando los filtros de búsqueda a nuestras necesidades, tal y como se
explica en el Manual G3w y la gestión de trabajos.
• de forma más rápida y directa, desde el icono contador trabajos rosa 
del panel de control.
Vamos a presentar esta segunda opción.
Pulsamos el icono contador trabajos rosa del panel de control. Se nos abre la ventana Trabajos susceptibles de
facturación en la que se desglosan todos los trabajos pendientes de facturar (en número y % respecto al total) en función
de una serie de criterios.
Los criterios de agrupación son: verificados y no verificados, fecha de finalización, mes y año de creación, tipología de
trabajo, por mes/año y tipo, técnico que ha realizado el trabajo, zona, provincia, población, código postal, comercial
asignado al trabajo y tipo (periódico o aviso). Se describen a continuación.
- cuadro trabajos facturables verificados y pendientes de verificación con los totales de estas 2 casuísticas
- cuadro trabajos facturables por fecha de finalización: para cada día da el nº de trabajos facturables y su %.
- cuadro trabajos agrupados por mes y año de creación: para cada mes da los trabajos facturables con sus %
- cuadro trabajos agrupados por tipo de mantenimiento: para cada tipo da los trabajos facturables con %.
- cuadro trabajos agrupados por mes/año y tipo: para cada mes/año y tipo da los trabajos facturables con %.
- cuadro trabajos agrupados por usuarios: para cada técnico da los trabajos facturables con sus %
- cuadro trabajos agrupados por zonas: para cada zona nos da los trabajos facturables en nº y %
- cuadro trabajos agrupados por provincia: para cada provincia da los trabajos facturables en nº y %.
- cuadro trabajos agrupados por población: para cada población da los trabajos facturables en nº y %.
- cuadro trabajos agrupados por código postal: para cada código da los trabajos facturables en nº y %.
- cuadro trabajos agrupados por comercial: indica los trabajos facturables en nº y % para cada comercial
- cuadro trabajos agrupados por tipo de trabajo: para cada tipo da los trabajos facturables en nº y %.
A la derecha de cada línea de resultados vemos 2 iconos que nos van a permitir interactuar con los trabajos pendientes
de facturación de distintas formas:
• icono flujo cajas 
. Cuando lo pulsamos, se nos abre una ventana donde se muestran todos los trabajos (en
“formato de cajas”) pendientes de facturación que cumplen el criterio de agrupación indicado, por ejemplo:
Desde esta ventana podemos seleccionar un trabajo pendiente de facturación y, tras pulsar el nº de trabajo de la
caja, acceder a su Ficha de la Tarea en la que podemos realizar todas las consultas que consideremos necesarias
e incluso para proceder a su facturación gracias a la opción Facturar, tal y como se explica en el Manual G3w y
la gestión de facturas.
• icono listado 
. Cuando lo pulsamos se nos abre una ventana donde se muestran todos los trabajos (en
“formato listado”) pendientes de facturación que cumplen el criterio de agrupación indicado. Para cada trabajo,
nos da su número, su cliente, el técnico, la fecha de creación, la fecha de asignación, la fecha de inicio, la fecha
de fin junto con la fecha de finalización más alta de todas las tareas que componen un trabajo (incluyendo
dependientes), el nº de pedido, el nº de presupuesto.
Desde esta ventana podemos seleccionar un trabajo pendiente de facturación y acceder a:
• la Ficha de la tarea (tras pulsar el nº de trabajo de la caja), en la que podemos realizar todas las consultas
que consideremos necesarias e incluso para proceder a su facturación gracias a la opción Facturar, tal
y como se explica en el Manual G3w y la gestión de facturas.
• la ficha del cliente de servicio para hacer consultas u otras operaciones
• la ficha del cliente de facturación para hacer consultas u otras operaciones
• al inventario de cliente (pulsando el icono lupa)
CONSULTA DE LA FACTURACIÓN MENSUAL ENTRE 2 FECHAS
Podemos visualizar nuestra facturación mensual entre 2 fechas para una serie de facturación concreta. Desde Menú
principal / botón facturación pulsamos la opción Gráfica facturación mensual.
Se despliega una ventana en la que elegimos la serie de facturación y las fechas del informe. Pulsamos la opción Aceptar.
Obtenemos la gráfica facturación mensual que refleja el análisis solicitado.
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