Gestión De Vencimientos - Consulta - Modificación
CREACIÓN DE VENCIMIENTOS
Los vencimientos son un compromiso de pago de una factura que tenemos con un proveedor en una fecha concreta.
Cuando nosotros damos de alta en el sistema una factura proveedor, automáticamente el sistema nos genera uno o varios
vencimientos de pago dependiendo de cómo hayamos definido el campo vencimientos en la ficha del proveedor (a la
emisión, a 30 días, a 45 días, a 60 días, a 90 días, a 120 días, a 30-60 días, a 60-90 días, a 90-120 días, a 30-60-90
días….) tal y como se describe en el capítulo 1.1 del presente manual.
En la gestión de vencimientos hay otro campo importante en la ficha del proveedor: el campo forma de pago
(transferencia, cargo en cuenta…). La forma de pago no afecta a la generación de vencimientos en sí misma, pero sí a la
gestión de los mismos, principalmente a su consulta. Cuando consultamos vencimientos es muy habitual que utilicemos la
forma de pago como un criterio de búsqueda. Por ejemplo, cuando revisamos el extracto del banco con los cargos en
cuenta que nos han realizado, nos interesará listar exclusivamente los vencimientos pendientes de pago de los proveedores
que nos cobran por recibo para poder marcarlos más fácilmente como pagados; de la misma forma, cuando necesitamos
hacer transferencias, consultaremos sólo los vencimientos pendientes de pago cuya forma de pago sea la de la
transferencia.
Antes de terminar este apartado, es interesante recalcar que lo que pagamos a nuestros proveedores son los vencimientos
cuando vencen las fechas. Evidentemente, si una factura sólo tiene un vencimiento, cuando paguemos ese vencimiento
automáticamente habremos pagado la factura. Por eso, en G3w son los vencimientos los que se “marcan” como pagados,
no las facturas.
Podemos gestionar todas las acciones relativas a la gestión de vencimientos de facturas desde el Menú principal / botón
Proveedores / botón gestión de vencimientos.
CONSULTA DE VENCIMIENTOS
Vamos a ver cómo podemos consultar vencimientos. En primer lugar, introducimos los criterios de búsqueda de los
vencimientos a consultar. Una vez localizados, procederemos a consultar la información que nos suministra el sistema.
CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS VENCIMIENTOS A CONSULTAR
Desde Menú principal / botón Proveedores / botón gestión de vencimientos accedemos a una pantalla donde tecleamos
los filtros de búsqueda de los vencimientos que pueden ser:
• campo proveedor: Introducimos como patrón de búsqueda el proveedor cuyos vencimientos queremos consultar
• campo código de empresa sobre la que se emitió la factura
• campo nº de factura: en ocasiones, porque nos lo pregunta un compañero o un proveedor, nos puede interesar
saber si el o los vencimientos de una factura concreta están pagados o no. Introducimos en este caso el número
de factura
• campo nº de pedido: podemos buscar los vencimientos correspondientes a un pedido que enviamos al proveedor
• campo nº vencimiento: este filtro es menos habitual porque con frecuencia no conocemos este número
• campo fecha de emisión de la factura: podemos buscar los vencimientos en un rango de fechas de emisión de
las facturas.
• campo fecha de vencimiento: este criterio de búsqueda es el más habitual, qué nos vence hoy (para saber qué
tenemos que pagar hoy) o qué nos vence a fin de mes (para hacer los cálculos de tesorería)
• campo fecha de pago: este filtro sólo tiene sentido cuando seleccionamos vencimientos pagados
• selector estado: vencimientos pagados y pendientes de pago (que, por defecto, es el que viene marcado)
• campo forma de pago del vencimiento: podemos localizar vencimientos en función de la forma en la que se
hayan pagado
• campo forma de pago Proveedor: podemos buscar vencimientos en función de la forma de pago de sus
proveedores (recibo, transferencia…)
• campo forma de pago de la factura: podemos buscar vencimientos en función de la forma en la que sus facturas
se van a pagar
• selector no contabilizado: podemos buscar vencimientos no contabilizados
Acabamos de ver los criterios de búsqueda de vencimientos. Los filtros son concurrentes, no son excluyentes.
La consulta más frecuente, como hemos mencionado, es la de todos los vencimientos que vencen a día de hoy; para ello,
no tenemos más que, como hemos dicho, dejar marcado el selector vencimientos pendientes de pago e introducir la
fecha de hoy en el campo hasta de la fecha de vencimiento.
A continuación, pulsamos el botón mostrar. Se abre una ventana con todos los vencimientos que cumplen las condiciones
que hemos introducido.
CONSULTA DE LOS VENCIMIENTOS PREVIAMENTE SELECCIONADOS
Tras definir los filtros de búsqueda y pulsar el botón mostrar accedemos a una pantalla que tiene varias partes:
• parte superior con un recuadro gris que recoge:
- un resumen de los vencimientos de pago que cumplen los criterios de búsqueda introducidos, los criterios
de búsqueda empleados y el nº de vencimientos que cumplen dichos criterios de búsqueda.
- un icono Excel 
que nos permite generar un fichero Excel con los vencimientos de pago que
respondan a los criterios de pago que respondan a los criterios de búsqueda introducidos, tal y como se
describe en al final de este capítulo 4.2.2.
• Parte central con un Recuadro azul con el selector creación de nueva remesa.
• Parte central con un Recuadro amarillo con el selector añadir vencimientos a una remesa generada.
• parte central con un recuadro verde con el selector utilizar fecha y forma de pago común que nos permite
marcar como pagado de forma agrupada una serie de vencimientos siempre que éstos tengan la misma fecha y
la misma forma de pago, tal y como se describe en el capítulo 4.4.1 del presente manual.
• parte inferior con una tabla de vencimientos de pago con todos los vencimientos que han cumplido las
condiciones de búsqueda que hemos elegido.
¿Qué información nos da la tabla de vencimientos de pagos de la parte inferior de la pantalla?
La tabla de vencimientos de pago de la parte inferior de la pantalla nos ofrece la siguiente información:
- la columna Sel 
nos indica el estado del vencimiento:
si aparece en esta columna un icono selector sabemos que se trata de un vencimiento “no pagado”
si aparece en esta columna un icono flecha circular hacia la izquierda 
sabemos que se trata de un
vencimiento “pagado”
Además la columna Sel 
nos permite marcar como pagado un vencimiento de forma individual o
desmarcarlo como pagado, tal y como se describe en el capítulo 4.4.1 del presente manual.
- la columna factura/vencimiento nos da el número de factura y el número de vencimiento, entre paréntesis.
- la columna proveedor nos da en la primera línea, el número y nombre del proveedor, en la segunda línea la
forma de pago del proveedor y en la tercera línea el IBAN (necesario a la hora de hacer las transferencias).
- la columna pedido nos da los números de pedido de los pedidos incluidos en la factura.
- la columna Fecha de emisión de la factura nos indica la fecha en la que el proveedor nos ha emitido la factura
- a columna Fecha de vencimiento nos indica la fecha en la que nos hemos comprometido a pagar al proveedor
el vencimiento. Si una factura tiene varios vencimientos, aparecerán tantas líneas como vencimientos, siempre
y cuando, claro está, todos esos vencimientos cumplan los filtros de búsqueda.
En esta columna, y cuando el vencimiento no está aún pagado, aparece el icono calendario 
desde el que
podemos modificar la fecha de pago del vencimiento tras haberlo acordado con el proveedor, tal y como se
describe en el capítulo 4.3.1 del presente manual.
- la columna importe nos indica el importe de dicho vencimiento
- la columna fecha de pago nos indica la fecha de pago siempre que el vencimiento esté pagado; en caso
contrario, aparece la información en blanco
- la columna forma de pago nos indica cómo fue pagado el vencimiento, que, por cierto, puede no coincidir con
la forma de pago de la factura (aunque en el caso de los vencimientos de pago no es habitual).
• En la parte inferior de la pantalla vemos el total seleccionado (correspondiente a los vencimientos
seleccionados) y el total (correspondiente a todos los vencimientos).
La tabla de vencimientos incluye además una serie de iconos desde los que se podemos hacer determinadas
operaciones con los vencimientos:
- icono calendario entre la columna fecha de vencimiento y la columna importe. Este icono nos permite
cambiar la fecha de un vencimiento de forma manual. El proceso se describe en el capítulo 4.3.1 (cambiar la
fecha de un vencimiento) y en el capítulo 4.3.2 (asignar fechas tras un Split).
- icono Split o dividir 
. Este icono nos permite dividir un vencimiento en varios, siempre que dicho vencimiento
no esté pagado, tal y como se describe en el capítulo 4.3.2.-)
- icono com 
Este icono nos permite añadir un comentario al vencimiento que quedará asociado al mismo y
podremos visualizar cada vez que consultemos dicho vencimiento. No tenemos más que pulsar el icono, escribir
el comentario en el campo comentario y pulsar la opción actualizar
- icono docs 
Este icono nos permite asociar documentos físicos a un vencimiento concreto (la fotocopia de la
transferencia, un mail…). El proceso se describe en el capítulo 4.6.1
¿Qué información nos da el icono excel?
Si pulsamos el icono Excel 
obtenemos un fichero Excel con todos los vencimientos que hay en pantalla. Para
cada uno de ellos, se ofrece la siguiente información: “fecha de factura”, “nº de vencimiento”, “proveedor”, “pedido
asociado a la factura”, “fecha de emisión de la factura”, “fecha de vencimiento”, “importe del vencimiento”, “fecha de
pago” si está pagado, “forma de pago” si está pagado y el IBAN.
MODIFICACIÓN DE VENCIMIENTOS
CAMBIO DE LA FECHA DE UN VENCIMIENTO
Como sabemos, cuando creamos una factura de un proveedor se generan, a priori, uno o varios vencimientos para unas
fechas determinadas dependiendo de las condiciones que hayamos definido en el campo vencimientos de la ficha del
proveedor (que determina el número de compromisos de pago en los que la factura se va a dividir).
G3w nos deja, sin embargo, modificar la fecha de un vencimiento, modificando la fecha en el propio vencimiento, no en
la factura desde la que se genera.
Localizamos el vencimiento en Menú principal / botón Proveedores / botón gestión de vencimientos a partir de los filtros
de búsqueda pertinentes tal y como se describe en el capítulo 4.2 del presente manual. Pulsamos el icono calendario 
del vencimiento al que queremos modificar la fecha. Se nos despliega una ventana con un campo que nos muestra la fecha
actual del vencimiento y otro en el que podemos introducir la nueva fecha.
Pulsamos la opción aceptar para validar el cambio de fecha.
DIVISIÓN DE UN VENCIMIENTO EN VARIOS VENCIMIENTOS (SPLIT)
Hay ocasiones en las que podemos solicitar a un proveedor que nos fraccione un vencimiento en varios y que nos asigne
a cada uno de los nuevos vencimientos unas determinadas fechas. G3w nos deja subdividir un vencimiento en varios y
asignarles fechas.
División de vencimientos
Localizamos el vencimiento en Menú principal / botón Proveedores / botón gestión de vencimientos a partir de
los filtros de búsqueda pertinentes tal y como se describe en el capítulo 4.2 del presente manual. Pulsamos el icono
split del vencimiento que queremos descomponer. Se nos despliega una ventana con una cabecera con los datos
del vencimiento a dividir (proveedor e importe) y un cuadro donde vamos a ir añadiendo los nuevos vencimientos
en los que se descompondrá el vencimiento original hasta que la suma de los importes de los mismos totalice el
importe inicial.
Tecleamos en la primera línea el importe del primer vencimiento y pulsamos la opción aceptar. Si dicho importe no
alcanza el importe del vencimiento original, pulsamos el botón añadir Split para añadir otro vencimiento. El sistema
nos plantea el importe con el que se alcanzaría el importe inicial; pero nosotros podemos teclear el importe que
deseemos y pulsamos la opción aceptar. Si con ese segundo importe no se alcanza el importe del vencimiento
original, volvemos a pulsar el botón añadir Split para añadir más vencimientos. Y así procedemos hasta completar
el totalizar el importe inicial.
Cuando la suma de los diferentes importes de las divisiones totaliza el importe inicial, desaparece de la parte
superior de la pantalla el importe que nos faltaría para completar la cantidad inicial y pulsamos la opción aceptar.
En la pantalla de vencimientos nos aparecen los nuevos vencimientos, cada uno con el importe que acabamos de
teclear, y con las mismas fechas que el vencimiento original.
Asignación de fechas.
A continuación, podemos modificar las fechas de los nuevos vencimientos siguiendo el proceso descrito en el
apartado 4.3.1. del presente manual. Pulsamos el icono calendario 
del vencimiento al que queremos modificar
la fecha. Se nos despliega una ventana con un campo que nos muestra la fecha actual del vencimiento y otro en el
que podemos introducir la nueva fecha. Pulsamos la opción aceptar para validar el cambio de fecha.
Hay que tener también especial cuidado si tras el Split, modificamos la factura o añadiendo/quitando líneas de la factura o
añadiendo/quitando pedidos a la factura desde los iconos + o icono flecha saliendo de caja por arriba de Menú principal
/ botón Proveedores / botón facturas proveedor / opción flecha para abajo . En este caso, la factura regenerará de
nuevo los vencimientos atendiendo a las condiciones iniciales de vencimientos de la factura, con lo que probablemente
las divisiones practicadas desde el split queden anuladas.
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