Visualización Y Modificación De Un Presupuesto
Visualización de un presupuesto.
Una vez localizado el presupuesto, siguiendo los pasos del capítulo 4.- del presente manual, podemos proceder a
visualizarlo. Podemos visualizarlo de tres formas:
• En pantalla. Para ello pulsamos el icono papel con lupa situado a la derecha del presupuesto que deseamos
visualizar. Accedemos a toda la información de la cabecera del presupuesto y la de sus líneas.
• En pantalla. Para ello pulsamos el icono papel con lápiz situado a la derecha del presupuesto que deseamos
visualizar. Accedemos a toda la información de la cabecera del presupuesto y la de sus líneas.
En el caso en el que hayamos asignado un límite de riesgo para la deuda al cliente de facturación correspondiente
(en el campo riesgo asumido de la ficha del cliente de facturación), nos aparece la información de la tabla de
riesgos con el “riesgo máximo definido”, del “importe de vencimientos pendientes de cobro” y de su “diferencia”.
La tabla es verde excepto cuando nuestro cliente de facturación haya superado el riesgo, en cuyo caso es roja
En el caso de las líneas, si pulsamos la opción ojo tachado de la cabecera visualizaremos en pantalla sólo las
líneas visibles.
• En pdf. Pulsamos el icono impresora situado a la derecha del presupuesto que deseamos visualizar.
El pdf tiene 3 partes:
- superior con los datos generales (cliente, código y datos, número de presupuesto y fecha de creación…)
- intermedia con las líneas del presupuesto, tanto las líneas cabecera de capítulo como las líneas padre.
El cuadro recoge la relación de todas las líneas de cabecera y de todas las líneas padre, indicando para
cada una de ellas su nº de ítem, sus unidades, su descripción, el precio unitario, el descuento y el total
por línea. Las líneas padre incluyen el sumatorio de todos los valores de las líneas hijas ocultas.
Visualizaremos estas líneas de una forma u otra en función de las condiciones que hayamos introducido
al dar de alta la cabecera del presupuesto.
· Si hemos seleccionado la opción totalizar capítulos: al final de cada capítulo tendremos el
totalizado del capítulo
· Si hemos seleccionado la opción mostrar importe totalizado: al final del presupuesto
tendremos el totalizado de todo el presupuesto
· Si hemos seleccionado la opción IVA: al final del presupuesto tendremos el total del mismo, la
partida del IVA y el total con impuestos
Así mismo, si hemos seleccionado la opción no mostrar en el presupuesto al dar de alta las líneas, esa
línea no se verá en el presupuesto. Sus importes se totalizarán a la línea padre inmediatamente superior.
Estas líneas se indican con el icono ojo tachado (líneas no visibles).
Con estas opciones se pretende dar solución a una necesidad con la que nos encontramos de forma
habitual: una situación en la que nosotros queremos tener acceso al presupuesto desglosado, para
consultar las distintas líneas y evaluar sus rentabilidades, pero en la que no queremos que el cliente
tenga acceso al desglose del presupuesto, sino sólo las líneas principales de los capítulos.
- la parte inferior con las observaciones especiales y las condiciones generales
Podemos visualizar también la información económica de un presupuesto con los iconos Papel con euro e icono
Calculadora tal y como se describe en el capítulo 6.2.- del presente manual.
Visualización de varios presupuestos.
Podemos visualizar varios presupuestos de forma conjunta en un pdf. Para ello, es suficiente con seleccionar los
presupuestos y pulsar el botón mostrar. Se abre un pdf con los presupuestos seleccionados.
MODIFICACIÓN DE UN PRESUPUESTO
Existen dos formas de modificar un presupuesto.
• La tradicional que pretende exclusivamente modificar aquellos datos que hayamos introducido de forma incorrecta
en el presupuesto (tanto en sus datos generales como en sus líneas).
• La avanzada que nos permite ir evaluando las rentabilidades de las distintas líneas del presupuesto, introduciendo
modificaciones en las mismas, para, con posterioridad, volcar dichos cambios en el presupuesto.
MODIFICACIÓN BÁSICA DE UN PRESUPUESTO
Una vez localizado el presupuesto, siguiendo los pasos del capítulo 4.- del presente manual, podemos proceder a
modificarlo.
Podemos modificar tanto los datos generales del presupuesto como sus líneas.
Pulsamos el icono papel con lápiz situado a la derecha del presupuesto que deseamos visualizar. Accedemos a toda la
información de la cabecera del presupuesto y de sus líneas así como a la información del riesgo de la deuda del cliente de
facturación, siempre y cuando le hayamos asignado un límite a su deuda (en el campo límite de riesgo de la ficha del
cliente de facturación).
• En primer lugar, modificamos los datos generales que queramos. Y pulsamos la opción actualizar.
• A continuación, modificamos las líneas. Para ello pulsamos el icono papel con lápiz de la línea a modificar.
Realizamos las modificaciones oportunas. Y pulsamos la opción actualizar.
Finalmente, pulsamos la opción aceptar.
Una modificación muy habitual puede ser la del estado del presupuesto. No tenemos más que localizar el presupuesto y
modificar su estado (“en trámite”, “enviado”, “en seguimiento”, “aceptado”, “rechazado”)
MODIFICACIÓN AVANZADA DE UN PRESUPUESTO A PARTIR DEL ANÁLISIS DE RENTABILIDAD
Una vez localizado el presupuesto, siguiendo los pasos del capítulo 4.- del presente manual, podemos proceder a
modificarlo.
Pulsamos el icono calculadora. Muestra una ventana con la situación económica del presupuesto.
Saca todos los ítems del presupuesto, todas las líneas del presupuesto. Y para cada una de ellas, informa de:
• su nº de ítem, su código y descripción,
• las unidades incluidas en el presupuesto con su PVP (unitario) y su descuento y el PVP/unidad ya con el descuento
aplicado,
• el coste /unidad,
• el total del PVP (para todas las unidades con el descuento)
• el total del coste (para todas las unidades)
• el margen (en función del coste).
• Además, ofrece la información de los totalizados: total de venta, total coste y total beneficio (en % (sobre el coste).
Podemos introducir modificaciones las unidades de cada línea, el PVP unitario, el descuento y el precio de compra. Se
recalculan automáticamente todos los totales y los márgenes. De esta forma, podemos ir jugando con los precios y los
descuentos y evaluar los márgenes y rentabilidades que obtenemos con esos cambios.
Pero lo más útil es que el sistema nos pregunta al final si deseamos volcar esos cambios que hemos ido introduciendo y
evaluando a las líneas del presupuesto. Para ello no tenemos más que pulsar la opción actualizar y volver a confirmar el
proceso.
Podemos obtener la misma información si pulsamos el icono papel con euro.
La primera diferencia es que la información la presenta en un Excel y no en pantalla. Y la segunda y más importante es
que desde el fichero excel no pueden volcarse los cambios al presupuesto, en el caso en el que nos interesen mantener
los cambios introducidos.
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