Reasignación Búsqueda Y Duplicado De Un Presupuesto
Acabamos de ver cómo crear un presupuesto desde cero. Sin embargo, hay ocasiones en las que no tendríamos porqué
generar un presupuesto desde cero, sino que podríamos aprovechar algún presupuesto existente utilizando la opción
reasignar y la opción duplicar.
REASIGNACIÓN DE UN PRESUPUESTO
Imaginemos, por ejemplo, que hemos generado un presupuesto a un no cliente. Para ello utilizamos el cliente genérico de
facturación “cliente genérico de presupuestos” e introducimos los datos en el campo datos alternativos del cliente.
Imaginemos que este no cliente nos acepta el presupuesto.
Tendremos que dar de alta dicho cliente en nuestro sistema.
En cuanto al presupuesto, podemos moverlo del no cliente “cliente genérico de presupuestos” al nuevo cliente de
facturación que acabamos de crear. Para ello no tenemos más que localizar el presupuesto, pulsar la opción papel con
lápiz situado a la derecha del presupuesto y pulsar el botón Reasignar. Nos permite mover el presupuesto a otro cliente
de facturación; el sistema nos pregunta a qué cliente de facturación, y opcionalmente a cual de sus servicios, queremos
reasignar el presupuesto.
DUPLICADO DE UN PRESUPUESTO
La mayoría de los presupuestos que nos solicitan los clientes son idénticos; un 90% de nuestros clientes nos piden
presupuestos de extintores y BIES y un 10% son de detección. Imaginemos, por ejemplo, que hemos decidido crear 3
presupuestos tipo, genéricos, con todo explicado, para facilitar la generación y envío de presupuestos a los clientes.
Cuando un cliente nos llama para pedirnos un presupuesto, podemos duplicar uno de esos presupuestos tipo y retocar los
datos que tangamos que retocar (cliente de facturación y de servicio). Para ello no tenemos más que localizar el
presupuesto, pulsar la opción papel con lápiz situado a la derecha del presupuesto y pulsar el botón Duplicar. Nos permite
duplicar ese presupuesto sobre otro cliente de facturación. El sistema nos pregunta a qué cliente de facturación, y
opcionalmente a cuál de sus servicios, queremos duplicar el presupuesto.
BÚSQUEDA DE UN PRESUPUESTO
Podemos localizar un presupuesto desde diferentes ubicaciones:
• Menú principal / botón Presupuestos / opción Buscar / ventana Gestión de presupuestos
• Menú principal / botón Cliente / Cliente de facturación / botón presupuestos / opción Buscar / ventana
Gestión de presupuestos
• Ficha de la tarea / icono calculadora verde 
• Ficha de la tarea / icono calculadora morada 
• Ficha de la tarea / icono calculadora ocre 
BÚSQUEDA DESDE PRESUPUESTOS Y DESDE CLIENTE DE FACTURACIÓN/PRESUPUESTOS
Vamos a localizar un presupuesto desde el Menú principal / botón Presupuestos o desde el Menú principal / botón
Cliente / Cliente de facturación / botón presupuestos. Pulsamos la opción Buscar e introducimos los filtros de búsqueda.
• Campo Código de empresa en el caso en el que nuestra empresa tenga activo el código
• Campo Nº presupuesto:
• Campo Descripción
• Campo descripción ítem. Incluye la descripción de un material incluido en el presupuesto.
• Campo Cliente de facturación:
• Campo Cliente de servicio:
• Campo Cliente Administrador: cuando está asociado a un servicio que corresponde a un administrador
• Campo datos alternativos del cliente.
• Campo Email del cliente de facturación
• Campo Enviado al email (email al que se ha enviado el presupuesto)
• Campo Departamento:
• Campo Estado
• Campo Leído. Como sabemos, cuando enviamos un presupuesto podemos pedir confirmación de lectura al
cliente. Este campo nos permite localizar aquellos presupuestos cuyo último envío de correo esté leído o esté
pendiente de lectura. Debemos de ser conscientes que es posible que el cliente lea el correo pero no se notifique
la lectura porque el cliente tenga desactivada la visualización de imágenes en el email.
• Campo presupuestos que caducan en (número de días). Este campo es muy interesante si queremos localizar
presupuestos de un determinado estado (por ejemplo, “en seguimiento…) y que vayan a "caducar" en los
próximos x días o que ya hayan caducados.
• Campo Creador (usuario que ha creado el presupuesto)
• Campo fecha de creación:
• Campo fecha de aceptación:
• Campo desde / hasta Importe
• Campo nº trabajo asociado:
• Campo comercial
• Campo origen presupuesto. Podemos buscar presupuestos en función de la fuente por la que nos ha llegado la
petición del presupuesto (cliente actual, por otro cliente, google, páginas amarillas, publicidad revista…).
• Campo sucursal que nos permite localizar los presupuestos realizados a los clientes de facturación que estén
asignados a una sucursal determinada (en el caso en el que tengamos dadas de alta sucursales.
• Campo proforma que nos permite localizar los presupuestos por un número de factura proforma
• Selector factura proforma emitida. Lo desplazamos a la derecha si queremos seleccionar aquellos presupuestos
para los que hayamos generado una factura proforma. En la línea del presupuesto vemos el número de proforma
(si se hubiera emitido); al pulsarlo accedemos al documento
• Campo Visible en Zona de clientes. Nos permite localizar todos aquellos presupuestos que son visibles en la
zona web de clientes. Para que un presupuesto sea visible en la nueva zona, debe estar habilitada la visualización
de presupuestos y a parte debe estar activa la marca correspondiente en la ficha del presupuesto.
• Campo código de proyecto al que está asociado el presupuesto
Pulsamos la opción Buscar para continuar con el proceso o la opción cancelar para abortarlo.
Accedemos a la ventana Gestión de presupuestos donde aparece la relación de los presupuestos que cumplen los
parámetros de búsqueda introducidos.
Para cada uno de los presupuestos, el sistema nos facilita la siguiente información de sus cabeceras: número de
presupuesto, código y nombre de cliente, departamento, fecha, trabajo asociado, descripción, fecha de creación del
presupuesto y el estado del presupuesto (en trámite, enviado, en seguimiento, aceptado, rechazado…). Cada uno de estos
estados está representado con una pastilla de color (por ejemplo, azul para el estado enviado, rojo para el estado en
trámite, verde para el estado aceptado…) con el objeto de localizar con mayor facilidad los presupuestos de un estado
determinado. Podemos definir los colores que nos parezcan más adecuados para visualizar cada estado en Menú
principal / botón Mantenimiento / opción Gestión de tablas / selector tablas auxiliares disponibles (Estados
presupuesto).
Hay además el botón mostrar (que permite visualizar un pdf con los presupuestos seleccionados previamente) y 6 iconos:
Icono Papel con lupa, icono Papel con lápiz, icono Impresora, icono Papel con €, icono bolígrafo, icono Avión e icono
Comentarios.
Toda la información de estos campos está descrita en el capítulo 1 del presente manual.
Pulsando los campos de la cabecera de la Tabla Gestión de presupuestos (Num., Cliente, Departamento, Trabajo,
Descripción, importe, Fecha y Estado) podemos ordenar los presupuestos resultantes de la búsqueda en función de
dicho campo.
BÚSQUEDA DE PRESUPUESTOS DESDE LA FICHA DE LA TAREA
Vamos a localizar un presupuesto desde la Ficha de la tarea. Pulsamos sobre el nº de la tarea de la caja de un trabajo
finalizado (color amarillo) y accedemos a la Ficha de la tarea. En la parte derecha, podemos localizar 4 iconos:
• el icono calculadora azul 
. Ya hemos visto que este icono nos permite generar de forma directa la cabecera de un
nuevo presupuesto (ver el apartado creación de un presupuesto del presenta manual), siempre que el trabajo esté
finalizado y no haya ningún presupuesto previo asignado a este trabajo.
Este icono se visualiza sólo en trabajos en estado finalizado y en trabajos que carezcan de un presupuesto correctivo
creado con anterioridad.
• el icono calculadora verde 
. Si lo pulsamos, podemos localizar el presupuesto asociado directamente al trabajo,
es decir, el presupuesto que hemos creado previamente con el objeto de resolver las anomalías detectadas durante
la realización de dicho trabajo. Accedemos a la Ventana de Gestión de presupuestos que muestra el mencionado
presupuesto; desde esta ventana, podemos visualizarlo (cabecera y líneas), modificarlo, eliminarlo… tal y como se
explica en los correspondientes apartados del presente manual.
Este icono se visualiza sólo en trabajos en estado finalizado y en trabajos que ya dispongan de un presupuesto
correctivo creado (al menos, su cabecera).
• el icono calculadora morada 
. Si lo pulsamos, accedemos a la Ventana de Gestión de presupuesto.
Presupuestos pendientes de aceptar que nos muestra todos los presupuestos que estén “pendientes de asignar”
asociados al cliente de facturación y al cliente de servicio concretos de dicho trabajo. Un presupuesto está “pendiente
de aceptar” cuando el presupuesto carezca de fecha de aceptación.
Desde la Ventana de Gestión de presupuesto. Presupuestos pendientes de aceptar podemos seleccionar el
presupuesto “pendiente de aceptar” de nuestro interés para visualizarlo (cabecera y líneas), modificarlo, eliminarlo…
tal y como se explica en los correspondientes apartados del presente manual.
Este icono se visualiza en trabajos desde el “estado pendiente” y siempre que el cliente de dicho trabajo tenga
presupuestos “pendientes de aceptar”.
• el icono calculadora ocre 
. Si lo pulsamos, accedemos a la Ventana de Gestión de presupuesto. Presupuestos
aceptados que nos muestras todos los presupuestos que están “aceptados” asociados al cliente de facturación y al
cliente de servicio concretos de dicho trabajo. Un presupuesto está “aceptado” cuando el presupuesto dispone de
fecha de aceptación.
Desde la Ventana de Gestión de presupuesto. Presupuestos aceptados seleccionamos el presupuesto “aceptado”
de nuestro interés para visualizarlo (cabecera y líneas), modificarlo, eliminarlo… tal y como se explica en los
correspondientes apartados del presente manual.
Este icono se visualiza en trabajos desde el “estado pendiente” y siempre que el cliente de dicho trabajo tenga
presupuestos “aceptados”.
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