Facturación De 1 Trabajo - El Técnico Hace Un Trabajo Técnico. - El Mismo Técnico Cobra Y Factura El Trabajo.

Facturación De 1 Trabajo - El Técnico Hace Un Trabajo Técnico. - El Mismo Técnico Cobra Y Factura El Trabajo.

EL MISMO TÉCNICO COBRA Y FACTURA EL TRABAJO.

Es la misma casuística que la descrita en el apartado anterior pero con el añadido de que el técnico, si así se lo
permitimos, puede además de hacer el trabajo, cobrarlo y facturarlo directamente al cliente. Recordemos que
generalmente es nuestra oficina la que, una vez finalizado el trabajo, factura y envía la factura al cliente.
Esta situación es muy frecuente con clientes de menudeo.
Con clientes de menudeo nuestros técnicos pueden emitir la factura y el certificado.
Con clientes de menudeo nuestros técnicos pueden incluso cobrar en metálico. Y es cuando este proceso adquiere
todo su sentido.
Pero, se puede emitir la factura y el certificado sin cobrar en metálico (sino pasándolo por banco).
Para cualquier empresa este proceso representa una reducción de trabajo significativa, porque cuando el técnico
termina, nuestra oficina sólo tiene que gestionar el cobro; en el caso de cobro en metálico, sólo tiene que gestionar
el dinero que trae el técnico y marcar el vencimiento como cobrado.

Proceso.
Nuestra empresa debe de hacer un trabajo en un cliente. Asignamos el trabajo a un técnico (“trabajo pendiente” /
cajita de color blanco). El técnico inicia el trabajo, hace los chequeos y las operaciones pertinentes a los equipos
del cliente (“trabajo iniciado” / cajita de color verde o “trabajo interrumpido” / cajita de color rojo). El técnico
finaliza dicho trabajo (“trabajo finalizado” / cajita de color amarillo). El servidor atendiendo a la orden del técnico
envía automáticamente el albarán al cliente.

Desde la versión 5.6 de G3w, el técnico, si así se lo permitimos en su ficha de técnico, puede emitir la factura
desde el móvil (botón quiero emitir la factura). El servidor detecta que el técnico ha marcado esta opción. G3w
genera automáticamente la factura (en función de lo que el técnico haya hecho y atendiendo a los precios que
hayamos introducido en el sistema) y la envía al cliente junto con el resto de la documentación (el certificado, el
informe de anomalías, el informe con detalle de equipos…).
Para este proceso, se requiere no sólo que el técnico esté autorizado a emitir la factura, sino que el cliente contemple
esta posibilidad en su configuración.



Para cualquier empresa este proceso representa una reducción de trabajo significativa, porque cuando el técnico
termina, nuestra oficina sólo tiene que gestionar el cobro. Y si autorizamos al técnico a cobrar en metálico, nuestra
oficina sólo tiene que gestionar el dinero que trae el técnico y marcar el vencimiento como cobrado. Por cierto,
aunque el técnico haya cobrado, la factura nos seguirá apareciendo como no cobrada hasta que la oficina no reciba
la cantidad cobrada del técnico; en ese momento es cuando la oficina lo marca como cobrada.

¿Cómo autorizamos a nuestros técnicos a que emitan facturas y/o las cobren?
La autorización requiere que se den dos circunstancias simultáneas:
• que el técnico esté habilitado para poder emitir facturas.
Esta posibilidad está reflejada en Menú principal / botón Mantenimiento / opción gestión de usuarios /
ficha de técnico / botón el técnico podrá emitir factura (sólo en los servicios autorizados)



• que el cliente donde se está realizando el trabajo contemple la posibilidad de que “el técnico pueda emitir
factura”.
Esta posibilidad está reflejada en Menú principal / botón Cliente de servicio / ficha Cliente de servicio
/ opción los técnicos podrán emitir la factura



¿Nuestros técnicos puede ver nuestros precios?
Si el técnico factura pero no cobra, nuestro técnico no tiene porqué tener acceso a los precios.
Si el técnico factura y cobra, evidentemente conoce los precios, ya que cobra en metálico.

Trabajos al contado
FACTURACIÓN DE 1 TRABAJO
EL TÉCNICO HACE UN TRABAJO TÉCNICO.
EL MISMO TÉCNICO COBRA EN EFECTIVO EL TRABAJO AL FINALIZARLO
EL MISMO TÉCNICO en algunos casos LO FACTURA.
LA OFICINA LIQUIDA EL TRABAJO Y, en algunos casos, LO FACTURA

Es habitual que, en trabajos de menudeo, nuestros técnicos cobren los trabajos en efectivo y posteriormente, una
vez al día, a la semana, al mes…liquiden dichos trabajos con la empresa.

Proceso típico de trabajos cobrados al contado.
El proceso natural en estas situaciones es:
1. El técnico hace el trabajo.
El servidor, atendiendo a la orden del técnico, envía automáticamente el albarán al cliente.
2. El técnico cobra el trabajo.
Por cierto, aunque el técnico haya cobrado, la factura nos seguirá apareciendo como “no cobrada” hasta
que la oficina reciba la cantidad cobrada del técnico y liquide el trabajo.
3. En algunos casos, el técnico puede incluso facturar el trabajo si está autorizado por la empresa en su ficha
de técnico (botón quiero emitir la factura) y si el cliente contempla esta posibilidad en su configuración.
En estos casos, G3w genera automáticamente la factura (en función de las operaciones que ha hecho el
técnico y atendiendo a los precios introducidos en el sistema) y la envía junto con el resto de la
documentación (el certificado, el informe de anomalías, el informe con detalle de equipos...).
4. La empresa liquida con el técnico los trabajos, generalmente en bloque (por ejemplo, todos los de un
técnico entre fechas…) desde Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo.
5. La empresa, si el técnico no lo ha hecho, factura los trabajos de uno en uno.
La oficina puede facturar directamente desde la propia liquidación sin necesidad de cambiar de pantalla
(desde Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo) o localizando el trabajo
(desde la ficha del trabajo / botón Facturar) tal y como se describe en el apartado1.1.1 del Manual G3w
y la gestión de facturas.
6. La empresa marca los vencimientos como cobrados (desde factura / botón derecho / en vto lo marco como
cobrado).
La oficina puede marcar el vencimiento como cobrado desde la propia liquidación sin necesidad de cambiar
de pantalla (desde Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo) o localizando
el vencimiento (desde Menú principal / botón Facturación / botón gestión de vencimientos), tal y como
se describe en el Manual G3w y la gestión de vencimientos y remesas.
Para cualquier empresa este proceso representa una reducción de trabajo significativa porque sólo tiene que
gestionar y liquidar el cobro, en algunos casos que facturarlo desde la propia liquidación (en lugar de localizar el
trabajo) y que marcar el vencimiento como cobrado desde la propia liquidación (en lugar de localizar el vencimiento).
En el Manual G3w y la gestión de usuarios del sistema se aborda el proceso de liquidación y todo lo que ésta debe
contemplar (cuál es el trabajo que se liquida para que la oficina dé por cobrada la factura correspondiente, la
cantidad cobrada para que la oficina reciba la cantidad exacta del trabajo cobrado al contado, la generación de un
resguardo para que el técnico constate que ha liquidado un trabajo y evitar que la oficina pueda reclamárselo en un
futuro…).
En este manual nos limitamos a explicar la nueva dirección desde la que se puede facturar un trabajo (Menú
principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo) y desde la que se puede marcar su vencimiento
como cobrado.

Cómo facturar un trabajo desde la propia liquidación.
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo.
Accedemos a una ventana desde la que podemos seleccionar, de entre todos los trabajos cobrados en efectivo por
los técnicos de nuestra empresa, aquellos que cumplan una serie de filtros. La ventana listado de trabajos
cobrados por los técnicos con los siguientes campos:
• campo desplegable técnico. Seleccionamos el técnico cuyos trabajos queremos liquidar
• campo desde/hasta fecha de liquidación. Seleccionamos los trabajos por fecha de liquidación.
Evidentemente sólo es útil cuando estamos consultando trabajos liquidados
• selector incluir trabajos liquidados. Marcamos esta opción si estamos consultando trabajos que hemos
liquidado.
• selector incluir trabajos no liquidados. Es la opción por defecto, ya que cuando hacemos una liquidación
lo que nos importa son los trabajos no liquidados
• campo desde/hasta fecha de finalización. Seleccionamos las fechas cuyos trabajos queremos liquidar
(por ejemplo, hasta la semana pasada)
• selector incluir trabajos verificados. Marcamos esta opción cuando queremos liquidar sólo aquellos
trabajos que ya se ha verificado
• selector incluir trabajos de facturas cobradas. Marcamos esta opción si queremos incluir trabajos de
facturas ya cobradas.
Ponemos un ejemplo, si queremos liquidar los trabajos de un técnico buscaremos los trabajos de ese técnico
que estén “no liquidados”. Otro ejemplo, si queremos saber todo lo que nos falta por liquidar dejaríamos todos
los campos en blanco y activaríamos el selector incluir trabajos no liquidados.



Pulsamos la opción mostrar.
Se nos despliega un listado de todos los trabajos que cumplen los filtros introducidos (en el ejemplo, el listado de
todos los trabajos no liquidados…). Para cada uno de ellos vemos las siguientes columnas:
• columna identificación de trabajo:
- tipo de trabajo: P (de periódico), A (aviso), D (dependiente)
- nº de trabajo. si lo pinchamos accedemos a la Ficha del trabajo directamente
- subtipo de trabajo (anual, trimestral … instalación, correctivo…)
• columna cliente de servicio: su nº (desde el que se puede acceder a la ficha del cliente) y su nombre
• columna fecha: es la fecha en la que se ha finalizado el trabajo
• columna técnico: el técnico que ha realizado el trabajo
• columna nº de factura que puede contener 2 cosas:
- el botón verde facturar si el trabajo no está facturado. Desde dicho botón podemos facturar
inmediatamente el trabajo una vez que hemos recibido el dinero del técnico
- el nº de la factura si el trabajo ya está facturado.
• columna facturado: nos da el importe de la factura si el trabajo está ya facturado.
• columna trabajo: nos da el importe del trabajo, lo que el sistema ha calculado que le debemos facturar al
cliente.
• columna cobrado: nos indica la cantidad que nuestro técnico ha cobrado. Lo normal es que lo cobrado
coincida con el importe del trabajo; de esta forma, no habría que verificar los precios porque se supone
que están bien introducidos. Puede aparecer la cantidad en rojo cuando el importe cobrado es inferior al
importe de la factura, del trabajo.
• selector verificado: nos permite dar por verificado el trabajo desde esta misma pantalla sin necesidad de
localizar la ficha del trabajo.
• selector liquidar: nos permite dar por liquidado un trabajo.



Desde esta ventana podemos hacer estas 3 operaciones: liquidar uno o varios trabajos, facturar un trabajo y marcar
un vencimiento como cobrado.
- Si el técnico sólo ha cobrado el trabajo, desde esta ventana tendríamos haríamos las 3 operaciones:
liquidar los trabajos, luego facturarlos y finalmente marcar el vencimiento como cobrado.
- Si el técnico ha cobrado y facturado el trabajo, desde esta ventana sólo haríamos 2 operaciones: liquidar
los trabajos y marcar el vencimiento como cobrado.
Vamos a ver estas 3 operaciones:
• liquidar uno o varios trabajos. Marcamos todos aquellos trabajos que queremos liquidar gracias al selector
liquidar. Pulsamos la opción liquidar para validar el proceso. Nos sale una ventana que nos solicita la
confirmación de los trabajos a liquidar, indicándonos el importe de la liquidación. Al confirmarlo, la opción
liquidar cambia a la opción imprimir liquidación que nos saca un pdf con los trabajos que se han
liquidado al técnico y el importe total a modo de resguardo
• facturar un trabajo. Pulsamos el botón verde facturar del trabajo que queremos facturar. El sistema nos
saca un mensaje solicitando la confirmación de facturación. Si aceptamos, se factura el trabajo. al
confirmarlo, el botón facturar desaparece de la columna nº de factura y se sustituye por el nº de factura.
• marcar un vencimiento como cobrado. Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre el nº de factura de la
columna nº de factura se nos despliega una ventana con 3 opciones:
- editar factura, que se describe en el capítulo 3 del Manual G3w y la gestión de facturas.
- visualizar factura. Obtenemos un pdf con la factura
- editar vencimientos, que se describe en el Manual G3w y la gestión de remesas y
vencimientos.

En algunas ocasiones y en relación a los trabajos de menudeo cobrados al contado, nuestra empresa puede seguir una
política muy especial, como es la de cobrar el trabajo en efectivo pero con posterioridad a la ejecución del mismo (en lugar
de hacerlo en el mismo momento de su finalización). Esta casuística se aborda en el capítulo 3.10 del Manual G3w y la
gestión de facturas.

FACTURACIÓN DE 1 TRABAJO
EL TÉCNICO NO HACE NINGUN TRABAJO TÉCNICO.
EL TRABAJO ES ADMINISTRATIVO (generado desde una periodicidad).
EL TRABAJO ES “AUTOFACTURABLE” (se factura sólo de forma automática a partir de una cuota)
Esta cuarta casuística aborda los trabajos administrativos de facturación que se generan a partir de una periodicidad,
que además está configurada como “autofacturable”. Como sabemos, al programar una periodicidad podemos
forzar al sistema a que cuando el trabajo se genere atendiendo a dicha periodicidad, el trabajo se dé por finalizado
y se facture de forma automática sin intervención ni de nuestros técnicos ni de nuestras oficinas. Para ello es
suficiente con que seleccionemos la opción Facturación automática de la cuota (ver Manual G3w y la gestión de
periodicidades).
Estas periodicidades deberán llevar asociadas una cuota; en caso contrario, la autofacturación no tendría ningún
sentido. La cuota puede ser única o estar distribuida a lo largo del tiempo. Vamos a analizar estas dos situaciones.

Primera situación. Facturación automática de un trabajo autofacturable a partir de una cuota básica
El ejemplo típico es el servicio de conexión a una alarma, a un CRA… Todos los meses el proveedor de servicio
factura una cuota por el servicio contratado, aunque realmente no haya habido ninguna intervención técnica por
parte de los técnicos.
Para ello, como proveedor de servicio tendríamos que programar una periodicidad mensual con estas premisas:
• campo concepto: “cuota mensual de conexión a …”
• campo importe de cuota: la cuota mensual de conexión al servicio
• opción Facturación automática de la cuota activada: esos servicios se pueden facturar automáticamente
porque no necesitamos hacer el trabajo para facturarlo ni necesitamos lanzar la facturación de propio.
Mensualmente, y de forma automática, se generarán los trabajos de facturación de la cuota en estado finalizado así
como la factura correspondiente a los mismos.

2ª situación. Facturación automática de un trabajo autofacturable a partir de una cuota distribuida
El ejemplo típico es el de un servicio de mantenimiento anual (sistemas de incendios…). Todos los meses el
proveedor de servicio factura una cuota por el servicio contratado, aunque realmente sólo haya habido una única
intervención técnica por parte del técnico.
Imaginemos que ofrecemos un mantenimiento anual por 1.200􀀀 y que la revisión es en noviembre. El cliente podría
abonar los 1.200􀀀 en noviembre o abonar 100􀀀 cada mes; en este caso, le emitiríamos una factura de 100􀀀 aunque
no haya ninguna intervención técnica hasta noviembre.

Como proveedor de servicio, tendríamos que programar 13 periodicidades:
• 1 periodicidad para generar el trabajo propiamente dicho de la revisión (para el mes de noviembre):
- campo concepto:
- campo importe: 0􀀀
- opción periodicidad “no facturable”, ya que el trabajo se va a facturar a lo largo del año
(distribuyendo la cuota de forma mensual).
• 12 periodicidades para lanzar las facturaciones mensuales de la cuota de 100􀀀 con:
- campo concepto: cuota mensual de revisión del sistema de …
- campo importe: 100􀀀
- opción periodicidad “autofacturable”: las facturas deben generarse de forma automática con
independencia de cuándo se realice el trabajo

FACTURACIÓN DE 1 TRABAJO
HAY UN TRABAJO TÉCNICO PREVIO que no se ha realizado desde G3w.
LA OFICINA FACTURA EL TRABAJO.
El ejemplo más claro es cuando nuestra empresa que empieza a trabajar con G3w y queremos facturar un trabajo
que hemos hecho con anterioridad a la implantación de G3w.

Proceso
En Menu general / botón Clientes / Cliente de servicio localizamos el cliente de servicio al que queremos emitir
la factura del trabajo hecho previamente a la implantación.
Sabemos que en G3w toda factura procede de un albarán y todo albarán de un trabajo. Por este motivo, tenemos
que “reconstruir” el trabajo previamente hecho.
Generamos un aviso en Cliente de servicio / botón Aviso.



Accedemos a la pantalla de generación de avisos donde introducimos toda la información necesaria para darlo de
alta (descrito en el Manual G3w y la gestión de trabajos).
Seleccionamos el último campo Generar el aviso en estado finalizado para que el trabajo que se genere ya en
estado finalizado (caja de trabajo en color amarillo).



El trabajo se ha generado ya en estado finalizado. Como realmente no hemos hecho el trabajo, el albarán nos saldrá
en blanco. Tenemos que introducir manualmente todos los costes asociados al trabajo. En Ficha del trabajo / botón
asignar precios al trabajo tecleamos los recursos, materiales… (bien seleccionándolos del almacén o bien
escribiéndolos como texto libre) para que el albarán incluya los datos del trabajo.



Una vez generado el albarán del trabajo podemos proceder a facturarlo pulsando Ficha del trabajo / botón
Facturar, tal y como se describe en el apartado 1.1.1. del presente manual.
Resumiendo, hemos facturado un trabajo que habíamos hecho antes de implantar G3w. Para ello, primero tenemos
que generar el trabajo en estado finalizado, después tenemos que confeccionar el albarán y generar su factura.

FACTURACIÓN DE 1 TRABAJO
A PARTIR DE UN PRESUPUESTO
LA OFICINA FACTURA EL TRABAJO

Esta sexta casuística aborda el proceso de facturación de los trabajos que se generan a partir de un presupuesto.
En este apartado no vamos a profundizar en la gestión de presupuestos, ya que este tema se aborda en el Manual
G3w y la gestión de presupuestos.

Como decíamos, tenemos un cliente que nos solicita un presupuesto.
Pulsamos Menú principal / botón Presupuestos / opción Añadir o en Menú principal / botón Clientes / Cliente
de facturación / botón Presupuestos / opción Añadir para acceder a la pantalla desde la que podemos dar de alta
un presupuesto. El sistema G3w nos solicita introducir información relativa al presupuesto (cliente de facturación,
cliente de servicio, fecha de creación, importe, fecha de aceptación, descripción…).
Una vez creado el presupuesto, y si el cliente lo acepta, podemos generar un trabajo desde dicho presupuesto.
Concretamente, podemos generar un trabajo tipo aviso desde Ficha de presupuesto / botón aviso (situado en la
parte inferior de la ficha del presupuesto).
Accedemos a una pantalla en la que tenemos que introducir la información necesaria para crear dicho trabajo
(cliente de servicio, tipo de trabajo, técnico al que se le asigna el trabajo, día al que se le asigna, …). Si
seleccionamos el campo de chequeo Trasladar las líneas de detalle al trabajo, habremos, como su nombre indica,
trasladado los ítems de materiales y servicios del presupuesto al trabajo asociado; de esta forma, el técnico al que
hayamos asignado el trabajo, sólo tendrá que hacer el trabajo físico; no tendrá que añadir ni extras ni materiales,
ya que todas las líneas de presupuesto ya están metidas en el trabajo asignado.
Cuando el técnico finalice el trabajo, nuestra empresa no tendrá más que facturarlo desde Ficha de trabajo / botón
Facturar, tal y como se describe en el apartado 1.1.1. del presente manual.




Pero hay veces en las que queremos facturar el presupuesto aunque el técnico no haya ido aún.
En este caso, además de seleccionar la opción Trasladar las líneas de detalle al trabajo tenemos que seleccionar
la opción Generar aviso en estado finalizado. Realmente acabamos de crear un albarán ya que hemos creado un
trabajo ya finalizado que tiene ya todas sus líneas de presupuesto.
Podemos facturar directamente el trabajo si pulsamos Ficha de trabajo / botón Facturar, tal y como se describe
en el apartado 1.1.1. del presente manual.
Y cuando el técnico vaya con posterioridad a hacer el trabajo, no tendremos más que generarle un aviso “no
facturable”.


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